Thành lập công ty nhưng chưa hoạt động ngay: việc thuế tối thiểu trong những tháng chờ

Công ty đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng mấy tháng tới chưa bán hàng — vì đang chờ giấy phép con, chờ mặt bằng, chờ vốn — thì nghĩa vụ kê khai vẫn bắt đầu chạy từ khi có mã số thuế. Việc tối thiểu gồm: treo biển, có chữ ký số và tài khoản thuế điện tử, nộp tờ khai không phát sinh đúng kỳ, và cuối năm nộp báo cáo tài chính cùng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, kể cả khi số liệu bằng không.

Tin tốt là khối lượng thật sự không lớn: vài giờ mỗi quý nếu có lịch. Tin xấu là nếu bỏ mặc, những tờ khai “trắng” bị trễ sẽ cộng dồn thành tiền phạt, và công ty có thể bị xác minh địa chỉ đúng lúc chưa có ai ngồi ở đó. Nếu thời gian chờ dài, tạm ngừng kinh doanh thường là lựa chọn gọn hơn.

Vì sao chưa bán hàng vẫn có nghĩa vụ

Nghĩa vụ kê khai gắn với mã số thuế đang hoạt động, không gắn với việc có doanh thu hay không. Khi cơ quan thuế cấp mã, hệ thống tự ghi nhận doanh nghiệp phải nộp những loại tờ khai nào, theo kỳ nào. Từ đó, mỗi kỳ không có tờ khai là một kỳ bị ghi “chưa nộp”, bất kể lý do.

Những thứ khác cũng bắt đầu chạy từ ngày cấp giấy chứng nhận:

• Thời hạn góp vốn điều lệ theo Luật Doanh nghiệp, tính từ ngày cấp giấy chứng nhận. Góp không đủ trong hạn thì phải làm thủ tục điều chỉnh vốn; để quá hạn là vi phạm về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghĩa vụ hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Chưa kinh doanh vẫn phải có người nhận thư, có biển hiệu. Đây là điểm các công ty “chờ” hay hổng nhất.
• Kỳ kế toán năm đầu tiên bắt đầu, dù sổ sách chỉ có vài dòng chi phí thành lập.

Còn một điều đã thay đổi theo hướng nhẹ đi: lệ phí môn bài đã bãi bỏ từ ngày 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Công ty thành lập từ năm 2026 không còn khoản này, cũng không còn tờ khai lệ phí môn bài.

Việc phải làm ngay trong tháng đầu

1. Treo biển hiệu tại trụ sở, đúng tên đăng ký và địa chỉ. Nếu trụ sở là nhà riêng hay phòng thuê chung, biển nhỏ cũng được, miễn nhìn thấy.
2. Mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Không có chữ ký số thì không nộp được tờ khai điện tử nào.
3. Đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử, đổi mật khẩu, ghi rõ email và số điện thoại nhận thông báo là của người thật sự theo dõi.
4. Kiểm tra danh sách tờ khai phải nộp trên tài khoản: loại tờ khai, kỳ khai (tháng hay quý). Doanh nghiệp mới thường khai thuế giá trị gia tăng theo quý; kiểm tra điều cơ quan thuế đang ghi nhận thay vì đoán.
5. Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và góp vốn qua tài khoản đó, giữ chứng từ góp vốn.
6. Chọn người giữ sổ sách: kế toán dịch vụ hoặc người trong nhà. Dù chưa có giao dịch, ai đó phải nhớ hạn.

Ba việc có thể để sau cho tới khi sắp bán hàng: đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, liên kết tài khoản ngân hàng để nộp thuế điện tử (nếu chưa có khoản phải nộp), và đăng ký lao động nếu chưa tuyển ai.

