Khai thuế GTGT cho công trình, địa điểm kinh doanh ở tỉnh khác trụ sở

Khi doanh nghiệp có hoạt động ở tỉnh khác nơi đặt trụ sở — một công trình xây dựng, lắp đặt, một điểm bán — thì thuế giá trị gia tăng của phần hoạt động đó được khai theo một trong hai mô hình: khai tại cơ quan thuế nơi có hoạt động, hoặc khai tập trung tại trụ sở rồi phân bổ số thuế phải nộp cho địa phương nơi có hoạt động. Mô hình nào áp dụng tuỳ loại hoạt động, việc có lập đơn vị phụ thuộc hay không và quy định hướng dẫn quản lý thuế đang hiệu lực.

Từ ngày 1/7/2026, bộ văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế đã thay mới (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC). Cách phân loại có thể đã được điều chỉnh so với những năm trước, nên đừng khai theo thói quen. Việc chắc chắn đúng dù mô hình nào: theo dõi doanh thu, hoá đơn, số thuế riêng cho từng công trình, từng địa điểm ngay từ ngày đầu. Có số liệu tách sẵn thì khai kiểu nào cũng nhanh; không có thì khai kiểu nào cũng phải dựng lại.

Hai mô hình khai: hiểu nguyên tắc trước

Lâu nay, xu hướng của các văn bản quản lý thuế là giảm số tờ khai ngoại tỉnh bằng cách khai tập trung và phân bổ cho nhiều trường hợp, trong đó có hoạt động xây dựng ở tỉnh khác. Nhưng đó là xu hướng, không phải quy tắc để suy ra. Trước công trình ngoại tỉnh đầu tiên của năm, đọc phần khai thuế đối với hoạt động kinh doanh ngoài tỉnh trong Thông tư 89/2026/TT-BTC hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý trụ sở.

Công trình xây dựng, lắp đặt ở tỉnh khác

Nhà thầu nhận công trình ở tỉnh khác, không lập chi nhánh ở đó, là trường hợp gặp nhiều nhất. Những việc cần làm bất kể mô hình khai:

1. Mở mã công trình trên phần mềm kế toán: tên, địa chỉ công trình (ghi theo đơn vị hành chính mới sau sắp xếp), chủ đầu tư, số hợp đồng.
2. Ghi địa chỉ công trình trên hoá đơn hoặc trong nội dung hoá đơn theo cách phần mềm cho phép, để sau này lọc được doanh thu theo công trình.
3. Theo dõi hoá đơn đầu vào theo công trình: vật liệu, thuê máy, nhà thầu phụ. Thuế đầu vào dùng để khấu trừ chung ở trụ sở, nhưng khi cơ quan thuế nơi có công trình hỏi, doanh nghiệp cần biết công trình đó đã dùng những gì.
4. Theo dõi tiền thu theo từng lần nghiệm thu, thanh toán, đối chiếu với hoá đơn đã lập. Công trình dài nhiều kỳ thì mỗi kỳ có doanh thu khác nhau.
5. Xác định thuế suất theo Luật 48/2024/QH15 cho từng hạng mục; chú ý các hạng mục có thể được giảm thuế theo nghị quyết đang áp dụng.

Nếu công trình kéo dài qua năm, lập bảng theo dõi riêng gồm: giá trị hợp đồng, đã nghiệm thu, đã lập hoá đơn, đã thu tiền, số thuế đã khai (hoặc đã phân bổ) cho địa phương. Đây là bảng cơ quan thuế nơi có công trình hay đề nghị cung cấp khi đối chiếu.

Khi công trình kết thúc, đừng quên bước khép sổ công trình: đối chiếu tổng hoá đơn đã lập với giá trị quyết toán hợp đồng, lập hoá đơn cho phần còn lại (nếu có), xác nhận công nợ với chủ đầu tư và kiểm tra lần cuối số đã khai, đã nộp hoặc đã phân bổ cho địa phương. Công trình “xong” trên công trường nhưng chưa khép trên sổ là nguồn chênh lệch hay gặp khi quyết toán năm.

Điểm bán, kho, xưởng ở tỉnh khác

Với địa điểm cố định ở tỉnh khác, câu hỏi quyết định là địa điểm đó có trực tiếp bán hàng và thu tiền không.

• Điểm bán lẻ trực tiếp: thường gắn với nghĩa vụ khai ở nơi có địa điểm, hoặc khai tập trung kèm phân bổ tuỳ quy định. Hoá đơn lập tại điểm bán cần thể hiện đúng địa điểm.
• Kho chỉ chứa hàng, xưởng chỉ sản xuất để chuyển về trụ sở bán: không trực tiếp bán hàng thì lâu nay không phát sinh tờ khai giá trị gia tăng riêng. Với cơ sở sản xuất ở tỉnh khác, cần xem thêm quy định phân bổ thuế cho địa phương nơi có cơ sở sản xuất.
• Hàng điều chuyển giữa trụ sở và địa điểm: lập chứng từ điều chuyển theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC; không để hàng “đi không giấy tờ”.

Nếu địa điểm được đăng ký là chi nhánh có mã số thuế 13 số và tự khai, xem thêm cách chia việc giữa chi nhánh và trụ sở khi mới mở, thay vì để hai kế toán tự làm theo ý mình.

Ví dụ giả định: một công trình, hai cách khai

Giả sử một công ty xây dựng đặt trụ sở ở TP.HCM nhận thi công một nhà xưởng ở một tỉnh miền Tây, giá trị hợp đồng chưa có thuế là 10 tỷ đồng, thuế suất giả định 10%. Trong quý, công ty nghiệm thu và lập hoá đơn 4 tỷ đồng, thuế đầu ra 400 triệu đồng.

• Nếu khai tại nơi có công trình: công ty nộp tờ khai tại cơ quan thuế nơi có công trình cho phần doanh thu này, nộp số thuế theo tỷ lệ hoặc cách tính mà quy định đặt ra cho khai ngoại tỉnh; khi khai ở trụ sở, số đã nộp ngoại tỉnh được trừ vào số phải nộp.
• Nếu khai tập trung và phân bổ: toàn bộ 400 triệu đầu ra nằm trong tờ khai ở trụ sở cùng với thuế đầu vào của cả công ty; số thuế phải nộp sau khấu trừ (nếu có) được phân bổ một phần cho tỉnh có công trình theo cách tính quy định.

Hai cách cho ra cùng một tổng số thuế của công ty; khác nhau ở chỗ nộp vào ngân sách nào và giấy tờ nào phải lập. Con số và tỷ lệ trong ví dụ chỉ để minh hoạ luồng việc, không phải tỷ lệ phân bổ thật.

Việc, ai làm, hạn

Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra

• Ghi địa chỉ công trình theo tên cũ sau khi tỉnh, xã đã sắp xếp: dễ nộp nhầm mã địa bàn.
• Nộp tiền đúng số nhưng sai địa bàn: một nơi thấy thiếu, một nơi thấy thừa, phải làm thủ tục điều chỉnh.
• Quên công trình nhỏ: công trình vài trăm triệu ở tỉnh khác vẫn là công trình ngoại tỉnh.
• Để doanh thu công trình dồn hết vào cuối năm dù đã nghiệm thu từng phần — lệch với thời điểm lập hoá đơn theo quy định.

Tự kiểm tra trên tài khoản thuế điện tử: tra số đã nộp theo từng cơ quan thu, từng mã địa bàn; trên cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn đầu ra theo người mua là chủ đầu tư của từng công trình; và hỏi cơ quan thuế nơi có công trình nếu nhận thông báo từ họ mà không rõ lý do.