Theo Luật Quản lý thuế, tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quý có hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, và tiền thuế nộp cùng hạn đó. Với quý III/2026, hạn là 31/10/2026 — rơi vào thứ Bảy. Theo nguyên tắc tính thời hạn áp dụng lâu nay, hạn trùng ngày nghỉ được lùi sang ngày làm việc kế tiếp, nhưng đừng lên kế hoạch dựa vào ngày lùi: cổng thuế những ngày cuối luôn quá tải.
Việc chuẩn bị thật sự không nằm ở buổi lập tờ khai mà ở bốn tuần trước đó: đối chiếu hoá đơn đầu ra, rà từng hoá đơn đầu vào, xác định thuế suất và số chuyển kỳ. Phần dưới dựng lịch lùi từ hạn nộp, rồi đi vào từng việc.
Lịch lùi từ hạn nộp quý
| Thời điểm | Việc | Ai làm |
|---|---|---|
| Tuần cuối tháng thứ ba của quý | Nhắc nhà cung cấp gửi đủ hoá đơn; chốt công nợ lớn | Kế toán, bộ phận mua hàng |
| Tuần đầu tháng kế tiếp | Tải danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử; đối chiếu với sổ | Kế toán |
| Tuần thứ hai | Rà từng hoá đơn đầu vào theo bốn câu hỏi; xử lý hoá đơn sai sót | Kế toán |
| Tuần thứ ba | Lập tờ khai nháp, đối chiếu số chuyển kỳ; báo số dự kiến phải nộp | Kế toán báo chủ doanh nghiệp |
| Chậm nhất vài ngày trước hạn | Nộp tờ khai, chờ thông báo chấp nhận; lập giấy nộp tiền | Kế toán lập, chủ doanh nghiệp duyệt chi |
| Hạn nộp | Tiền đã vào ngân sách, lưu chứng từ | Kế toán |
Doanh nghiệp nhỏ không cần theo sát từng ngày trong bảng. Cái cần giữ là thứ tự: đối chiếu trước, lập tờ khai sau, nộp tiền cuối cùng.
Đối chiếu hoá đơn đầu ra với dữ liệu của cơ quan thuế
Hoá đơn điện tử đã lập đều nằm trên hệ thống của cơ quan thuế. Tờ khai kê doanh thu khác với dữ liệu hoá đơn là thứ hệ thống nhìn thấy ngay.
- Tải danh sách hoá đơn đầu ra của quý trên cổng hoá đơn điện tử.
- So với danh sách hoá đơn trong phần mềm kế toán: đủ số lượng, đúng giá trị, đúng thuế suất.
- Kiểm tra hoá đơn điều chỉnh, thay thế trong quý: đã ghi nhận đúng kỳ chưa.
- Kiểm tra doanh thu phát sinh mà chưa lập hoá đơn: hàng đã giao, dịch vụ đã xong nhưng hoá đơn lập trễ. Thời điểm lập hoá đơn phải theo quy định cho từng loại giao dịch, lập trễ là sai phạm riêng.
Doanh thu kê khai là toàn bộ giá trị hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ theo quy định, không phụ thuộc khách trả tiền mặt hay chuyển khoản, cũng không phụ thuộc khách đã trả tiền hay chưa.
Rà hoá đơn đầu vào: bốn câu hỏi cho mỗi tờ
Không phải hoá đơn đầu vào nào cũng được khấu trừ. Với mỗi hoá đơn, hỏi bốn câu:
- Đúng tên, đúng mã số thuế doanh nghiệp mình chưa? Sai thông tin người mua thì đề nghị người bán điều chỉnh trước khi kê khai.
- Người bán có đang hoạt động bình thường không? Tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Hoá đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký là rủi ro lớn.
- Từ 5 triệu đồng trở lên thì đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa? Đây là điều kiện khấu trừ theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15. Trả tiền mặt, hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản người bán, đều không đạt.
- Có dùng cho hoạt động chịu thuế không? Đầu vào dùng riêng cho hoạt động không chịu thuế không được khấu trừ; đầu vào dùng chung phải phân bổ.
Hoá đơn trả chậm theo hợp đồng mà chưa thanh toán tới thời điểm kê khai thì có quy định riêng về việc khấu trừ và điều chỉnh khi đến hạn thanh toán. Theo dõi những hoá đơn này trong một danh sách riêng, đừng để lẫn.
Hoá đơn sai sót: xử lý xong trước khi khai
Tuần rà hoá đơn thường phát hiện vài tờ sai: sai tên người mua, sai mã số thuế, sai đơn giá, sai thuế suất, hoặc hàng trả lại. Nguyên tắc chung theo quy định về hoá đơn điện tử:
- Sai thông tin người mua mà không ảnh hưởng tiền (sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế): thông báo sai sót hoặc lập hoá đơn điều chỉnh, thay thế theo cách văn bản hiện hành cho phép.
- Sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất: lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Bên mua, bên bán nên thống nhất bằng văn bản khi quy định yêu cầu.
- Hàng bán bị trả lại, giảm giá sau bán: xử lý theo đúng loại nghiệp vụ, ghi nhận vào kỳ phát sinh điều chỉnh theo quy định.
Từ 1/7/2026, cách xử lý hoá đơn sai sót được quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trước khi làm theo thói quen cũ, đọc lại phần xử lý hoá đơn có sai sót trong hai văn bản này. Điều quan trọng về thời gian: hoá đơn điều chỉnh của đầu ra nên xong trước khi lập tờ khai, để số liệu trên tờ khai và trên cổng hoá đơn khớp nhau ngay từ lần nộp đầu.