Chọn phương pháp thuế và kỳ khai khi chưa có số liệu

Doanh nghiệp mới thường phải chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng ngay từ khi đăng ký. Khi chưa hoạt động, dễ chọn theo cảm tính. Hai gợi ý:

• Nghĩ về khách hàng tương lai, không nghĩ về mấy tháng chờ. Nếu khách sẽ là doanh nghiệp cần hoá đơn để khấu trừ, phương pháp khấu trừ thường phù hợp hơn.
• Chi phí trong thời gian chờ có thuế đầu vào. Tiền thuê nhà, mua thiết bị, sửa mặt bằng đều có hoá đơn giá trị gia tăng. Theo phương pháp khấu trừ, số thuế đầu vào này được kê khai và chuyển sang kỳ sau nếu chưa có đầu ra — nhưng chỉ khi hoá đơn hợp lệ và, với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật 48/2024/QH15.

Như vậy tờ khai của những kỳ chờ không hẳn là tờ khai trắng: nó có thể có số thuế đầu vào được khấu trừ. Bỏ qua phần này thì mất quyền khấu trừ của khoản chi đã bỏ ra. Cách khai kỳ thật sự không có gì xem ở bài tờ khai GTGT không phát sinh.

Lịch việc trong những tháng chờ: việc, ai làm, hạn

Các hạn trên theo Luật Quản lý thuế; nếu có văn bản mới thay đổi, cổng thuế điện tử sẽ tính theo quy định đang hiệu lực. Với năm tài chính đầu tiên quá ngắn, hỏi thêm về việc cộng gộp với năm sau trước khi lập báo cáo.

Khi nào nên tạm ngừng thay vì chờ

Nếu biết chắc sẽ không hoạt động trong nhiều tháng, thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh thường đỡ việc hơn. Trong thời gian tạm ngừng trọn kỳ, doanh nghiệp không phải nộp tờ khai của kỳ đó (trừ trường hợp đặc biệt theo quy định). Đổi lại:

• Không được bán hàng, không lập hoá đơn trong thời gian tạm ngừng.
• Phải làm thủ tục thông báo trước ngày tạm ngừng theo thời hạn quy định và thông báo lại nếu muốn hoạt động sớm hơn.
• Vẫn phải xử lý những việc đã phát sinh trước khi tạm ngừng.

Cân nhắc đơn giản: thời gian chờ chỉ một hai quý và đã có người lo sổ sách thì cứ hoạt động, nộp tờ khai đều. Chờ lâu hơn, hoặc không có ai theo dõi hạn, thì tạm ngừng. Tránh kiểu “để đó rồi tính” — công ty không ai trông, sau một năm thường có đủ cả tờ khai trễ lẫn biên bản xác minh địa chỉ.

Miễn thuế ba năm và những hiểu lầm hay gặp

Nghị quyết 198/2025/QH15 miễn thuế thu nhập doanh nghiệp ba năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Nhiều người hiểu nhầm theo mấy hướng sau:

• “Được miễn thì khỏi khai.” Sai. Miễn là số thuế phải nộp được miễn; tờ khai, báo cáo tài chính, quyết toán vẫn phải nộp để cơ quan thuế ghi nhận.
• “Thời gian miễn tính từ khi bắt đầu bán hàng.” Không nên tự suy như vậy. Mốc bắt đầu và điều kiện áp dụng theo nghị quyết và văn bản hướng dẫn; tháng chờ có thể đã nằm trong thời gian miễn. Hỏi cơ quan thuế nếu chờ lâu.
• “Chưa hoạt động thì không cần báo cáo tài chính.” Sai. Báo cáo năm đầu vẫn nộp, ghi nhận chi phí thành lập và các khoản đã chi.
• “Không ai ở trụ sở cũng không sao, vì chưa kinh doanh.” Cơ quan thuế không phân biệt lý do khi xác minh địa chỉ.

Tự kiểm tra ở đâu

1. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, địa chỉ.
2. Tài khoản thuế điện tử: danh sách tờ khai phải nộp, lịch sử đã nộp, thông báo từ cơ quan thuế.
3. Ứng dụng thuế trên điện thoại: tiện để giám đốc tự xem thông báo mà không phải chờ kế toán.
4. Cơ quan thuế quản lý: nếu định tạm ngừng hoặc có năm tài chính đầu quá ngắn, hỏi một lần trước khi làm.