Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có thể tạm ngừng riêng trong khi công ty vẫn hoạt động. Doanh nghiệp gửi thông báo tạm ngừng của đơn vị đó tới cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt đơn vị, trước ngày tạm ngừng theo thời hạn quy định về đăng ký doanh nghiệp; thông tin sang cơ quan thuế qua liên thông. Công ty vẫn khai, nộp, lập hoá đơn như bình thường.
Phần thuế của chi nhánh trong thời gian nghỉ phụ thuộc chi nhánh đang khai theo cách nào: chi nhánh tự khai bằng mã số 13 chữ số thì các kỳ trọn tạm ngừng không phải nộp tờ khai của chi nhánh; chi nhánh khai tập trung tại trụ sở thì không có tờ khai riêng để dừng, chỉ là số liệu của chi nhánh tạm bằng không. Bài này đi qua từng phần: thông báo, tờ khai, hoá đơn, hàng tồn, khách, người lao động.
Chi nhánh tạm ngừng khác công ty tạm ngừng ở đâu
| Công ty tạm ngừng | Chỉ chi nhánh tạm ngừng | |
|---|---|---|
| Hoá đơn của công ty | Dừng | Vẫn dùng bình thường |
| Hoá đơn của chi nhánh (nếu chi nhánh có đăng ký riêng) | Dừng | Dừng |
| Tờ khai của công ty | Không nộp các kỳ trọn tạm ngừng | Nộp bình thường |
| Tờ khai riêng của chi nhánh | — | Không nộp các kỳ trọn tạm ngừng |
| Quyết toán năm | Theo nguyên tắc trọn năm, không trọn năm | Công ty quyết toán bình thường; chi nhánh tự quyết toán riêng thì xét theo nguyên tắc trọn năm của chi nhánh |
Tạm ngừng chi nhánh không làm thay đổi trạng thái của công ty. Khi tra cứu, cần tra đúng mã số của chi nhánh để thấy trạng thái tạm ngừng.
Văn phòng đại diện không kinh doanh nên không có hoá đơn bán hàng hay tờ khai thuế giá trị gia tăng; phần cần lo khi tạm ngừng văn phòng đại diện chủ yếu là lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của nhân viên và hợp đồng thuê. Địa điểm kinh doanh (cửa hàng, kho) thường không có mã số thuế riêng để tự khai, nên phần việc thuế nằm ở chi nhánh hoặc công ty mà địa điểm trực thuộc.
Nơi nộp thông báo và thời hạn
- Nơi nộp: cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh — không phải nơi đặt trụ sở, nếu hai nơi khác nhau.
- Thời hạn: trước ngày tạm ngừng, theo thời hạn tại Luật Doanh nghiệp và nghị định về đăng ký doanh nghiệp; thời hạn mỗi lần tạm ngừng cũng theo các văn bản này.
- Người ký: người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc người đứng đầu chi nhánh nếu được uỷ quyền theo quy chế.
- Sau khi nộp: tra mã số 13 chữ số của chi nhánh trên trang tra cứu để chắc trạng thái đã cập nhật.
- Báo nội bộ: gửi thông báo cho bộ phận bán hàng, kho, kế toán công ty biết ngày chi nhánh nghỉ, để không ai tiếp tục nhận đơn hay xuất hàng dưới tên chi nhánh trong thời gian đó.
Sau đợt sắp xếp địa giới năm 2025, nhiều chi nhánh từng ở “tỉnh khác” nay cùng tỉnh với trụ sở; nơi nộp thông báo vẫn là cơ quan đăng ký kinh doanh quản lý địa bàn đặt chi nhánh theo địa giới mới.
Tờ khai của chi nhánh: tuỳ cách chi nhánh đang khai
| Chi nhánh đang khai theo cách | Trong thời gian tạm ngừng |
|---|---|
| Tự khai thuế giá trị gia tăng, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bằng mã số riêng | Kỳ trọn tạm ngừng: không nộp tờ khai của chi nhánh. Kỳ không trọn: nộp như bình thường |
| Khai tập trung tại trụ sở, không có tờ khai riêng | Không có tờ khai nào để dừng; số liệu của chi nhánh trên tờ khai công ty tạm bằng không |
| Địa điểm ở tỉnh khác thuộc diện khai riêng hoặc phân bổ số thuế giá trị gia tăng cho tỉnh nơi có địa điểm | Không có doanh thu phát sinh ở địa điểm thì không có phần phân bổ; hỏi cơ quan thuế về cách thể hiện trên bảng phân bổ |
Nếu chi nhánh tự khai và vẫn phải trả lương cho vài người trong thời gian nghỉ, có hai hướng: chuyển những người đó về công ty trả lương (công ty khấu trừ, khai), hoặc chi nhánh vẫn khai kỳ có trả thu nhập theo quy định. Chọn một hướng và giữ nhất quán cả thời gian nghỉ.
Hoá đơn, hàng tồn và khách của chi nhánh
Hoá đơn: chi nhánh có đăng ký sử dụng hoá đơn riêng thì dừng trong thời gian tạm ngừng. Lập đủ hoá đơn cho hàng đã giao trước ngày tạm ngừng; xử lý hoá đơn sai sót còn treo.
Hàng tồn: kiểm kê tại ngày trước tạm ngừng, lập biên bản. Hàng chuyển về kho công ty hoặc chi nhánh khác thì dùng chứng từ điều chuyển nội bộ theo quy định về hoá đơn, chứng từ hiện hành (lâu nay là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ). Đừng để hàng nằm ở chi nhánh đã tạm ngừng rồi xuất bán thẳng từ đó.