Thuế suất và chính sách giảm thuế trong kỳ
Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 có ba mức thuế suất 0%, 5%, 10%. Ngoài ra, có chính sách giảm 2% thuế giá trị gia tăng cho một số nhóm hàng hoá, dịch vụ theo nghị quyết của Quốc hội, với danh mục loại trừ và thời hạn áp dụng cụ thể.
- Lập một bảng thuế suất cho từng mặt hàng, dịch vụ của doanh nghiệp, ghi căn cứ. Rà lại bảng khi thêm sản phẩm mới hoặc khi chính sách giảm thuế thay đổi thời hạn.
- Kiểm tra hoá đơn đầu ra trong quý đã áp đúng mức theo ngày lập hoá đơn. Hoá đơn lập sau khi chính sách hết hạn mà vẫn áp mức giảm là sai.
- Ở đầu vào, hoá đơn người bán áp sai mức cũng cần được phát hiện và đề nghị điều chỉnh.
Số chuyển kỳ, sai sót kỳ trước và phần tiền phải nộp
Số thuế còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang phải lấy đúng từ tờ khai kỳ trước đã được chấp nhận. Đây là chỉ tiêu hay bị hệ thống báo lệch nhất.
Sai sót của kỳ trước phát hiện trong quý này thì xử lý bằng tờ khai bổ sung cho kỳ có sai sót, không dồn vào tờ khai kỳ hiện tại, trừ những trường hợp quy định cho phép điều chỉnh vào kỳ phát hiện. Nếu khai bổ sung làm tăng số phải nộp, tính thêm tiền chậm nộp.
Tiền thuế nộp cùng hạn với tờ khai. Lập giấy nộp tiền trên tài khoản thuế điện tử, chọn đúng loại thuế, đúng kỳ. Nộp chậm thì phát sinh tiền chậm nộp tính theo ngày trên số thuế chậm nộp — mức 0,03% mỗi ngày theo quy định lâu nay; kiểm tra mức hiện hành trước khi tính.
Cùng thời điểm này còn hai việc không nằm trên tờ khai giá trị gia tăng nhưng hay bị quên: tờ khai thuế thu nhập cá nhân khấu trừ của quý (nếu có phát sinh), và tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý với hạn riêng.
Bảng việc, ai làm, hạn và chỗ tự kiểm tra
| Giấy tờ, việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào tải từ cổng hoá đơn | Kế toán | Tuần đầu sau khi hết quý |
| Danh sách hoá đơn đầu vào không được khấu trừ, kèm lý do | Kế toán | Trước khi lập tờ khai |
| Bảng thuế suất theo mặt hàng | Kế toán, chủ doanh nghiệp duyệt | Rà mỗi quý |
| Tờ khai giá trị gia tăng quý | Kế toán lập, ký số doanh nghiệp | Ngày cuối cùng tháng đầu quý sau |
| Giấy nộp tiền, chứng từ nộp | Kế toán lập, chủ doanh nghiệp duyệt | Cùng hạn tờ khai |
| Thông báo chấp nhận, lưu hồ sơ quý | Kế toán | Ngay sau khi nộp |
Tự kiểm tra sau khi nộp: tài khoản thuế điện tử có thông báo chấp nhận tờ khai và số tiền đã nộp khớp với số phải nộp; mục tra cứu nghĩa vụ không còn khoản nợ của kỳ. Trên cổng hoá đơn điện tử, tổng hoá đơn đầu ra của quý khớp với doanh thu đã khai. Muốn làm kỹ phần đầu vào, xem thêm hướng dẫn đối chiếu hoá đơn đầu vào trên Check Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Hạn nộp tờ khai quý III/2026 là ngày nào?
Theo Luật Quản lý thuế, hạn là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, tức 31/10/2026. Ngày này là thứ Bảy nên theo nguyên tắc tính thời hạn, hạn được lùi sang ngày làm việc kế tiếp; tuy vậy nên nộp sớm để còn thời gian xử lý nếu bị báo lỗi.
Hoá đơn đầu vào về trễ, sau khi đã nộp tờ khai quý thì sao?
Hoá đơn đầu vào hợp lệ có thể được kê khai ở kỳ sau hoặc khai bổ sung theo quy định về thời điểm kê khai khấu trừ. Nên hỏi rõ điều kiện áp dụng tại thời điểm đó thay vì bỏ qua hoá đơn.
Trả tiền mặt cho hoá đơn 6 triệu đồng thì có khấu trừ được không?
Không. Hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Nên thanh toán qua tài khoản ngân hàng ngay từ đầu.
Doanh nghiệp nhỏ có cần đối chiếu hoá đơn hằng tháng khi đã khai quý không?
Nên có. Khai quý chỉ đổi nhịp nộp tờ khai; hoá đơn sai phát hiện sớm thì người bán còn nhớ để điều chỉnh, để tới cuối quý thì khó hơn nhiều.
Số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ nhiều quý liền có sao không?
Không sai, nhưng nên hiểu vì sao. Nếu do đầu tư ban đầu hoặc tồn kho lớn thì bình thường. Nếu kéo dài không rõ lý do, nên rà lại hoá đơn đầu vào và xem có thuộc trường hợp được xét hoàn thuế không.
Nộp tờ khai đúng hạn nhưng nộp tiền trễ vài ngày thì bị gì?
Tiền thuế nộp trễ phát sinh tiền chậm nộp tính theo số ngày trễ trên số tiền chậm nộp. Nộp tờ khai đúng hạn không làm mất khoản này.
