Hàng trả lại hoặc giảm giá phát sinh sau khi đã khai thuế thì không mở lại tờ khai cũ. Theo hướng dẫn lâu nay, bên bán lập hoá đơn điều chỉnh giảm (dựa trên thoả thuận hoặc biên bản với bên mua), và cả hai bên kê khai điều chỉnh ở kỳ lập hoá đơn điều chỉnh: bên bán giảm doanh thu và thuế đầu ra, bên mua giảm thuế đầu vào tương ứng. Chi tiết loại hoá đơn, bên nào lập và nội dung ghi trên hoá đơn cần đối chiếu quy định về hoá đơn đang hiệu lực (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC) trước khi lập.
Cái khó thật sự không nằm ở kỳ khai, mà ở chỗ phân biệt đúng loại giảm: trả lại hàng, giảm giá, chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán nghe giống nhau nhưng xử lý khác nhau. Lẫn hai loại cuối là lỗi phổ biến nhất.
Bốn tình huống hay bị lẫn
| Tình huống | Là gì | Giảm doanh thu tính thuế GTGT? |
|---|---|---|
| Trả lại hàng | Khách trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng đã mua | Có, qua chứng từ điều chỉnh |
| Giảm giá hàng bán | Giảm vì hàng kém phẩm chất, sai quy cách, giao chậm | Có, qua hoá đơn điều chỉnh |
| Chiết khấu thương mại | Giảm vì khách mua đạt số lượng, doanh số theo thoả thuận | Có; tuỳ thời điểm xác định mà ghi ngay trên hoá đơn hoặc điều chỉnh sau |
| Chiết khấu thanh toán | Giảm vì khách trả tiền sớm hơn hạn | Không — là chi phí tài chính của bên bán, không lập hoá đơn điều chỉnh |
Chiết khấu thanh toán bị ghi thành “giảm giá” là lỗi đi hai chiều: bên bán giảm doanh thu sai, bên mua giảm đầu vào sai. Nếu hợp đồng gọi chung là “chiết khấu”, đọc kỹ điều kiện hưởng: gắn với số lượng mua hay gắn với thời gian trả tiền.
Chứng từ phải có trước khi sửa hoá đơn
Hoá đơn điều chỉnh không được lập “chay”. Trước khi lập, cần có căn cứ thể hiện hai bên đã thống nhất:
- Trả lại hàng: biên bản hoặc văn bản thoả thuận ghi rõ hàng trả lại (tên, số lượng, đơn giá), hoá đơn gốc (ký hiệu, số, ngày), lý do trả; phiếu nhập kho hàng trả về.
- Giảm giá: biên bản ghi nhận lỗi, mức giảm, hoá đơn gốc bị giảm.
- Chiết khấu thương mại theo doanh số: hợp đồng hoặc chính sách chiết khấu có trước, bảng tính doanh số đạt được, danh sách hoá đơn làm căn cứ.
- Tiền hoàn cho khách (nếu khách đã trả): chứng từ chuyển khoản hoàn tiền, hoặc biên bản bù trừ vào công nợ.
Thiếu biên bản là chỗ bị hỏi nhiều nhất khi cơ quan thuế thấy doanh thu giảm bất thường vào cuối kỳ. Hàng trả lại mà không có phiếu nhập kho thì câu hỏi tiếp theo sẽ là: hàng đó đang ở đâu.
Lập hoá đơn cho hàng trả lại và giảm giá
Theo hướng dẫn phổ biến dưới quy định về hoá đơn điện tử trước đây, bên bán lập hoá đơn điều chỉnh giảm cho hoá đơn gốc, ghi rõ điều chỉnh giảm cho hoá đơn nào, số lượng, tiền hàng, tiền thuế giảm. Người mua không phải lập hoá đơn “trả lại hàng” như thời hoá đơn giấy. Từ 1/7/2026, bộ quy định hoá đơn mới đã thay thế; trước khi lập, kiểm tra xem cách làm này còn giữ nguyên hay có điểm mới.
