Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo tư cách cư trú của mình trong năm tính thuế. Là cá nhân cư trú thì quyết toán trên thu nhập chịu thuế phát sinh ở cả trong và ngoài Việt Nam, được giảm trừ gia cảnh và áp biểu thuế luỹ tiến như người Việt. Là cá nhân không cư trú thì chỉ bị đánh thuế trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam theo thuế suất toàn phần, không có giảm trừ gia cảnh, và thường không phải quyết toán. Ba thời điểm cần chú ý nhất: năm đầu tiên, những năm có thu nhập trả từ nước ngoài, và khi kết thúc hợp đồng về nước.
Tiêu chí cư trú quen thuộc là có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo quy định. Luật Thuế thu nhập cá nhân đã được sửa đổi và hướng dẫn chi tiết từ ngày 1/7/2026 theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC — đối chiếu tiêu chí và thuế suất hiện hành trước khi xác định cho từng người.
Năm đầu tiên: chưa đủ ngày thì tính thế nào
Chuyên gia sang Việt Nam vào tháng 8 thì trong năm dương lịch đó chỉ có khoảng năm tháng. Tính theo năm dương lịch, người đó chưa đủ ngày; tính theo 12 tháng liên tục từ ngày đến, có thể đủ. Quy định lâu nay cho phép xác định cư trú theo cả hai cách, và năm tính thuế đầu tiên của người cư trú có thể là 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt thay vì năm dương lịch.
| Tình huống | Thường được xác định | Việc của công ty |
|---|---|---|
| Hợp đồng dài, sang giữa năm, ở lại sang năm sau | Cư trú (theo 12 tháng liên tục) | Khấu trừ theo biểu luỹ tiến từ đầu, đăng ký người phụ thuộc nếu có |
| Dự án ngắn vài tháng, về hẳn trong năm | Không cư trú | Khấu trừ theo thuế suất toàn phần trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam |
| Chưa rõ sẽ ở bao lâu | Phải theo dõi số ngày thực tế | Khấu trừ theo dự kiến, điều chỉnh khi đã rõ; ghi lại ngày xuất nhập cảnh |
Chỗ hay sai là không ghi lại ngày xuất nhập cảnh. Người nước ngoài đi về nhiều lần trong năm, tới lúc quyết toán không ai đếm được đã ở bao nhiêu ngày. Bộ phận nhân sự nên giữ bảng theo dõi ngày có mặt từ ngày đầu, đối chiếu với dấu hộ chiếu hoặc dữ liệu xuất nhập cảnh.
Thu nhập trả ở nước ngoài: chỗ hay bị bỏ sót nhất
Chuyên gia do công ty mẹ ở nước ngoài cử sang thường nhận lương từ hai nơi: một phần do công ty ở Việt Nam trả, một phần do công ty mẹ trả vào tài khoản ở nước ngoài, cộng thêm các khoản như tiền nhà, học phí cho con, vé máy bay về nước do công ty mẹ chi. Với cá nhân cư trú, tất cả các khoản này đều là thu nhập chịu thuế tại Việt Nam (trừ khoản được luật cho không tính), dù tiền không đi qua Việt Nam.
- Phần do công ty mẹ trả không được công ty ở Việt Nam khấu trừ. Người lao động phải tự khai phần này theo kỳ quy định, hoặc công ty ở Việt Nam kê khai thay nếu có thoả thuận và quy định cho phép.
- Khi quyết toán, cộng đủ cả hai phần. Tờ khai chỉ có phần lương Việt Nam là thiếu thuế ngay từ gốc.
- Thuế đã nộp ở nước ngoài trên cùng khoản thu nhập có thể được trừ theo quy định và theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam với nước đó, nếu có chứng từ nộp thuế ở nước ngoài.
Công ty ở Việt Nam nên xin công ty mẹ bảng tổng hợp chi trả cho người được cử sang theo từng tháng. Không có bảng này, cả người lao động lẫn công ty đều không chứng minh được đã khai đủ.
Quyết toán hằng năm: tự làm hay uỷ quyền
Người nước ngoài là cá nhân cư trú có hợp đồng lao động với công ty ở Việt Nam và chỉ có thu nhập từ công ty này có thể uỷ quyền cho công ty quyết toán thay nếu đủ điều kiện như người lao động Việt Nam. Nếu có thu nhập trả từ nước ngoài mà công ty ở Việt Nam không khấu trừ, người đó thường phải tự quyết toán.
Hạn quyết toán của cá nhân tự quyết toán là ngày cuối cùng tháng thứ 4 sau năm tính thuế theo Luật Quản lý thuế. Nếu năm tính thuế đầu tiên là 12 tháng liên tục từ ngày đến, hạn được tính theo mốc kết thúc của 12 tháng đó; hỏi cơ quan thuế để chắc.
Giấy tờ thường cần: tờ khai quyết toán, chứng từ khấu trừ của công ty ở Việt Nam, bảng chi trả của công ty mẹ, chứng từ nộp thuế ở nước ngoài (nếu xin trừ), giấy tờ người phụ thuộc (có thể là giấy tờ do nước ngoài cấp, cần hợp pháp hoá hoặc dịch theo yêu cầu).
Khi kết thúc hợp đồng và về nước
Theo Luật Quản lý thuế, cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam khai quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Không phải chờ tới hết năm. Việc này hay bị bỏ vì người lao động bận chuẩn bị về, công ty nghĩ “để cuối năm làm”.
- Chốt thu nhập từ đầu năm tới ngày kết thúc hợp đồng, gồm cả các khoản trả sau ngày nghỉ (thưởng, trợ cấp, tiền phép chưa nghỉ).
