Tạm ngừng mấy tháng thấp điểm chỉ đáng khi thật sự không bán gì trong thời gian đó — kể cả không nhận đặt cọc, không mở bán phòng, tour cho mùa sau — và khi thời gian tạm ngừng khớp trọn kỳ khai thuế. Tạm ngừng từ 1/10 đến 31/12 là trọn quý 4, bỏ được một kỳ tờ khai. Tạm ngừng từ 1/10 đến cuối tháng 2 thì quý 1 không trọn, kỳ đó vẫn phải nộp tờ khai như bình thường.
Với nghề du lịch, cái khó không nằm ở thủ tục mà ở dòng tiền: mùa thấp điểm lại chính là lúc khách và đại lý đặt chỗ cho mùa cao điểm tới. Nếu vẫn muốn giữ kênh bán, phương án giữ hoạt động nhưng thu hẹp thường phù hợp hơn tạm ngừng.
Tạm ngừng trọn quý hay vắt qua quý: ví dụ giả định
Giả sử một khu nghỉ nhỏ ven biển, khai thuế GTGT theo quý, mùa mưa vắng khách từ tháng 10. Hai phương án:
| Phương án 1: 1/10 – 31/12 | Phương án 2: 1/10 – 28/2 | |
|---|---|---|
| Số tháng tạm ngừng | 3 | 5 |
| Quý 4 | Trọn quý — không nộp tờ khai | Trọn quý — không nộp tờ khai |
| Quý 1 năm sau | Hoạt động bình thường | Không trọn (tháng 3 hoạt động) — vẫn nộp tờ khai |
| Số kỳ tờ khai quý bỏ được | 1 | 1 |
| Thời gian không được bán, không lập hoá đơn | 3 tháng | 5 tháng, gồm cả dịp Tết |
Hai phương án bỏ được đúng một kỳ tờ khai quý như nhau, nhưng phương án 2 khoá thêm hai tháng không được bán — trong đó có dịp nghỉ Tết mà nhiều khu nghỉ có khách trở lại. Nếu định tạm ngừng dài hơn một quý, nên kéo tới hết quý 1 (31/3) cho trọn hai kỳ, hoặc dừng ở 31/12. Kéo tới giữa quý là chịu thiệt cả hai phía.
Với tờ khai thuế thu nhập cá nhân khai theo tháng (nếu có), cũng áp dụng cùng nguyên tắc: tháng nằm trọn trong thời gian tạm ngừng thì không phải nộp.
Nhận đặt cọc mùa sau trong lúc đang tạm ngừng
Đây là chỗ nhiều khu nghỉ vô tình vi phạm. Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không được hoạt động kinh doanh và không được sử dụng hoá đơn. Nhận tiền đặt cọc phòng, bán gói tour cho mùa sau, ký hợp đồng với đoàn khách — đều là hoạt động kinh doanh.
- Trang đặt phòng vẫn mở trên nền tảng đặt phòng trực tuyến và nhận tiền trước: tiền về tài khoản doanh nghiệp đang tạm ngừng, không lập được hoá đơn khi cần.
- Đại lý lữ hành chuyển tiền cọc theo hợp đồng năm: phát sinh giao dịch trong thời gian tạm ngừng, khó giải thích nếu bị hỏi.
- Nhận tiền qua tài khoản cá nhân của chủ để “né” trạng thái tạm ngừng: đây là cách tuyệt đối không nên làm. Doanh thu đi ngoài sổ là rủi ro lớn khi cơ quan thuế đối chiếu dòng tiền, và biến một vấn đề thủ tục thành vấn đề khai thiếu doanh thu.
Nếu cần nhận đặt chỗ cho mùa tới, đừng tạm ngừng — giữ hoạt động, khai thuế bình thường. Nếu đã tạm ngừng, đóng các kênh bán trên nền tảng trong đúng thời gian đó và báo đại lý lùi lịch chuyển tiền tới sau ngày hoạt động trở lại.