Với chiết khấu thương mại, lâu nay có hai cách: ghi giảm ngay trên hoá đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo khi đã đạt doanh số, hoặc lập hoá đơn điều chỉnh giảm cho các hoá đơn đã lập nếu tới cuối chương trình mới xác định được mức chiết khấu. Chọn cách nào thì ghi rõ trên hoá đơn là chiết khấu cho hoá đơn nào, kỳ nào.
Bán lẻ cho người tiêu dùng (hoá đơn từ máy tính tiền): khách mang hàng trả lại tại quầy. Vẫn cần chứng từ nhận lại hàng và xử lý điều chỉnh theo quy định, không chỉ trả tiền rồi bỏ qua. Nhiều cửa hàng nhầm là “khách lẻ không cần gì”, rồi cuối tháng doanh thu trên hoá đơn cao hơn tiền thực nhận mà không giải thích được.
Khai ở kỳ nào: bên bán và bên mua
| Bên | Khai gì | Ở kỳ nào (theo hướng dẫn lâu nay) |
|---|---|---|
| Bên bán | Giảm doanh thu, giảm thuế đầu ra theo hoá đơn điều chỉnh | Kỳ lập hoá đơn điều chỉnh |
| Bên mua | Giảm giá trị mua vào, giảm thuế đầu vào được khấu trừ | Kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (kỳ nhận được hoá đơn điều chỉnh) |
Không khai bổ sung tờ khai của kỳ bán hàng ban đầu cho những điều chỉnh phát sinh sau, vì lúc bán, giao dịch đã đúng. Khai bổ sung chỉ dùng khi tờ khai cũ thật sự sai số liệu tại thời điểm khai.
Nếu hoá đơn điều chỉnh làm thuế đầu ra kỳ đó âm (chẳng hạn trả lại cả lô lớn trong tháng ít doanh thu), phần chênh lệch đi vào số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau như bình thường.
Hàng trả lại sang năm sau, sau khi đã quyết toán
Ví dụ: hàng bán tháng 12, khách trả lại tháng 2 năm sau, lúc năm cũ đã khoá sổ hoặc đã quyết toán. Về thuế giá trị gia tăng, xử lý như trên: điều chỉnh ở kỳ lập hoá đơn điều chỉnh (tháng 2 hoặc quý I năm sau). Không mở lại tờ khai tháng 12.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, cách ghi nhận giảm doanh thu thuộc năm nào phụ thuộc chuẩn mực kế toán và thời điểm phát hiện so với ngày phát hành báo cáo tài chính. Đây là chuyện nên hỏi người lập báo cáo tài chính trước khi tự điều chỉnh quyết toán năm cũ. Đừng tự khai bổ sung quyết toán chỉ vì một lô hàng trả lại năm sau.
Những cách làm sai hay gặp
- Lập hoá đơn mới với số âm thay vì hoá đơn điều chỉnh gắn với hoá đơn gốc: không truy được điều chỉnh cho giao dịch nào.
- Trừ thẳng vào hoá đơn của lần bán sau mà không ghi chú: bên mua nhận hoá đơn giá thấp bất thường, không biết là chiết khấu cho kỳ nào.
- Chỉ sửa trên sổ kế toán, không làm chứng từ: doanh thu trên sổ giảm nhưng dữ liệu hoá đơn trên hệ thống vẫn nguyên, hai con số lệch nhau mãi.
- Gọi mọi khoản giảm là “giảm giá” để giảm doanh thu cuối năm: nếu không có biên bản lỗi hàng hay chính sách chiết khấu có trước, đây là điều chỉnh không có căn cứ và sẽ bị loại khi kiểm tra.
- Bên mua quên giảm đầu vào: bên bán đã khai giảm, bên mua vẫn giữ số khấu trừ cũ — dữ liệu hai bên lệch nhau và bên mua là bên bị hỏi.