Khách của chi nhánh: công ty vẫn phục vụ được, bằng hoá đơn của công ty, nếu hàng do công ty giao và doanh thu ghi nhận ở công ty. Báo khách bằng văn bản về việc đổi bên xuất hoá đơn trong thời gian chi nhánh nghỉ, để hồ sơ thanh toán của họ khớp.
Công nợ: tiền khách trả cho hàng chi nhánh đã bán trước khi tạm ngừng vẫn được thu, không cần hoá đơn mới.
Người lao động, mặt bằng và chi phí trong thời gian nghỉ
- Người lao động: thoả thuận với từng người theo Bộ luật Lao động — điều chuyển tạm thời về công ty, nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng. Báo biến động bảo hiểm tương ứng.
- Mặt bằng: hợp đồng thuê đứng tên chi nhánh vẫn chạy nếu không thoả thuận khác. Tiền thuê trả trong thời gian nghỉ nên có lý do rõ (giữ mặt bằng để mở lại) khi đưa vào chi phí.
- Chi phí sửa chữa (nếu nghỉ để sửa mặt bằng): hoá đơn mang tên, mã số của đơn vị chi trả; nếu công ty trả thay chi nhánh thì hạch toán nội bộ cho khớp.
Ví dụ giả định: một chuỗi bánh có chi nhánh ở tỉnh khác, tự khai bằng mã số 13 chữ số, đóng cửa từ 1/7 đến 30/9 để sửa mặt bằng. Công ty nộp thông báo tạm ngừng chi nhánh cuối tháng 6, chuyển bột và bao bì về xưởng trụ sở bằng chứng từ điều chuyển, đưa hai thợ về làm tại trụ sở, giữ hợp đồng thuê. Quý III chi nhánh trọn tạm ngừng nên không nộp tờ khai của chi nhánh; công ty khai quý III như bình thường, trả lương hai thợ từ công ty. Từ 1/10 chi nhánh mở lại, quý IV nộp tờ khai như cũ.
Tạm ngừng hay đóng hẳn, việc cần làm và chỗ tự kiểm tra
Tạm ngừng hợp lý khi chắc chắn sẽ mở lại. Nếu chi nhánh đã nghỉ nhiều lần, doanh thu không hồi, hoặc hợp đồng thuê sắp hết mà không gia hạn, đóng hẳn thường gọn hơn — thủ tục xem bài chấm dứt mã số thuế của chi nhánh khi công ty mẹ vẫn hoạt động. Để chi nhánh “nghỉ không báo” là con đường dẫn tới trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Thông báo tạm ngừng chi nhánh | Người đại diện hoặc người đứng đầu chi nhánh được uỷ quyền | Trước ngày tạm ngừng theo thời hạn luật định |
| Lập hoá đơn còn thiếu, xử lý hoá đơn sai của chi nhánh | Kế toán | Trước ngày tạm ngừng |
| Kiểm kê, điều chuyển hàng tồn | Kho, kế toán | Ngày cuối trước tạm ngừng |
| Sắp xếp người lao động, báo bảo hiểm | Nhân sự | Trước ngày tạm ngừng |
| Tờ khai kỳ không trọn tạm ngừng của chi nhánh | Kế toán | Theo hạn kỳ |
Chỗ kiểm: trang tra cứu thông tin người nộp thuế với mã số của chi nhánh; tài khoản thuế điện tử của chi nhánh (nếu tự khai) để xem hệ thống còn chờ tờ khai nào; cổng hoá đơn điện tử để chắc không còn hoá đơn nào lập dưới mã số chi nhánh trong thời gian nghỉ.
Câu hỏi thường gặp
Chi nhánh tạm ngừng có cần công ty tạm ngừng theo không?
Không. Chi nhánh tạm ngừng riêng, công ty vẫn hoạt động và thực hiện nghĩa vụ bình thường.
Chi nhánh khai tập trung tại trụ sở thì tạm ngừng có ảnh hưởng tờ khai không?
Không có tờ khai riêng của chi nhánh để dừng. Tờ khai của công ty vẫn nộp đủ; phần số liệu của chi nhánh trong thời gian nghỉ bằng không.
Công ty lập hoá đơn cho khách quen của chi nhánh được không?
Được, nếu công ty là bên thực sự bán và giao hàng, doanh thu ghi nhận ở công ty. Báo khách bằng văn bản để hồ sơ của họ khớp với bên xuất hoá đơn.
Hàng tồn ở chi nhánh chuyển về công ty có phải lập hoá đơn bán không?
Điều chuyển nội bộ thường dùng chứng từ điều chuyển theo quy định về hoá đơn, chứng từ, không phải hoá đơn bán hàng. Kiểm tra quy định hiện hành cho đúng trường hợp của mình.
Chi nhánh tạm ngừng có bị cơ quan thuế xác minh địa chỉ không?
Chi nhánh đã báo tạm ngừng đúng thủ tục thì trạng thái được ghi nhận. Nên giữ biển hiệu hoặc người liên lạc tại địa chỉ, và cập nhật nếu trả mặt bằng.
Chi nhánh tạm ngừng nhiều lần liên tiếp có sao không?
Không cấm, nhưng mỗi lần có thời hạn tối đa và phải báo đúng hạn. Chi nhánh nghỉ kéo dài năm này qua năm khác thường là dấu hiệu nên cân nhắc đóng hẳn, vì chi phí duy trì và giấy tờ vẫn chạy.
Tạm ngừng chi nhánh rồi muốn mở lại sớm thì sao?
Gửi thông báo tiếp tục hoạt động trước thời hạn tới cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, rồi kiểm tra trạng thái và hoá đơn trước ngày mở lại, giống như với công ty.
