Trả lương thực nhận cố định, công ty chịu thuế thay: quy đổi thu nhập tính thuế và khai cho đúng

Khi hợp đồng ghi lương thực nhận cố định (thường gọi là lương net) và công ty chịu thuế thu nhập cá nhân thay, thì số thuế công ty trả thay cũng là thu nhập của người lao động. Vì vậy không thể tính thuế trên con số thực nhận: phải quy đổi thu nhập không bao gồm thuế thành thu nhập tính thuế theo bảng quy đổi trong văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân, rồi mới tính số phải khấu trừ.

Làm đúng thì tờ khai, chứng từ khấu trừ và quyết toán đều dùng con số đã quy đổi (lớn hơn lương thực nhận). Làm sai — tính thuế trên lương thực nhận — là khấu trừ thiếu một cách có hệ thống, tháng nào cũng thiếu, và thường lộ ra khi người lao động tự quyết toán hoặc khi kiểm tra.

Lương thực nhận trong mắt thuế: thu nhập thật là bao nhiêu

Nguyên tắc: thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công gồm mọi khoản người lao động được hưởng từ việc làm, kể cả khoản công ty trả thay cho họ. Với hợp đồng lương thực nhận, thu nhập chịu thuế thường gồm:

• Lương thực nhận ghi trên hợp đồng.
• Thuế thu nhập cá nhân công ty nộp thay.
• Phần bảo hiểm bắt buộc của người lao động nếu công ty cũng đóng thay (phần này sau đó lại được trừ khi tính thu nhập tính thuế, như với mọi người đóng bảo hiểm).
• Các khoản chịu thuế khác công ty trả thay: tiền nhà vượt mức được tính, học phí của con, một số khoản bảo hiểm tự nguyện theo quy định.

Phần bảo hiểm của công ty (phần người sử dụng lao động đóng) thì không phải thu nhập của người lao động.

Quy đổi: làm theo bảng nào, theo thứ tự nào

Văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân có bảng quy đổi thu nhập không bao gồm thuế sang thu nhập tính thuế, tương ứng với biểu thuế luỹ tiến từng phần. Khi biểu thuế thay đổi, bảng quy đổi thay đổi theo — tra bảng trong văn bản đang hiệu lực, không dùng bảng in từ vài năm trước.

1. Lấy tổng các khoản thực nhận và khoản trả thay (trừ phần thuế — vì thuế là thứ đang cần tìm).
2. Trừ các khoản không chịu thuế, khoản miễn thuế (nếu có) và bảo hiểm bắt buộc phần người lao động.
3. Trừ giảm trừ gia cảnh: bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc đã đăng ký 6,2 triệu đồng/tháng, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Kết quả là thu nhập làm căn cứ quy đổi (chưa gồm thuế).
4. Đưa con số này qua bảng quy đổi để ra thu nhập tính thuế.
5. Áp biểu luỹ tiến lên thu nhập tính thuế để ra số thuế phải khấu trừ; cộng số thuế đó trở lại để có tổng thu nhập chịu thuế ghi trên tờ khai, chứng từ.

Phần mềm tiền lương thường làm sẵn phép quy đổi. Việc của kế toán là kiểm tra phần mềm đã cập nhật đúng bảng và mức giảm trừ đang áp dụng, nhất là ở những tháng chính sách thay đổi.

Khai tháng, chứng từ khấu trừ và quyết toán

• Tờ khai tháng, quý: ghi tổng thu nhập chịu thuế sau quy đổi và số thuế đã khấu trừ, không ghi lương thực nhận.
• Chứng từ khấu trừ cấp cho người lao động: ghi thu nhập chịu thuế đã quy đổi và số thuế công ty đã nộp thay. Người lao động cần con số này nếu tự quyết toán hoặc có thu nhập nơi khác.
• Quyết toán năm: thuế tính theo năm có thể khác tổng các tháng (do thưởng dồn, thay đổi người phụ thuộc giữa năm). Với lương thực nhận, phần chênh lệch nộp thêm khi quyết toán nếu công ty chịu, thì bản thân khoản chịu thêm đó cũng là thu nhập — phải tính lại một vòng quy đổi.
• Người lao động có thu nhập nơi khác và tự quyết toán: họ cộng thu nhập đã quy đổi từ công ty với thu nhập nơi khác. Nếu số phải nộp thêm phát sinh vì thu nhập nơi khác, hợp đồng lương thực nhận thường không bao phần này — ghi rõ trong hợp đồng.

