Về đăng ký thuế, công ty có vốn nước ngoài không phải làm một thủ tục riêng: mã số doanh nghiệp in trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế, giống công ty trong nước. Những việc tháng đầu như treo biển, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng, đăng ký hoá đơn điện tử cũng đi đúng trình tự đó.
Khác biệt nằm ở chỗ khác: tiền góp vốn phải đi qua một tài khoản riêng, công ty mẹ thường đã chi hộ nhiều khoản trước ngày công ty có tài khoản, khoản tiền đầu tiên chuyển ra nước ngoài đã có thể kéo theo thuế nhà thầu, và ngay từ năm đầu công ty đã có giao dịch với bên liên kết. Để các việc này trôi qua tháng đầu mà không ai ghi lại, cuối năm kế toán sẽ phải dựng lại bằng trí nhớ. Bài này đi theo thứ tự tiền và giấy tờ thực tế phát sinh.
Hai lớp giấy tờ và mã số thuế nằm ở đâu
Nhà đầu tư nước ngoài lần đầu vào Việt Nam thường đi qua hai bước: đăng ký dự án đầu tư, rồi thành lập doanh nghiệp để thực hiện dự án. Kế toán giữ bản sao cả hai.
| Giấy tờ | Kế toán dùng để làm gì |
|---|---|
| Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có) | Biết mục tiêu dự án, địa điểm, vốn đầu tư, tiến độ góp vốn đã cam kết; căn cứ khi xét ưu đãi theo dự án |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | Mã số doanh nghiệp (cũng là mã số thuế), tên, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật |
| Điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông | Biết ai là chủ sở hữu, ai là bên liên kết, ai có quyền ký |
Một điểm hay bị bỏ qua: doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu người đại diện duy nhất là chuyên gia thường xuyên đi công tác nước ngoài, nên tính trước ai sẽ ký tờ khai và giữ chữ ký số trong những tuần họ vắng mặt, thay vì để tới ngày hạn mới hỏi.
Tiền góp vốn: tài khoản riêng và chứng từ phải giữ
Theo quy định quản lý ngoại hối, nhà đầu tư nước ngoài góp vốn bằng tiền phải chuyển qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp mở tại ngân hàng được phép. Tài khoản này khác tài khoản thanh toán dùng để trả lương, trả nhà cung cấp. Tiền đi từ tài khoản vốn sang tài khoản thanh toán rồi mới chi tiêu.
- Tiền góp vốn không phải doanh thu và không lập hoá đơn. Kế toán ghi tăng vốn chủ sở hữu, lưu chứng từ ngân hàng ghi rõ nội dung góp vốn và tên người góp.
- Góp bằng ngoại tệ thì ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại ngày nhận. Chênh lệch tỷ giá khi bán ngoại tệ sau đó là chuyện của sổ sách, không làm thay đổi số vốn đã góp.
- Đúng tiến độ: góp chậm hơn thời hạn đã đăng ký là việc của pháp luật đầu tư và doanh nghiệp, nhưng nó kéo theo chuyện thuế — chẳng hạn chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu thường không được tính là chi phí được trừ.
Khoản nào công ty mẹ chuyển sang mà không ghi rõ là góp vốn hay cho vay thì hỏi lại ngay trong tuần.
Khoản công ty mẹ đã chi hộ trước khi có tài khoản
Tiền thuê văn phòng đặt cọc, phí tư vấn thành lập, vé máy bay của đoàn khảo sát — rất nhiều khoản được công ty mẹ hoặc một người của tập đoàn trả trước, lúc công ty ở Việt Nam còn chưa có tài khoản. Cách xử lý phụ thuộc vào việc khoản đó là gì:
- Chi phí của công ty Việt Nam, bên mẹ chỉ trả hộ: hoá đơn phải mang tên, mã số thuế của công ty Việt Nam. Khi công ty hoàn tiền cho công ty mẹ, cần chứng từ chi hộ (thoả thuận, bảng kê khoản chi kèm hoá đơn gốc) để thể hiện đây là hoàn trả đúng số đã chi, không phải trả phí dịch vụ.
