Nguyên tắc chung: mọi khoản doanh nghiệp trả cho người lao động bằng tiền hay hiện vật đều là thu nhập từ tiền lương, tiền công, trừ những khoản luật và văn bản hướng dẫn liệt kê là không tính vào thu nhập chịu thuế. Trong nhóm “không tính” lại chia hai: khoản không tính toàn bộ nếu đúng hình thức (ví dụ ăn giữa ca do doanh nghiệp tự tổ chức, đồng phục cấp bằng hiện vật), và khoản chỉ không tính trong một mức (ví dụ chi bằng tiền thay cho bữa ăn hay đồng phục).
Các mức cụ thể không nên nhớ theo thói quen: Luật Thuế thu nhập cá nhân đã sửa đổi, và từ ngày 1/7/2026 hướng dẫn chi tiết theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Bài này đi theo nguyên tắc đã ổn định nhiều năm, chỉ ra khoản nào cần xem mức và giấy tờ nào quyết định một khoản được coi là không tính hay bị cộng vào thu nhập.
Ba nhóm khoản chi cho người lao động
| Nhóm | Ví dụ | Điều quyết định |
|---|---|---|
| Tính toàn bộ vào thu nhập chịu thuế | Lương, thưởng, phụ cấp chức vụ theo quy chế riêng của doanh nghiệp, tiền hỗ trợ không gắn với công việc, bảo hiểm tự nguyện mua riêng cho từng người | Bản chất là thu nhập của cá nhân |
| Không tính nếu đúng hình thức | Bữa ăn giữa ca do doanh nghiệp nấu hoặc đặt suất; đồng phục cấp bằng hiện vật; xe đưa đón tập thể; chi phí công tác theo quy chế | Hình thức chi và chứng từ |
| Không tính trong một mức | Tiền ăn giữa ca chi bằng tiền; đồng phục chi bằng tiền; một số khoản khoán chi | Mức theo văn bản hiện hành và quy chế nội bộ |
Phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật (phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp khu vực theo quy định của Nhà nước, trợ cấp một lần theo Bộ luật Lao động khi đủ điều kiện…) là một nhóm riêng không tính vào thu nhập chịu thuế. Phụ cấp do doanh nghiệp tự đặt tên giống vậy nhưng không có căn cứ pháp luật thì không thuộc nhóm này.
Tiền ăn trưa và đồng phục
Tiền ăn giữa ca: nếu doanh nghiệp tự tổ chức bữa ăn hoặc thuê đơn vị cung cấp suất ăn cho người lao động, lâu nay khoản này không tính vào thu nhập chịu thuế. Nếu doanh nghiệp không tổ chức mà chi thẳng tiền vào lương, phần không vượt mức hướng dẫn của cơ quan quản lý lao động không tính, phần vượt tính vào thu nhập. Mức này đã thay đổi nhiều lần; tra mức đang áp dụng khi lập quy chế.
Đồng phục: cấp bằng hiện vật (áo, giày có logo, trang phục bảo hộ) không tính. Chi bằng tiền thay đồng phục thì lâu nay chỉ không tính trong một mức theo năm; phần vượt tính vào thu nhập. Trang phục bảo hộ lao động là nhóm khác, gắn với an toàn lao động.
Giấy tờ cần có cho cả hai khoản: quy chế nội bộ nêu rõ hình thức và mức chi, hợp đồng với đơn vị cung cấp suất ăn hoặc may đồng phục, hoá đơn, danh sách người nhận. Thiếu quy chế, khoản chi bằng tiền dễ bị coi như phụ cấp thông thường.
Điện thoại, xăng xe, công tác phí
- Khoán điện thoại, văn phòng phẩm, công tác phí: lâu nay khoản khoán chi phục vụ công việc không tính vào thu nhập chịu thuế nếu mức khoán phù hợp với quy định của Nhà nước (với đơn vị có áp dụng) hoặc với quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Mức khoán vượt xa nhu cầu công việc thì khó giải thích là “phục vụ công việc”.
- Xăng xe đi công tác: thanh toán theo chứng từ thực tế hoặc khoán theo quy chế công tác — thường không tính.
- Tiền xăng, tiền đi lại hằng ngày từ nhà tới nơi làm trả bằng tiền cho từng người: đây là hỗ trợ đi lại cá nhân, lâu nay tính vào thu nhập chịu thuế. Khác với xe đưa đón tập thể do doanh nghiệp tổ chức — khoản này không tính.
- Chi phí đi lại, ăn ở khi công tác thanh toán theo hoá đơn, chứng từ: không phải thu nhập của cá nhân.
Chỗ hay sai: gộp nhiều khoản vào một dòng “phụ cấp khác” trên bảng lương. Khi kiểm tra, cả dòng đó dễ bị coi là thu nhập chịu thuế vì không tách được phần nào là khoán công việc. Tách dòng theo từng khoản, mỗi khoản dẫn chiếu một điều trong quy chế.
Nhà ở, bảo hiểm, học phí và các khoản lớn
- Tiền thuê nhà, điện nước doanh nghiệp trả thay cho người lao động: lâu nay tính vào thu nhập chịu thuế theo một cách riêng, có giới hạn phần tính so với tổng thu nhập. Tra cách tính hiện hành trước khi ký hợp đồng thuê nhà cho nhân viên.
- Nhà ở tập thể, nhà ở giữa ca do doanh nghiệp xây hoặc thuê cho người lao động ở miễn phí (ví dụ khu công nghiệp): có quy định riêng, thường không tính.