Giữ hoạt động nhưng thu hẹp: phương án thứ ba
Nhiều khu nghỉ, công ty lữ hành chọn cách giữa: vẫn hoạt động, đóng phần lớn phòng hoặc ngừng chạy tour, chỉ giữ bộ phận bán hàng và bảo dưỡng.
| Tiêu chí | Tạm ngừng trọn quý | Giữ hoạt động thu hẹp |
|---|---|---|
| Nhận đặt cọc, bán trước | Không được | Được, lập hoá đơn theo quy định |
| Tờ khai thuế | Bỏ được kỳ trọn thời gian tạm ngừng | Nộp đủ, có thể không phát sinh doanh thu |
| Trạng thái mã số thuế đối tác thấy | Tạm ngừng kinh doanh | Đang hoạt động |
| Đón khách lẻ bất chợt | Không được | Được |
| Chi phí sổ sách | Thấp hơn một chút | Như bình thường |
Với doanh nghiệp làm ăn chủ yếu qua đại lý và nền tảng đặt phòng, trạng thái “tạm ngừng” trên trang tra cứu có thể khiến đối tác tạm dừng hợp đồng. Chi phí tiết kiệm được từ vài tờ khai thường không bù được rủi ro này.
Nhân viên thời vụ và người làm theo mùa
Nghề du lịch dùng nhiều người làm theo mùa: hướng dẫn viên theo tour, nhân viên buồng phòng, phục vụ tiệc. Trước khi tạm ngừng:
- Trả dứt tiền công các đợt đã làm, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng cách: người không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, nhận từ 2 triệu đồng mỗi lần trở lên thì khấu trừ 10%, trừ khi họ làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành.
- Kê khai phần khấu trừ ở kỳ trả thu nhập — kỳ này thường nằm trước ngày tạm ngừng, nên vẫn thuộc kỳ phải nộp tờ khai.
- Cấp chứng từ khấu trừ cho người lao động thời vụ nếu họ yêu cầu, vì nhiều người sẽ cần khi quyết toán.
Nhân viên có hợp đồng lao động dài hạn thì phương án cho nghỉ là thủ tục theo pháp luật lao động, hỏi cơ quan lao động và bảo hiểm xã hội nơi đặt khu nghỉ.
Tài sản và chi phí trong những tháng đóng cửa
Khu nghỉ đóng cửa vẫn tốn tiền: bảo dưỡng hồ bơi, bảo vệ, thuê đất, bảo hiểm tài sản, bảo dưỡng xe đưa đón. Những khoản này phát sinh trong thời gian tạm ngừng và sẽ đi vào quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm đó.
- Lấy đủ hoá đơn, chứng từ cho các khoản chi, kể cả khi doanh nghiệp đang tạm ngừng — bên bán vẫn lập hoá đơn cho doanh nghiệp như bình thường.
- Thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên để giữ quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (theo Luật 48/2024/QH15).
- Khấu hao nhà nghỉ, hồ bơi, xe trong thời gian ngừng hoạt động theo mùa: có được tính vào chi phí được trừ hay không phụ thuộc quy định về khấu hao đối với tài sản tạm dừng vì tính mùa vụ — tra văn bản hiện hành trước khi trích.
Không có doanh thu trong quý đóng cửa nhưng chi phí vẫn chạy, nên năm có mùa thấp điểm dài dễ ra lỗ ở từng quý. Điều đó bình thường; quan trọng là chứng từ đầy đủ để khi quyết toán, số chi phí được chấp nhận.
Thứ tự việc cho một mùa tạm ngừng
- Chốt ngày tạm ngừng khớp đầu và cuối quý.
- Đóng các kênh bán: nền tảng đặt phòng, trang bán tour, hợp đồng đại lý — cho đúng khoảng thời gian tạm ngừng.
- Lập hoá đơn cho mọi dịch vụ đã cung cấp, xử lý tiền cọc đã nhận trước đó.
- Trả dứt tiền công thời vụ, khấu trừ và kê khai ở kỳ trả.
- Gửi thông báo tạm ngừng tới cơ quan đăng ký kinh doanh trước ngày tạm ngừng theo thời hạn Luật Doanh nghiệp.