- Công ty mẹ tự làm dịch vụ cho công ty con (khảo sát thị trường, thiết kế, tuyển dụng) rồi tính phí: đây là mua dịch vụ từ nước ngoài của bên liên kết. Có thể phát sinh thuế nhà thầu và phải kê khai giao dịch liên kết.
- Khoản chi trước ngày thành lập, hoá đơn mang tên người khác: rất khó đưa vào chi phí được trừ. Tách riêng, hỏi cơ quan thuế hoặc người tư vấn trước khi ghi sổ.
Việc nên làm trong tháng đầu: lập một bảng kê mọi khoản bên mẹ đã trả hộ, mỗi dòng ghi ai trả, trả cho ai, hoá đơn mang tên ai, có tính thêm phí hay không.
Khoản tiền đầu tiên chuyển ra nước ngoài
Công ty trong nước mới thành lập hiếm khi trả tiền cho tổ chức nước ngoài. Công ty vốn nước ngoài thì gần như tháng nào cũng có: phí phần mềm của tập đoàn, phí quản lý, phí bản quyền nhãn hiệu, lãi vay công ty mẹ, phí chuyên gia sang hỗ trợ.
Nguyên tắc chung: khi trả tiền cho tổ chức, cá nhân nước ngoài có thu nhập phát sinh tại Việt Nam mà bên nhận không trực tiếp đăng ký, kê khai tại Việt Nam, bên trả tiền Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu thay họ. Tỷ lệ tính thuế phụ thuộc loại dịch vụ và việc giá hợp đồng đã gồm thuế hay chưa — tra ở văn bản hướng dẫn hiện hành cho đúng loại dịch vụ.
- Đọc hợp đồng trước khi chuyển tiền: giá đã gồm thuế Việt Nam chưa, ai chịu phần thuế.
- Khai thuế nhà thầu theo lần phát sinh thanh toán hoặc theo tháng, tuỳ cách công ty áp dụng theo quy định.
- Nếu bên nước ngoài thuộc nước có hiệp định tránh đánh thuế hai lần với Việt Nam và muốn được miễn, giảm theo hiệp định, hồ sơ phải chuẩn bị riêng — đừng tự áp miễn khi chưa có hồ sơ.
Bài riêng về chi phí trả ra nước ngoài có ở chuyên mục chi phí trả nước ngoài của Khấu Trừ.
Giao dịch liên kết, vay công ty mẹ và đồng tiền ghi sổ
Công ty mẹ, các công ty chị em trong tập đoàn đều là bên liên kết. Mua hàng của họ, bán hàng cho họ, trả phí dịch vụ, vay tiền của họ đều là giao dịch liên kết. Từ năm đầu tiên, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp phải kèm phần kê khai thông tin giao dịch liên kết theo quy định; khung quản lý thuế với loại giao dịch này hiện theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP. Chi tiết nghĩa vụ, trường hợp được miễn lập hồ sơ nên đọc trực tiếp văn bản.
Việc làm được ngay từ tháng đầu là ghi đủ hợp đồng và giá của từng giao dịch với bên liên kết, kèm lý do chọn mức giá đó. Cuối năm không ai nhớ vì sao phí quản lý là con số này.
Vay công ty mẹ: khoản vay nước ngoài trung, dài hạn phải thực hiện thủ tục đăng ký với Ngân hàng Nhà nước theo quy định ngoại hối trước khi rút vốn. Lãi vay trả cho bên liên kết còn chịu giới hạn về chi phí lãi vay được trừ và có thể phát sinh thuế nhà thầu trên tiền lãi.
Đồng tiền: ghi sổ bằng ngoại tệ cho khớp tập đoàn là việc có điều kiện theo pháp luật kế toán; còn tờ khai thuế về nguyên tắc vẫn khai bằng đồng Việt Nam.
Người nước ngoài làm việc: thuế thu nhập cá nhân từ tháng đầu
Giám đốc, chuyên gia người nước ngoài sang làm việc có nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam, kể cả phần lương do công ty mẹ trả ở nước ngoài. Đây là chỗ hay bị sót nhất vì phòng nhân sự Việt Nam chỉ thấy phần lương trả trong nước.