- Bảo hiểm: bảo hiểm bắt buộc theo luật không tính; bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc có tích luỹ phí mua riêng cho từng người thường tính vào thu nhập; một số loại bảo hiểm sức khoẻ không tích luỹ có quy định riêng.
- Học phí cho con người lao động, chi phí đào tạo: đào tạo nâng cao chuyên môn phục vụ công việc không tính; học phí cho con là thu nhập (trừ một số trường hợp đặc thù theo hướng dẫn).
- Hiếu hỉ, hỗ trợ khó khăn đột xuất theo quy chế: thường có quy định riêng, cần hồ sơ chứng minh hoàn cảnh.
Ví dụ giả định: một dòng phụ cấp tách thành bốn
Giả sử một công ty trả mỗi nhân viên văn phòng một khoản “phụ cấp” 4 triệu đồng/tháng, ghi một dòng trên bảng lương. Khi rà lại, kế toán tách được:
- 1 triệu tiền ăn trưa chi bằng tiền vì công ty không nấu ăn — cần so với mức đang áp dụng; phần trong mức không tính.
- 500 nghìn khoán điện thoại cho nhân viên kinh doanh phải gọi khách — không tính nếu quy chế có điều khoản khoán phù hợp.
- 1,5 triệu hỗ trợ xăng xe đi làm hằng ngày — tính vào thu nhập chịu thuế.
- 1 triệu “phụ cấp trách nhiệm” theo quyết định của giám đốc — tính vào thu nhập chịu thuế.
Trước khi tách, cả 4 triệu hoặc được coi là không tính (sai, làm thiếu thuế) hoặc bị tính hết (thiệt cho người lao động). Sau khi tách, mỗi khoản có căn cứ riêng. Việc cần làm song song: sửa quy chế, sửa hợp đồng lao động hoặc phụ lục để ghi đúng từng khoản.
Rà phụ cấp: việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Liệt kê mọi khoản chi cho người lao động ngoài lương | Kế toán tiền lương | Đầu năm, hoặc ngay khi có văn bản mới |
| Phân từng khoản vào ba nhóm, tra mức hiện hành | Kế toán trưởng | Trước kỳ lương kế tiếp |
| Sửa quy chế tài chính, quy chế lương thưởng | Giám đốc ký ban hành | Trước khi áp dụng |
| Sửa hợp đồng lao động hoặc phụ lục cho khớp | Nhân sự | Cùng lúc |
| Tách dòng trên bảng lương, cập nhật phần mềm tính thuế | Kế toán tiền lương | Kỳ lương đầu tiên áp dụng |
| Tờ khai khấu trừ theo kỳ với cách tính mới | Kế toán | Hạn tờ khai của kỳ |
Lưu ý thêm: cách một khoản được xử lý với thuế thu nhập cá nhân không quyết định luôn việc nó có tính đóng bảo hiểm xã hội hay có là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Ba luật dùng ba tiêu chí khác nhau; rà một lần cho cả ba.
Tự kiểm tra ở đâu
- Văn bản đang hiệu lực: Luật Thuế thu nhập cá nhân, Nghị định 253/2026/NĐ-CP, Thông tư 87/2026/TT-BTC — phần các khoản không tính vào thu nhập chịu thuế.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp: tờ khai khấu trừ đã nộp, đối chiếu tổng thu nhập chịu thuế đã kê khai với bảng lương.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại của người lao động: thu nhập doanh nghiệp đã kê khai cho họ — nếu thấp bất thường so với lương thực nhận, có thể đang để sót khoản chịu thuế.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi bằng văn bản với khoản lớn, lặp lại hằng tháng mà không chắc cách xử lý.
Câu hỏi thường gặp
Công ty không có căng tin, trả tiền ăn trưa vào lương thì có tính thuế không?
Phần trong mức theo hướng dẫn đang áp dụng không tính, phần vượt tính vào thu nhập chịu thuế. Cần quy chế ghi rõ đây là tiền ăn giữa ca, không gộp vào phụ cấp chung.
Đồng phục may cho nhân viên có cần định giá từng bộ không?
Nếu cấp bằng hiện vật thì không tính vào thu nhập, nhưng vẫn cần hoá đơn may và danh sách cấp phát để chứng minh. Nếu đưa tiền thay đồng phục thì mới cần so với mức theo văn bản.
Khoán điện thoại bao nhiêu thì không bị tính thuế?
Không có con số chung cho mọi doanh nghiệp tư nhân; nguyên tắc là mức khoán phù hợp quy chế tài chính, quy chế nội bộ và nhu cầu công việc. Khoán quá cao so với vị trí thì khó chứng minh.
Tiền xăng cho nhân viên đi làm có khác tiền xăng đi gặp khách không?
Khác. Đi gặp khách là chi phục vụ công việc, thanh toán hoặc khoán theo quy chế thì thường không tính. Hỗ trợ đi lại từ nhà tới công ty hằng ngày là thu nhập của cá nhân.
Công ty mua bảo hiểm sức khoẻ cho toàn bộ nhân viên có phải tính thuế không?
Tuỳ loại bảo hiểm. Bảo hiểm không có tích luỹ phí có quy định riêng, bảo hiểm có tích luỹ mua cho từng người thường tính. Đọc kỹ hợp đồng bảo hiểm và đối chiếu Thông tư 87/2026/TT-BTC.
Sửa quy chế giữa năm có được áp dụng ngay không?
Quy chế áp dụng từ ngày ban hành cho các khoản chi phát sinh sau đó. Không áp dụng ngược cho các kỳ đã trả; nếu các kỳ trước khai sai thì xử lý bằng khai bổ sung.
