Kế toán nhận việc giữa năm nên rà tờ khai thuế giá trị gia tăng của các kỳ đã nộp trong năm (và năm trước nếu quyết toán chưa xong) trước khi ký tờ khai đầu tiên của mình. Cách rà nhanh nhất là đối chiếu ba nguồn: tờ khai đã nộp, dữ liệu hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, và sổ kế toán. Chỗ nào ba nguồn không khớp là chỗ cần xem kỹ.
Nếu tìm thấy sai sót, cách xử lý thường là khai bổ sung cho kỳ có sai sót — trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra — và nộp thêm tiền thuế cùng tiền chậm nộp nếu số phải nộp tăng. Việc này không phải để đổ lỗi cho người cũ, mà để tờ khai do mình ký từ nay đứng trên số liệu đúng. Ghi nhận bằng văn bản những gì đã tìm thấy và đã sửa.
Nhận gì trong buổi bàn giao
Trước khi mở tờ khai nào, xin đủ những thứ sau. Thiếu thứ nào thì ghi vào biên bản nhận bàn giao.
- Quyền truy cập: tài khoản thuế điện tử, cổng hoá đơn, phần mềm kế toán, ngân hàng; chữ ký số và người giữ.
- Tệp tờ khai đã nộp các kỳ trong năm, kèm thông báo chấp nhận.
- Bảng kê hoá đơn đầu ra, đầu vào mà người cũ dùng để lập tờ khai từng kỳ.
- Danh sách hoá đơn đang treo: sai sót chưa xử lý, hoá đơn đầu vào chưa kê khai vì chờ chứng từ thanh toán, hoá đơn bị khách từ chối.
- Thư từ với cơ quan thuế: thông báo giải trình, đề nghị bổ sung, biên bản làm việc.
- Số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau trên tờ khai gần nhất và cách người cũ theo dõi con số này.
Nếu người cũ không còn liên lạc được, phần lớn dữ liệu vẫn tải lại được từ tài khoản thuế điện tử và cổng hoá đơn. Phần không tải được là giải thích — vì sao một hoá đơn không kê khai, vì sao một kỳ có số lạ.
Rà trong ba ngày: thứ tự nên đi
- Ngày thứ nhất — đầu ra. Tải danh sách hoá đơn đầu ra từ cổng hoá đơn cho từng kỳ, cộng doanh thu và thuế theo từng mức thuế suất, so với chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai. Lệch thì tìm từng hoá đơn: hoá đơn lập cuối kỳ bị bỏ sót, hoá đơn điều chỉnh, thay thế khai sai kỳ, hoá đơn huỷ vẫn được tính.
- Ngày thứ hai — đầu vào. Tải hoá đơn đầu vào, đối chiếu với bảng kê đã khai. Với mỗi hoá đơn đã khai khấu trừ, kiểm tra bốn điều: người bán còn hoạt động bình thường vào thời điểm lập hoá đơn, hàng hoá dịch vụ dùng cho hoạt động chịu thuế, hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15, và không bị khai hai lần.
- Ngày thứ ba — chuyển kỳ và tiền. Lần theo số thuế còn được khấu trừ từ kỳ đầu năm tới kỳ gần nhất: số chuyển sang kỳ sau có khớp với số kỳ trước chuyển tới không. Đối chiếu số phải nộp trên tờ khai với số đã nộp trên tài khoản thuế.
Ghi kết quả vào một bảng duy nhất: kỳ — chỉ tiêu — số trên tờ khai — số theo dữ liệu — chênh lệch — nguyên nhân — hướng xử lý.
Một điểm hay bị bỏ qua khi rà đầu ra là thuế suất đã giảm. Nếu trong năm có chính sách giảm thuế giá trị gia tăng theo nghị quyết của Quốc hội, kiểm tra hai chiều: hàng thuộc diện giảm mà hoá đơn vẫn ghi mức đầy đủ, và hàng không thuộc diện giảm mà hoá đơn lại ghi mức đã giảm. Chiều thứ hai nguy hiểm hơn vì làm thiếu thuế phải nộp; chiều thứ nhất làm khách hàng thiệt và thường quay lại thành yêu cầu điều chỉnh hoá đơn. Cả hai đều phải xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh và khai lại cho đúng kỳ, nên phát hiện càng sớm càng ít việc.
Những sai sót hay gặp nhất
| Sai sót | Dấu hiệu | Hướng xử lý thường gặp |
|---|---|---|
| Bỏ sót hoá đơn đầu ra | Dữ liệu hoá đơn cao hơn tờ khai | Khai bổ sung kỳ có hoá đơn, nộp thêm thuế và tiền chậm nộp |
| Hoá đơn điều chỉnh, thay thế khai sai kỳ | Một kỳ thừa, kỳ khác thiếu cùng số tiền | Xem quy định về kỳ kê khai hoá đơn điều chỉnh, thay thế đang hiệu lực; khai bổ sung nếu cần |
| Khấu trừ hoá đơn thiếu chứng từ thanh toán | Hoá đơn lớn trả tiền mặt hoặc chưa trả | Loại khỏi số khấu trừ; theo dõi, nếu sau này có chứng từ đúng quy định thì kê khai theo hướng dẫn |
| Khấu trừ hoá đơn của người bán có vấn đề | Người bán ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ hoặc bị cảnh báo | Rà hồ sơ giao dịch; cân nhắc khai bổ sung giảm số khấu trừ nếu không chứng minh được giao dịch thật |
| Sai số chuyển kỳ | Số kỳ này nhận khác số kỳ trước chuyển | Khai bổ sung kỳ phát sinh sai |
| Kê khai sót hoá đơn đầu vào | Hoá đơn có trên cổng, chưa có trên bảng kê | Kê khai theo quy định về thời điểm kê khai khấu trừ bổ sung đang hiệu lực |
Cách kê khai hoá đơn đầu vào bị sót và hoá đơn điều chỉnh đã được Luật 48/2024/QH15, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và bộ văn bản quản lý thuế mới quy định lại; đối chiếu văn bản hiện hành thay vì làm theo cách của vài năm trước.
