Hộ kinh doanh thuê người làm là người sử dụng lao động và người trả thu nhập. Hai nhóm việc đi kèm: về lao động — hợp đồng, bảo hiểm xã hội theo Bộ luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành; về thuế — khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi khoản trả thuộc diện phải khấu trừ, và lưu chứng từ chi trả. Cách khấu trừ phụ thuộc loại hợp đồng: người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tính theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ gia cảnh; người làm thời vụ, hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động thì khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần, trừ trường hợp có cam kết thu nhập thấp hợp lệ.
Với hộ chuyển từ khoán sang kê khai từ năm 2026, đây là phần việc nhiều hộ chưa từng làm. Mức độ nghĩa vụ khấu trừ, khai thay cho người làm của hộ kinh doanh nên đối chiếu Thông tư 87/2026/TT-BTC (chi tiết thuế thu nhập cá nhân) và hỏi thuế cơ sở quản lý hộ. Dù nghĩa vụ đến đâu, việc giữ giấy tờ trả lương đầy đủ luôn là việc nên làm.
Người làm thuộc loại nào
| Người làm | Hợp đồng | Thuế thu nhập cá nhân |
|---|---|---|
| Nhân viên làm lâu dài, đủ giờ | Hợp đồng lao động (từ 3 tháng trở lên hoặc không xác định thời hạn) | Tính theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân (từ 2026), 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc |
| Người làm theo mùa, dịp Tết | Hợp đồng dưới 3 tháng | Khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần, trừ khi có cam kết thu nhập thấp |
| Người làm theo buổi, không ký hợp đồng | Thoả thuận miệng hoặc giấy biên nhận | Như trên |
| Người thân phụ giúp, có trả tiền | Nên có thoả thuận bằng văn bản | Tuỳ loại thoả thuận, như các dòng trên |
Giảm trừ gia cảnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Với mức giảm trừ này, phần lớn người làm công cho hộ kinh doanh với mức lương phổ biến có thể chưa đến mức phải nộp thuế. Nhưng “chưa phải nộp” không có nghĩa là không cần giấy tờ: hộ vẫn cần chứng minh đã trả bao nhiêu, cho ai.
Người làm thời vụ và bản cam kết thu nhập thấp
Người làm thời vụ, hợp đồng ngắn thường có tổng thu nhập năm thấp. Quy định cho phép người có thu nhập duy nhất thuộc diện khấu trừ 10% mà ước tính tổng thu nhập tính thuế sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để không bị khấu trừ.
- Người làm tự ký cam kết và chịu trách nhiệm về nội dung.
- Hộ lưu bản cam kết cùng chứng từ trả tiền.
- Không nên “soạn sẵn” cam kết cho mọi người ký cho xong. Người làm đang có thu nhập ở nơi khác thì không đủ điều kiện cam kết, và hộ nhận cam kết biết rõ là sai thì khó giải thích.
Khi khấu trừ 10%, hộ nộp số đã khấu trừ và cấp chứng từ khấu trừ cho người làm nếu họ yêu cầu — họ cần chứng từ để quyết toán lấy lại tiền nếu cả năm thu nhập thấp.
Trả lương thế nào để có chứng từ
- Trả qua ngân hàng vào tài khoản đứng tên người làm: sao kê là chứng từ rõ nhất. Ghi nội dung chuyển khoản “tiền công tháng…”.
- Trả tiền mặt: lập phiếu chi hoặc giấy biên nhận có chữ ký người nhận, ghi số tiền, kỳ trả, số định danh cá nhân.
- Sổ theo dõi tiền công: mỗi người một dòng mỗi tháng — số ngày làm, số tiền, số đã khấu trừ (nếu có), ngày trả.
- Không trả lương bằng tiền thu của khách chuyển thẳng cho người làm, ví dụ để khách chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên rồi trừ vào lương. Doanh thu khi đó nằm ngoài tài khoản của hộ, là rủi ro lớn khi đối chiếu doanh thu.
Với hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, tiền lương thường không làm giảm số thuế của hộ. Nếu quy định hiện hành áp dụng cách tính thuế trên thu nhập (doanh thu trừ chi phí) cho hộ mình — hỏi thuế cơ sở để chắc — thì tiền lương có chứng từ là chi phí quan trọng. Dù thuộc nhóm nào, chứng từ trả lương đầy đủ đều cần thiết.
Người thân phụ giúp
Hộ kinh doanh gia đình thường có vợ, chồng, con cái phụ giúp. Hai cách làm đều hợp pháp, miễn nhất quán:
- Không trả lương: người thân là thành viên hộ hoặc phụ giúp không lấy tiền công. Không phát sinh thu nhập, không có gì phải khấu trừ.
- Trả lương thật: có thoả thuận, trả đều đặn, có chứng từ như với người ngoài. Khoản này là thu nhập của người thân và theo các quy tắc ở trên.