Ví dụ giả định, việc cần làm và chỗ tự kiểm tra
Giả sử một công ty phân phối đồ gia dụng khai thuế theo tháng. Tháng 8 bán cho một chuỗi cửa hàng 500 bộ nồi, hoá đơn 250 triệu đồng tiền hàng, thuế suất 10%, đã khai trong tờ khai tháng 8. Tháng 10, hai bên lập biên bản: 40 bộ bị lỗi tay cầm, khách trả lại; đồng thời chuỗi đạt doanh số quý III nên được chiết khấu thương mại theo hợp đồng. Công ty lập hoá đơn điều chỉnh giảm cho 40 bộ và hoá đơn điều chỉnh cho khoản chiết khấu, ghi rõ hoá đơn gốc. Tờ khai tháng 10 của công ty giảm doanh thu và thuế đầu ra tương ứng; tờ khai tháng 10 của chuỗi cửa hàng giảm thuế đầu vào. Khoản giảm 2% cho khách thanh toán sớm trong tháng 9 là chiết khấu thanh toán, ghi chi phí tài chính, không có hoá đơn điều chỉnh.
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Biên bản trả lại, giảm giá; phiếu nhập kho | Kinh doanh, kho | Khi nhận hàng hoặc chốt thoả thuận |
| Lập hoá đơn điều chỉnh, ghi rõ hoá đơn gốc | Kế toán | Sau khi có biên bản |
| Gửi hoá đơn điều chỉnh cho bên mua, nhắc họ khai giảm đầu vào | Kế toán | Cùng lúc |
| Hoàn tiền hoặc bù trừ công nợ có chứng từ | Kế toán | Theo thoả thuận |
| Khai điều chỉnh ở kỳ lập hoá đơn điều chỉnh | Kế toán | Hạn tờ khai của kỳ đó |
Tự kiểm tra: trên cổng hoá đơn điện tử, hoá đơn gốc phải hiện trạng thái đã có hoá đơn điều chỉnh liên quan; trên tài khoản thuế điện tử, tờ khai kỳ điều chỉnh đã nộp. Bên mua có thể tra hoá đơn điều chỉnh nhận được trên cổng để chắc nó đã có mã. Có điểm nào không rõ, hỏi cơ quan thuế quản lý kèm biên bản.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả lại hàng thì có huỷ hoá đơn gốc được không?
Hoá đơn đã lập đúng tại thời điểm bán và đã khai thuế thì không huỷ vì lý do trả hàng về sau. Xử lý bằng chứng từ điều chỉnh giảm theo quy định về hoá đơn hiện hành.
Bên mua là cá nhân, không có mã số thuế, trả lại hàng thì làm sao?
Vẫn cần chứng từ nhận lại hàng có thông tin khách và hoá đơn gốc, rồi điều chỉnh theo quy định. Giữ chứng từ hoàn tiền để đối chiếu với doanh thu.
Chiết khấu thương mại có phải lập hoá đơn điều chỉnh không?
Tuỳ thời điểm xác định. Nếu biết ngay lúc bán thì ghi giảm trên hoá đơn; nếu cuối chương trình mới xác định được thì ghi giảm trên hoá đơn lần sau hoặc lập hoá đơn điều chỉnh cho các hoá đơn đã lập, theo quy định hiện hành.
Chiết khấu vì khách trả tiền sớm có giảm thuế giá trị gia tăng không?
Không. Đó là chiết khấu thanh toán, bên bán ghi chi phí tài chính, bên mua ghi thu nhập tài chính; doanh thu tính thuế giá trị gia tăng không đổi.
Hàng trả lại đã quá lâu, có giới hạn thời gian điều chỉnh không?
Việc chấp nhận trả hàng là thoả thuận thương mại, nhưng chứng từ phải chứng minh được đó là hàng của hoá đơn nào. Trả lại sau quá lâu, không rõ hàng hoá, dễ bị hỏi về tính có thật của giao dịch.
Bên mua không đồng ý ký biên bản thì bên bán có tự lập hoá đơn điều chỉnh được không?
Không nên. Hoá đơn điều chỉnh làm thay đổi nghĩa vụ của cả hai bên nên cần căn cứ hai bên thống nhất. Giải quyết thoả thuận trước, rồi mới lập chứng từ.
