Người lao động uỷ quyền quyết toán thuế TNCN cho công ty: điều kiện và khi nào phải tự làm

Người lao động được uỷ quyền cho công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, đang thực tế làm việc tại công ty vào thời điểm công ty làm quyết toán, và thu nhập trong năm về cơ bản chỉ từ công ty đó — hoặc có thêm thu nhập vãng lai nhỏ đã bị khấu trừ 10% theo mức quy định. Nếu có lương từ hai nơi trở lên, đã nghỉ việc trước thời điểm quyết toán, hoặc có loại thu nhập khác cần tự kê, thì phải tự quyết toán.

Quy tắc chung là vậy, nhưng mỗi ý có vài chi tiết hay bị hiểu sai. Phần dưới đi qua từng điều kiện, các trường hợp phải tự làm, trường hợp không cần quyết toán, và việc công ty phải chuẩn bị.

Điều kiện để được uỷ quyền

Theo quy định về quản lý thuế đang áp dụng lâu nay, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công uỷ quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập khi đáp ứng:

1. Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại tổ chức đó.
2. Đang làm việc thực tế tại tổ chức vào thời điểm tổ chức quyết toán, kể cả trường hợp chưa làm đủ 12 tháng trong năm.
3. Chỉ có thu nhập tiền lương, tiền công tại tổ chức này; hoặc có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác với bình quân tháng trong năm không vượt mức quy định, đã được khấu trừ 10%, và không có yêu cầu quyết toán phần thu nhập đó.

Có một trường hợp đặc biệt: người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do tổ chức lại doanh nghiệp (sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi) thì có thể uỷ quyền tổ chức mới quyết toán cả phần thu nhập ở tổ chức cũ.

Mức thu nhập vãng lai tối đa và chi tiết điều kiện nên tra tại văn bản đang hiệu lực: từ 1/7/2026 là Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế cùng Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC về thuế thu nhập cá nhân.

Khi nào phải tự quyết toán

Tự quyết toán không phải là “bị phạt” hay bất lợi. Nhiều người tự quyết toán được hoàn thuế, nhất là khi trong năm bị khấu trừ 10% ở nơi làm thêm nhưng tổng thu nhập sau giảm trừ thấp.

Những trường hợp không phải quyết toán

Luật và văn bản hướng dẫn có quy định một số trường hợp cá nhân không phải quyết toán, ví dụ:

• Số thuế phải nộp thêm sau quyết toán rất nhỏ, không vượt mức quy định.
• Có số thuế nộp thừa nhưng không có nhu cầu hoàn hoặc bù trừ vào kỳ sau.
• Chỉ có thu nhập vãng lai nhỏ đã khấu trừ 10% ở một hoặc nhiều nơi, theo điều kiện quy định, và không yêu cầu quyết toán.

Các mức cụ thể không nêu ở đây vì cần tra đúng văn bản đang hiệu lực cho năm tính thuế. Nếu không chắc mình có thuộc diện miễn quyết toán không, cách an toàn là tự lập tờ khai thử trên ứng dụng thuế: hệ thống sẽ cho thấy số phải nộp thêm hay nộp thừa, từ đó mới quyết định.

Ví dụ giả định: ba người, ba cách

• Chị A làm tại một công ty suốt năm 2026, ký hợp đồng không xác định thời hạn, không có thu nhập nào khác. Chị ký giấy uỷ quyền trong tháng 1, công ty quyết toán thay. Chị chỉ cần vào ứng dụng thuế kiểm tra số liệu công ty đã khai.
• Anh B làm công ty X tới tháng 5, chuyển sang công ty Y từ tháng 6 (hai công ty không liên quan nhau). Năm đó anh có lương từ hai nơi, nên thường phải tự quyết toán. Anh xin chứng từ khấu trừ của công ty X ngay khi nghỉ, cuối năm xin thêm của công ty Y, rồi tự lập tờ khai trên ứng dụng.
• Chị C làm chính thức ở một công ty, thỉnh thoảng nhận viết bài cho một tạp chí, mỗi lần bị khấu trừ 10%. Nếu thu nhập viết bài bình quân tháng không vượt mức quy định và chị không cần quyết toán phần đó, chị vẫn uỷ quyền cho công ty được. Nếu muốn lấy lại khoản đã bị khấu trừ 10% vì tổng thu nhập sau giảm trừ thấp, chị tự quyết toán.

Ba ví dụ trên chỉ minh hoạ nguyên tắc; điều kiện chi tiết cần đối chiếu văn bản đang hiệu lực cho năm quyết toán.

Việc của công ty: giấy tờ, ai làm, hạn

Công ty quyết toán thay thì bù trừ số nộp thừa của người này với số nộp thiếu của người khác theo quy định; phần thừa còn lại xử lý hoàn trả hoặc bù trừ kỳ sau. Người lao động nên hỏi rõ công ty sẽ trả phần hoàn cho mình theo cách nào và khi nào.

Năm 2026: điều cần để ý khi quyết toán

• Mức giảm trừ gia cảnh mới áp dụng từ kỳ tính thuế 2026: bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Quyết toán năm 2026 (làm đầu năm 2027) là lần đầu tính cả năm theo mức này. Nếu các tháng đầu năm công ty khấu trừ theo mức cũ, quyết toán sẽ điều chỉnh lại và nhiều người có số nộp thừa.
• Biểu thuế luỹ tiến đã được sửa trong đợt sửa luật; kế toán cần dùng biểu đang hiệu lực cho năm 2026.
• Số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân từ 1/7/2025. Kiểm tra dữ liệu nhân sự để không còn người nào khai bằng mã cũ không khớp.

Người lao động tự kiểm tra ở đâu

Dù uỷ quyền hay tự làm, người lao động nên tự xem số liệu công ty đã khai cho mình:

1. Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân: mục tra cứu thông tin quyết toán, thu nhập, số thuế đã khấu trừ theo năm.
2. Người phụ thuộc: danh sách đã đăng ký, thời gian tính giảm trừ.
3. Chứng từ khấu trừ từ các nơi đã trả thu nhập trong năm.

Nếu số trên hệ thống khác số trên phiếu lương, hỏi công ty trước khi ký giấy uỷ quyền. Công ty khai sai thì công ty khai bổ sung; người lao động không tự sửa được dữ liệu công ty đã khai.