- Lên lịch mở lại: mở kênh bán từ ngày hoạt động trở lại, không sớm hơn.
Mở lại cho mùa cao điểm: việc trong tuần đầu
Hết thời gian tạm ngừng đã đăng ký, doanh nghiệp tự động hoạt động trở lại; không phải làm thêm thủ tục nếu mở đúng ngày. Nhưng tuần đầu thường dồn nhiều việc cùng lúc, nên chuẩn bị trước:
- Kiểm tra trạng thái mã số thuế đã về hoạt động và hoá đơn dùng lại được trước khi đón khách đầu tiên. Khách đoàn, khách công ty thường cần hoá đơn ngay khi trả phòng.
- Mở lại kênh bán trên nền tảng đặt phòng, báo đại lý lịch nhận tiền cọc mới.
- Ký lại hoặc gia hạn hợp đồng với nhân viên thời vụ; với người nhận tiền công từ 2 triệu đồng mỗi lần mà không ký hợp đồng lao động, chuẩn bị sẵn cách khấu trừ và giấy cam kết nếu họ đủ điều kiện.
- Ghi lịch kỳ khai đầu tiên sau tạm ngừng: quý mở lại là quý phải nộp tờ khai đầy đủ, kể cả khi mới hoạt động được vài tuần.
Nếu mùa cao điểm tới sớm hơn dự kiến, có thể thông báo hoạt động trở lại trước hạn — nhưng quý đó thành quý không trọn thời gian tạm ngừng và phải nộp tờ khai.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: xem trạng thái đã chuyển sang tạm ngừng và thời gian ghi nhận — đây cũng là thứ đại lý, đối tác nhìn thấy.
- Tài khoản thuế điện tử: danh sách tờ khai phải nộp, xác nhận kỳ trọn thời gian tạm ngừng không còn bị nhắc.
- Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn cuối cùng lập trước ngày tạm ngừng, và tình trạng sử dụng hoá đơn khi hoạt động lại.
- Cơ quan thuế quản lý nơi khu nghỉ đặt trụ sở: hỏi khi có hợp đồng đại lý chuyển tiền lệch lịch vào thời gian tạm ngừng.
Câu hỏi thường gặp
Khu nghỉ có nhiều địa điểm, chỉ đóng một nơi thì có cần tạm ngừng cả công ty không?
Không nhất thiết. Nếu nơi đóng cửa là địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh đã đăng ký, có thể xem xét tạm ngừng riêng đơn vị đó; công ty vẫn hoạt động. Cách làm tuỳ đơn vị đó đăng ký thế nào.
Trong thời gian tạm ngừng, khách cũ đòi hoàn tiền cọc thì trả được không?
Trả lại tiền cọc là xử lý nghĩa vụ đã có từ trước, không phải hoạt động kinh doanh mới. Nên có biên bản hoặc văn bản thoả thuận hoàn cọc để chứng minh khoản chi.
Công ty lữ hành có giấy phép kinh doanh lữ hành, tạm ngừng có ảnh hưởng tới giấy phép không?
Đó là thủ tục chuyên ngành du lịch, có thể có yêu cầu thông báo riêng với cơ quan quản lý du lịch. Hỏi cơ quan quản lý du lịch ở địa phương song song với thủ tục tạm ngừng.
Năm nào cũng tạm ngừng theo mùa thì có bị chú ý không?
Tạm ngừng hợp lệ theo mùa là quyền của doanh nghiệp. Điều cơ quan thuế thường quan tâm là có giao dịch, dòng tiền trong thời gian tạm ngừng hay không — nên đóng kênh bán và giữ chứng từ gọn.
Tạm ngừng rồi thì tiền thuê đất, thuế sử dụng đất có được miễn không?
Tạm ngừng kinh doanh không tự động miễn các nghĩa vụ về đất. Việc giảm, miễn tiền thuê đất theo quy định riêng; kiểm tra với cơ quan thuế quản lý trước khi dừng nộp.