- Lập tờ khai quyết toán cho giai đoạn này, nộp trước ngày xuất cảnh.
- Nộp phần còn thiếu, hoặc đề nghị hoàn phần nộp thừa (cần tài khoản nhận tiền; nếu người đó đã về nước, uỷ quyền cho người ở Việt Nam làm thủ tục).
- Trường hợp người lao động uỷ quyền cho công ty làm thay, giấy uỷ quyền ghi rõ phạm vi và công ty chịu trách nhiệm nộp thay phần còn thiếu.
Người nước ngoài còn nợ thuế có thể bị tạm hoãn xuất cảnh theo quy định. Làm sớm vài tuần trước ngày bay là cách tránh rủi ro rõ nhất.
Ví dụ giả định: chuyên gia sang tháng 9, về tháng 6 năm sau
Giả sử một kỹ sư được công ty mẹ cử sang Việt Nam ngày 1/9/2026, hợp đồng tại công ty con ở Việt Nam 10 tháng, về nước ngày 30/6/2027. Lương do công ty con trả một phần, công ty mẹ trả một phần ở nước ngoài.
- Năm 2026: tính theo năm dương lịch chỉ có khoảng bốn tháng. Tính theo 12 tháng liên tục từ 1/9/2026, kỹ sư có mặt đủ ngày để là cá nhân cư trú. Công ty con khấu trừ theo biểu luỹ tiến ngay từ tháng 9, và kỹ sư khai thêm phần công ty mẹ trả.
- Năm 2027: kỹ sư kết thúc hợp đồng tháng 6. Trước ngày bay, kỹ sư (hoặc công ty con được uỷ quyền) lập quyết toán cho giai đoạn đã làm, cộng đủ phần công ty mẹ trả và các khoản trả khi kết thúc như tiền phép, thưởng hoàn thành dự án.
- Sau khi về nước: nếu công ty con còn trả một khoản thưởng vào tháng 9/2027, khoản này vẫn là thu nhập phát sinh tại Việt Nam; công ty khấu trừ theo hướng dẫn cho người đã về nước và cấp chứng từ để kỹ sư dùng khi khai thuế ở nước mình.
Cách xác định năm tính thuế đầu tiên và kỳ quyết toán khi về nước trong ví dụ là cách hiểu theo quy định lâu nay; đối chiếu hướng dẫn hiện hành cho trường hợp cụ thể.
Lịch việc với người nước ngoài: việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Bảng theo dõi ngày có mặt tại Việt Nam | Nhân sự | Từ ngày đầu tiên, cập nhật mỗi chuyến đi |
| Xác định cư trú dự kiến, chọn cách khấu trừ | Kế toán tiền lương | Tháng lương đầu tiên |
| Xin bảng chi trả của công ty mẹ theo tháng | Nhân sự gửi công ty mẹ | Mỗi tháng hoặc mỗi quý |
| Kê khai phần thu nhập trả từ nước ngoài | Người lao động hoặc công ty theo thoả thuận | Theo kỳ quy định |
| Quyết toán năm (tự làm hoặc uỷ quyền) | Người lao động hoặc công ty | Ngày cuối tháng thứ 4 (cá nhân) hoặc tháng thứ 3 (tổ chức) sau năm tính thuế |
| Quyết toán khi kết thúc hợp đồng | Người lao động, công ty hỗ trợ | Trước ngày xuất cảnh |
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử cá nhân của người nước ngoài (đăng ký theo mã số thuế hoặc số định danh theo giấy tờ đang dùng): xem thu nhập công ty đã kê khai, số đã khấu trừ.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại: tiện cho người lao động tự xem trước khi quyết toán.
- Cơ quan thuế quản lý công ty hoặc nơi cư trú: hỏi về năm tính thuế đầu tiên, về trừ thuế đã nộp ở nước ngoài theo hiệp định.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài ở Việt Nam dưới 183 ngày có phải quyết toán không?
Nếu xác định là cá nhân không cư trú thì thuế thường đã khấu trừ theo thuế suất toàn phần trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam và không phải quyết toán. Cần kiểm tra thêm tiêu chí 12 tháng liên tục và nơi ở thường xuyên trước khi kết luận.
Lương công ty mẹ trả ở nước ngoài có phải khai ở Việt Nam không?
Với cá nhân cư trú, có. Thu nhập từ tiền lương cho công việc thực hiện tại Việt Nam và thu nhập toàn cầu nói chung của người cư trú đều là thu nhập chịu thuế tại Việt Nam, trừ khoản được luật cho không tính.
Đã nộp thuế ở nước mình rồi thì có bị đánh thuế hai lần không?
Có thể được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài theo quy định và theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần nếu có. Cần chứng từ nộp thuế ở nước ngoài và làm đúng thủ tục.
Người phụ thuộc ở nước ngoài có được giảm trừ không?
Cá nhân cư trú được đăng ký người phụ thuộc theo điều kiện chung, kể cả người phụ thuộc ở nước ngoài, nếu có giấy tờ chứng minh theo yêu cầu. Giấy tờ nước ngoài có thể cần dịch và hợp pháp hoá.
Về nước rồi mới nhớ chưa quyết toán thì làm sao?
Vẫn có thể uỷ quyền cho người ở Việt Nam hoặc công ty làm thủ tục thay. Nên xử lý sớm vì phần còn thiếu phát sinh tiền chậm nộp theo ngày.
Công ty có phải cấp chứng từ khấu trừ cho người nước ngoài không?
Có, khi người lao động yêu cầu và đặc biệt khi họ phải tự quyết toán hoặc cần chứng minh đã nộp thuế ở Việt Nam với cơ quan thuế nước mình.