Khi chính sách thay đổi: giảm trừ mới, biểu thuế mới

Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh tăng lên. Với hợp đồng lương thực nhận, lợi ích này rơi vào công ty: người lao động vẫn nhận đúng số cũ, còn số thuế công ty phải trả thay giảm xuống. Với hợp đồng lương gộp, lợi ích rơi vào người lao động (thực nhận tăng).

Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi và văn bản hướng dẫn từ 1/7/2026 (Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC) cũng điều chỉnh biểu thuế luỹ tiến. Số bậc và khoảng thu nhập mới cần tra trực tiếp ở văn bản; bảng quy đổi đi theo biểu thuế nên cũng phải cập nhật. Điểm cần làm ngay:

• Kiểm tra phần mềm tiền lương đã dùng bảng mới từ kỳ nào.
• Rà lại hợp đồng lương thực nhận xem có điều khoản chia lợi ích hoặc rủi ro khi chính sách thuế thay đổi không.
• Với năm có thay đổi giữa năm, chú ý cách quyết toán cả năm theo hướng dẫn.

Chi phí được trừ và điều khoản hợp đồng

Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp lâu nay, khi hợp đồng lao động ghi rõ tiền lương không bao gồm thuế thu nhập cá nhân, khoản thuế doanh nghiệp nộp thay được coi là một phần chi phí tiền lương và được tính vào chi phí được trừ, nếu đáp ứng các điều kiện chung. Nếu hợp đồng không ghi, khoản nộp thay dễ bị loại. Kiểm tra lại quy định hiện hành về chi phí được trừ khi áp dụng.

Hợp đồng lương thực nhận nên ghi rõ:

1. Con số thực nhận là sau những khoản nào (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm bắt buộc phần người lao động).
2. Khoản trả thay nào công ty chịu, khoản nào không (ví dụ thuế phát sinh từ thu nhập nơi khác).
3. Khi chính sách thuế, bảo hiểm thay đổi, con số nào giữ cố định.
4. Trách nhiệm cung cấp giấy tờ người phụ thuộc — thiếu giấy tờ thì công ty chịu thuế cao hơn.

Ví dụ giả định

Giả sử một kỹ sư nhận lương thực nhận cố định hằng tháng, công ty chịu cả thuế thu nhập cá nhân lẫn phần bảo hiểm bắt buộc của người lao động, kỹ sư có một người phụ thuộc đã đăng ký. Hằng tháng kế toán làm:

1. Cộng lương thực nhận với phần bảo hiểm người lao động do công ty đóng thay.
2. Trừ bảo hiểm bắt buộc phần người lao động, trừ 15,5 triệu đồng giảm trừ bản thân và 6,2 triệu đồng cho người phụ thuộc — ra thu nhập làm căn cứ quy đổi.
3. Tra bảng quy đổi hiện hành để có thu nhập tính thuế, áp biểu luỹ tiến ra số thuế.
4. Ghi lên tờ khai tháng: thu nhập chịu thuế bằng tổng của lương thực nhận, bảo hiểm trả thay và số thuế vừa tính.

Tháng có thưởng thực nhận, lặp lại đúng các bước với tổng thu nhập tháng đó. Cuối năm, quyết toán theo năm; nếu phải nộp thêm và công ty chịu, tính thêm một vòng quy đổi cho khoản chịu thêm.

Việc, ai làm, hạn và chỗ tự kiểm tra

Chỗ kiểm: tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (tờ khai, bảng kê quyết toán); người lao động kiểm thu nhập đã được khai cho mình trên ứng dụng thuế trên điện thoại — nếu thấy con số bằng lương thực nhận thì đó là dấu hiệu chưa quy đổi.