Khai bổ sung: làm sao cho gọn
- Khai bổ sung cho đúng kỳ có sai sót, không cộng dồn vào kỳ hiện tại, trừ những trường hợp quy định cho phép điều chỉnh vào kỳ phát hiện.
- Gom sai sót của cùng một kỳ vào một lần khai bổ sung. Mỗi lần khai bổ sung là một hồ sơ; khai năm lần cho một kỳ vừa rối vừa dễ bị hỏi.
- Tính tiền chậm nộp trên số thuế tăng thêm, theo ngày, từ ngày hết hạn nộp của kỳ có sai sót tới ngày nộp. Mức lâu nay là 0,03%/ngày; kiểm tra mức hiện hành. Nộp tiền càng sớm càng ít.
- Làm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Sau thời điểm đó, sai sót do đoàn kiểm tra phát hiện được xử lý theo cách khác, thường bất lợi hơn cho doanh nghiệp.
- Nếu sai làm giảm số phải nộp (khai thừa đầu ra, bỏ sót đầu vào hợp lệ), khai bổ sung cũng đúng quy trình; số nộp thừa được xử lý bù trừ hoặc hoàn theo thủ tục.
Ghi nhận để không gánh lỗi: việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Biên bản nhận bàn giao, ghi rõ tài liệu thiếu | Kế toán mới, giám đốc ký xác nhận | Ngày nhận việc |
| Rà ba nguồn cho các kỳ trong năm | Kế toán mới | Trong tuần đầu, trước hạn tờ khai gần nhất |
| Báo cáo kết quả rà soát, đề xuất khai bổ sung | Kế toán mới gửi giám đốc | Ngay sau khi rà xong |
| Giám đốc duyệt khai bổ sung, bố trí tiền nộp thêm | Giám đốc | Trước hạn tờ khai kỳ tới |
| Nộp hồ sơ khai bổ sung, nộp tiền thuế và tiền chậm nộp | Kế toán | Càng sớm càng tốt |
| Lưu bảng rà soát, tờ khai bổ sung, chứng từ nộp tiền cùng hồ sơ năm | Kế toán | Khi hoàn tất |
Báo cáo rà soát gửi giám đốc là giấy tờ quan trọng nhất trong bảng này. Nó cho thấy sai sót có từ trước, được phát hiện khi nào và đã được xử lý ra sao.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử: danh sách tờ khai đã nộp từng kỳ, các lần khai bổ sung, số còn phải nộp, số nộp thừa.
- Cổng hoá đơn điện tử: dữ liệu hoá đơn đầu ra, đầu vào theo kỳ — nguồn mà cơ quan thuế cũng đang nhìn.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái của những người bán lớn đã khai khấu trừ.
- Cơ quan thuế quản lý: nếu sai sót lớn hoặc không rõ cách khai, hỏi trước khi nộp bổ sung.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán mới có chịu trách nhiệm về sai sót của các kỳ trước không?
Trách nhiệm với cơ quan thuế là của doanh nghiệp. Trong nội bộ, biên bản bàn giao và báo cáo rà soát cho thấy sai sót có từ trước khi nhận việc. Nếu biết sai mà vẫn để nguyên và ký tờ khai tiếp, người ký khó giải thích.
Khai bổ sung có làm doanh nghiệp bị chú ý hơn không?
Khai bổ sung là quyền và nghĩa vụ khi phát hiện sai sót. Khai bổ sung nhiều lần cho cùng kỳ hoặc với số lớn có thể khiến cơ quan thuế hỏi thêm, nhưng để sai nằm đó còn rủi ro hơn.
Sai sót của năm trước đã quyết toán có khai bổ sung được không?
Có thể khai bổ sung cả tờ khai kỳ lẫn quyết toán năm liên quan, trong thời hạn Luật Quản lý thuế cho phép và trước khi có quyết định thanh tra, kiểm tra. Nên xử lý đồng bộ để số liệu các tờ khai khớp nhau.
Không có bảng kê của người cũ thì rà thế nào?
Dùng dữ liệu hoá đơn trên cổng làm gốc, so với tờ khai từng kỳ. Chỗ lệch là chỗ phải dựng lại giải thích bằng hợp đồng, sao kê ngân hàng và sổ kế toán.
Phát hiện sai nhỏ vài trăm nghìn đồng có cần khai bổ sung không?
Về nguyên tắc sai là phải sửa. Có thể gom các sai sót nhỏ của cùng kỳ vào một lần khai bổ sung. Đừng để nhiều sai nhỏ cộng dồn qua nhiều kỳ.
Nên rà bao nhiêu kỳ trở về trước?
Tối thiểu là các kỳ trong năm hiện tại và năm trước nếu quyết toán chưa xong. Nếu thấy dấu hiệu sai có hệ thống, mở rộng thêm về trước để biết sai bắt đầu từ khi nào.