Cách không nên làm: ghi trả lương cho người thân trên giấy để tăng chi phí trong khi không thực trả, hoặc trả qua lại trong cùng một tài khoản gia đình. Khi bị hỏi, không có chứng từ trả tiền thật thì khoản lương đó khó được chấp nhận. Người thân nhận lương thật cũng nên được ghi vào sổ tiền công như mọi người làm khác, để khi cần đối chiếu không phải giải thích riêng từng trường hợp.
Ví dụ giả định: quán ăn thuê ba người
Giả sử một quán cơm hộ gia đình thuê: một đầu bếp làm lâu dài, lương 12 triệu đồng/tháng; một phụ bếp làm theo hợp đồng hai tháng dịp cuối năm, 6 triệu đồng/tháng; và một sinh viên chạy bàn buổi tối, trả theo tuần khoảng 1,5 triệu đồng/tuần.
- Đầu bếp: ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm theo quy định. Lương 12 triệu đồng/tháng sau giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng chưa tới mức phải nộp thuế; hộ không khấu trừ nhưng vẫn ghi sổ, giữ sao kê.
- Phụ bếp hợp đồng hai tháng: mỗi lần trả 6 triệu đồng, thuộc diện khấu trừ 10% nếu không có cam kết. Người này không có thu nhập nơi khác, đủ điều kiện và làm cam kết theo mẫu; hộ lưu cam kết, không khấu trừ.
- Sinh viên chạy bàn: mỗi lần trả dưới 2 triệu đồng, không thuộc ngưỡng khấu trừ 10% theo từng lần trả. Hộ vẫn giữ biên nhận hoặc sao kê từng lần. Trả theo tuần ở đây là thoả thuận thật từ đầu; chia nhỏ lần trả chỉ để né ngưỡng là cách làm sai bản chất và không nên áp dụng.
Các con số chỉ để minh hoạ cách phân loại. Mức lương thật, hợp đồng và điều kiện cam kết của từng người cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Việc, ai làm, hạn và chỗ tự kiểm tra
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng hoặc thoả thuận bằng văn bản, ghi số định danh cá nhân người làm | Chủ hộ | Trước ngày bắt đầu làm |
| Đăng ký bảo hiểm cho người thuộc diện | Chủ hộ | Theo thời hạn của Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành |
| Nhận cam kết thu nhập thấp (nếu có), lưu cùng hồ sơ | Chủ hộ | Trước lần trả đầu tiên |
| Trả lương có chứng từ, ghi sổ tiền công | Chủ hộ | Mỗi lần trả |
| Khai, nộp số thuế đã khấu trừ (nếu có) | Chủ hộ | Theo kỳ và hạn hướng dẫn cho hộ trả thu nhập |
| Cấp chứng từ khấu trừ cho người làm khi được yêu cầu | Chủ hộ | Khi người làm cần |
Tự kiểm tra: ứng dụng thuế trên điện thoại của chủ hộ (tờ khai đang chờ, số đã nộp), ứng dụng thuế của người làm (thu nhập hộ đã kê khai cho họ, nếu có), và thuế cơ sở quản lý hộ để hỏi về nghĩa vụ khai khấu trừ áp dụng cho hộ mình.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có phải ký hợp đồng lao động với người làm không?
Người làm có quan hệ lao động với hộ thì theo Bộ luật Lao động cần có hợp đồng lao động, với loại và hình thức phù hợp. Hợp đồng còn là căn cứ để xác định cách khấu trừ thuế.
Lương dưới 15,5 triệu đồng/tháng thì có cần làm gì về thuế không?
Người có hợp đồng lao động dài hạn với mức lương đó thường chưa phải nộp thuế sau giảm trừ bản thân. Hộ vẫn nên lưu chứng từ trả lương và, nếu thuộc diện phải khai, kê khai thu nhập đã trả theo hướng dẫn.
Trả tiền mặt cho người làm có được không?
Được, nhưng cần giấy biên nhận có chữ ký. Trả qua ngân hàng vẫn là cách để lại chứng từ rõ ràng nhất.
Người làm thời vụ không muốn bị trừ 10% thì làm sao?
Nếu người đó chỉ có thu nhập này và ước tính cả năm chưa tới mức phải nộp thuế, họ có thể làm cam kết theo mẫu. Nếu không đủ điều kiện, hộ khấu trừ và cấp chứng từ để họ quyết toán lấy lại phần nộp thừa.
Con cái phụ bán hàng có phải trả lương không?
Không bắt buộc. Nếu trả lương thật thì làm như với người ngoài, có chứng từ. Không nên ghi trả lương trên giấy mà không trả thật.
Người làm là người nước ngoài hoặc ở tỉnh khác có gì khác không?
Cách khấu trừ vẫn theo loại hợp đồng và tư cách cư trú của người làm. Với người nước ngoài, cần kiểm tra thêm giấy phép lao động và tư cách cư trú; với người ở tỉnh khác thì không có khác biệt về thuế, chỉ cần ghi đúng số định danh cá nhân.
Tiền lương có làm giảm thuế của hộ không?
Với hộ nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, thường không. Nếu hộ được tính thuế trên thu nhập theo quy định hiện hành, tiền lương có chứng từ là chi phí được tính. Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết hộ mình áp dụng cách nào.
