Kỳ khai thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp trả lương đi theo kỳ khai thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp đang khai giá trị gia tăng theo tháng thì khai thu nhập cá nhân khấu trừ theo tháng; đang khai theo quý thì khai theo quý. Doanh nghiệp không tự chọn kỳ khai riêng cho thuế thu nhập cá nhân, trừ những trường hợp đặc thù văn bản hướng dẫn quy định riêng.
Trả lời xong câu “tháng hay quý” mới là một nửa. Nửa còn lại là: kỳ nào phải nộp tờ khai, số khấu trừ tính thế nào khi mức giảm trừ gia cảnh đã đổi từ kỳ tính thuế 2026, và cuối năm phải làm gì. Phần dưới đi lần lượt.
Nguyên tắc: một kỳ khai cho hai loại thuế
Theo Luật Quản lý thuế và nghị định hướng dẫn, tổ chức trả thu nhập khấu trừ thuế thì khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc quý, cùng kỳ với thuế giá trị gia tăng. Cách xác định kỳ khai giá trị gia tăng (dựa vào doanh thu năm trước, hay doanh nghiệp mới hoạt động) đã có bài riêng trong chuyên mục thay đổi đăng ký thuế.
| Doanh nghiệp đang khai giá trị gia tăng | Khai thu nhập cá nhân khấu trừ | Hạn nộp tờ khai và tiền |
|---|---|---|
| Theo tháng | Theo tháng | Ngày 20 tháng sau |
| Theo quý | Theo quý | Ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau |
| Không thuộc diện khai giá trị gia tăng | Theo quy định riêng tại văn bản hướng dẫn | Tra văn bản đang hiệu lực |
Hạn nộp theo Luật Quản lý thuế; từ 1/7/2026 nghị định hướng dẫn là Nghị định 252/2026/NĐ-CP, nên kiểm tra lại nếu có điều chỉnh. Khi doanh nghiệp đổi kỳ khai giá trị gia tăng từ đầu năm, kỳ khai thu nhập cá nhân đổi theo.
Kỳ nào phải nộp tờ khai, kỳ nào không
Đây là chỗ nhiều kế toán hiểu khác nhau. Nguyên tắc được áp dụng lâu nay: tổ chức trả thu nhập có phát sinh khấu trừ thuế trong kỳ thì nộp tờ khai; kỳ trả lương nhưng không ai đến mức phải khấu trừ thì thuộc trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ đó.
- Công ty ba người, lương mỗi người sau giảm trừ chưa đến mức chịu thuế: các tháng đó không có số khấu trừ, thường không phải nộp tờ khai tháng.
- Tháng có thưởng làm một người phát sinh khấu trừ: tháng đó phải nộp tờ khai.
- Trả tiền cho cộng tác viên từ 2 triệu đồng/lần và khấu trừ 10%: kỳ đó có khấu trừ, phải nộp.
Tuy vậy, quy định về trường hợp không phát sinh đã thay đổi vài lần qua các thời kỳ. Khi áp dụng cho năm 2026 và sau đó, xác nhận lại tại Nghị định 252/2026/NĐ-CP hoặc hỏi cơ quan thuế quản lý, thay vì mặc định theo thói quen cũ. Dù kỳ nào không phải nộp tờ khai, quyết toán năm vẫn phải làm nếu trong năm có trả thu nhập.
Tính số khấu trừ hằng tháng với mức giảm trừ mới
Với người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên, doanh nghiệp khấu trừ theo biểu thuế luỹ tiến từng phần trên thu nhập tính thuế của tháng. Trình tự tính:
- Lấy tổng thu nhập chịu thuế của tháng: lương, thưởng, phụ cấp chịu thuế (trừ các khoản được miễn theo quy định).
- Trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng.
- Trừ giảm trừ gia cảnh: từ kỳ tính thuế 2026, bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc đã đăng ký 6,2 triệu đồng/tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15).
- Phần còn lại là thu nhập tính thuế, áp biểu thuế luỹ tiến hiện hành.
Ví dụ giả định: một nhân viên có thu nhập chịu thuế 30 triệu đồng trong tháng, đóng bảo hiểm bắt buộc giả sử 3 triệu, có một người phụ thuộc đã đăng ký. Thu nhập tính thuế là 30 − 3 − 15,5 − 6,2 = 5,3 triệu đồng. Số thuế khấu trừ bằng phần thu nhập này nhân với thuế suất của các bậc tương ứng trong biểu luỹ tiến.
Biểu thuế luỹ tiến đã được sửa trong đợt sửa luật thuế thu nhập cá nhân; số bậc và khoảng thu nhập của từng bậc nên tra tại văn bản đang hiệu lực (Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân và Thông tư 87/2026/TT-BTC), không dùng bảng cũ trong phần mềm lương chưa cập nhật.
Người phụ thuộc và giấy tờ phía người lao động
Giảm trừ cho người phụ thuộc chỉ được tính khi người phụ thuộc đã được đăng ký. Doanh nghiệp nhận hồ sơ từ người lao động và làm thủ tục đăng ký qua tổ chức trả thu nhập theo mẫu tại văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.
- Số định danh cá nhân của người lao động và người phụ thuộc: từ 1/7/2025 số định danh dùng thay mã số thuế cá nhân.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ và điều kiện của người phụ thuộc (con, cha mẹ, người khác thuộc diện được tính) theo quy định.
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng thời gian; vợ chồng cùng đăng ký một con là lỗi hay gặp khi quyết toán.
Người lao động ký hợp đồng dưới 3 tháng, cộng tác viên không ký hợp đồng lao động đi theo cơ chế khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần — đã có bài riêng trong chuyên mục này.
Lịch việc cả năm: việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Cập nhật mức giảm trừ, biểu thuế trong phần mềm lương | Kế toán, nhân sự | Trước kỳ lương đầu tiên áp dụng |
| Nhận, đăng ký người phụ thuộc mới | Nhân sự nhận hồ sơ, kế toán nộp | Khi người lao động đề nghị |
| Tính, khấu trừ thuế khi trả lương | Kế toán | Mỗi kỳ trả lương |
| Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (kỳ có phát sinh) | Kế toán, ký số doanh nghiệp | Tháng: ngày 20 tháng sau; quý: ngày cuối cùng tháng đầu quý sau |
| Nộp tiền thuế đã khấu trừ | Kế toán lập, chủ doanh nghiệp duyệt | Cùng hạn tờ khai |
| Cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi có yêu cầu hoặc khi nghỉ việc | Kế toán | Theo quy định về chứng từ điện tử |
| Thu giấy uỷ quyền quyết toán của người lao động | Nhân sự | Tháng 1 năm sau |
| Quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm của tổ chức | Kế toán | Ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm dương lịch |
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hiện nay là chứng từ điện tử; quy định về chứng từ được thay mới cùng hoá đơn từ 1/7/2026 tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Phần mềm lương vẫn dùng mức giảm trừ cũ trong các tháng đầu năm 2026: khấu trừ thừa, cuối năm phải điều chỉnh khi quyết toán.
- Khai thu nhập cá nhân theo quý trong khi giá trị gia tăng theo tháng: tờ khai sai kỳ, hệ thống ghi nhận thiếu tờ khai tháng.
- Có khấu trừ nhưng quên nộp tờ khai vì nghĩ “công ty nhỏ không phải khai”. Tiền đã giữ lại của người lao động mà chưa nộp là khoản rất khó giải thích.
- Không cấp chứng từ khấu trừ cho người nghỉ việc giữa năm, khiến họ không tự quyết toán được.
Tự kiểm tra ở tài khoản thuế điện tử: danh sách tờ khai thu nhập cá nhân phải nộp khớp kỳ khai giá trị gia tăng; các kỳ có khấu trừ đều có tờ khai được chấp nhận và tiền đã nộp. Người lao động có thể tự tra số thuế doanh nghiệp đã khai cho mình trên ứng dụng thuế trên điện thoại — nếu nhiều người thắc mắc cùng một chỗ, đó là dấu hiệu số liệu khai có vấn đề.
Câu hỏi thường gặp
Công ty chỉ có một nhân viên lương thấp thì có phải khai thuế thu nhập cá nhân không?
Kỳ không phát sinh số thuế khấu trừ thì theo nguyên tắc lâu nay không phải nộp tờ khai kỳ đó; nên xác nhận lại theo nghị định đang hiệu lực. Tuy nhiên cuối năm công ty vẫn phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân vì có trả thu nhập.
Doanh nghiệp khai giá trị gia tăng theo quý có được khai thu nhập cá nhân theo tháng không?
Theo nguyên tắc chung, kỳ khai thu nhập cá nhân khấu trừ đi theo kỳ khai giá trị gia tăng. Doanh nghiệp khai quý thì khai thu nhập cá nhân theo quý.
Mức giảm trừ 15,5 triệu áp dụng từ tháng nào?
Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 áp dụng mức giảm trừ gia cảnh mới từ kỳ tính thuế 2026, tức cho thu nhập của năm 2026. Nếu các tháng đầu năm đã khấu trừ theo mức cũ thì phần chênh lệch được điều chỉnh khi quyết toán.
Người phụ thuộc đăng ký giữa năm có được tính cả năm không?
Giảm trừ người phụ thuộc tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định. Nếu đăng ký muộn, phần giảm trừ của các tháng trước có thể được tính khi quyết toán năm, với điều kiện đủ hồ sơ.
Tiền thưởng Tết trả vào tháng 1 năm sau tính vào năm nào?
Thu nhập từ tiền lương, tiền công được xác định theo thời điểm tổ chức trả thu nhập cho người lao động theo quy định. Khoản thưởng trả trong tháng 1 năm sau thường thuộc thu nhập của năm trả; nên đối chiếu với hướng dẫn hiện hành khi có trường hợp đặc biệt.
Người lao động hỏi số thuế công ty đã khai cho mình thì xem ở đâu?
Người lao động có thể đăng nhập ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân để xem thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ do tổ chức trả thu nhập khai. Doanh nghiệp cũng cấp chứng từ khấu trừ khi được yêu cầu.