- Xác định cư trú: có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt, hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, là cá nhân cư trú. Cách tính thuế cư trú và không cư trú khác nhau.
- Phần lương trả ở nước ngoài: thống nhất ngay từ đầu ai khai — công ty Việt Nam gộp vào để khấu trừ, hay cá nhân tự khai theo quý. Không thống nhất là phần này rơi mất.
- Nhà ở, trường học của con, vé máy bay do công ty trả thay: nhiều khoản là thu nhập chịu thuế, có khoản được miễn theo điều kiện riêng. Ghi đủ từng khoản.
- Mã số thuế: người nước ngoài chưa có số định danh cá nhân Việt Nam thì đăng ký mã số thuế qua tổ chức trả thu nhập.
Quyết toán năm đầu và năm cuối của người nước ngoài có bài riêng trong chuyên mục quyết toán thuế thu nhập cá nhân của Cổng Thuế.
Tháng đầu: việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, đăng ký hoá đơn điện tử | Kế toán, người đại diện ký | Tuần đầu sau khi có giấy chứng nhận |
| Mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp và tài khoản thanh toán; theo dõi tiến độ góp vốn | Giám đốc, kế toán | Trước lần chuyển vốn đầu tiên; góp theo thời hạn đã đăng ký |
| Bảng kê các khoản công ty mẹ chi hộ, kèm hoá đơn | Kế toán | Trong tháng đầu |
| Rà hợp đồng với bên nước ngoài, xác định thuế nhà thầu trước khi chuyển tiền | Kế toán | Trước mỗi lần thanh toán |
| Danh sách bên liên kết và sổ theo dõi giao dịch liên kết | Kế toán, giám đốc tài chính tập đoàn | Trong tháng đầu, cập nhật mỗi tháng |
| Đăng ký mã số thuế, khấu trừ thuế cho người lao động nước ngoài | Nhân sự, kế toán | Tháng trả lương đầu tiên |
| Chọn đơn vị kiểm toán báo cáo tài chính năm | Giám đốc | Trước khi kết thúc năm tài chính đầu tiên |
Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải được kiểm toán. Chọn đơn vị kiểm toán sớm giúp họ góp ý cách ghi sổ ngay từ năm đầu, thay vì phát hiện sai khi đã khoá sổ. Ngoài ra còn các báo cáo định kỳ theo pháp luật đầu tư — không phải việc thuế, nhưng hay bị quên cùng lúc.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý, ngành nghề đúng như giấy chứng nhận chưa.
- Tài khoản thuế điện tử của công ty: phương pháp tính thuế, kỳ khai đã ghi nhận; danh sách tờ khai phải nộp mà hệ thống đang chờ.
- Cổng hoá đơn điện tử: thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn.
- Cơ quan thuế quản lý: hỏi trực tiếp nếu chưa rõ cách khai thuế nhà thầu hay giao dịch liên kết cho trường hợp của mình; ghi lại câu trả lời và ngày hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Công ty vốn nước ngoài có được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp những năm đầu không?
Có thể, nếu dự án thuộc ngành, địa bàn ưu đãi hoặc đáp ứng điều kiện của chính sách hỗ trợ doanh nghiệp theo quy định. Ưu đãi không tự có vì là doanh nghiệp vốn nước ngoài; doanh nghiệp tự xác định điều kiện và lưu hồ sơ chứng minh.
Tiền công ty mẹ chuyển sang để trả lương tháng đầu có phải là doanh thu không?
Không. Đó là tiền góp vốn hoặc tiền vay, tuỳ thoả thuận. Cần có văn bản ghi rõ tính chất khoản tiền để ghi sổ và làm thủ tục với ngân hàng cho đúng.
Giám đốc người nước ngoài nhận lương ở nước ngoài thì công ty Việt Nam có phải làm gì không?
Thu nhập từ công việc thực hiện tại Việt Nam vẫn chịu thuế tại Việt Nam dù trả ở đâu. Công ty nên thống nhất với tập đoàn và người lao động ai sẽ khai phần này, và giữ bảng lương từ nước ngoài để đối chiếu khi quyết toán.
Phí phần mềm tập đoàn tính cho công ty con có phải khai thuế nhà thầu không?
Thường có, nếu bên nhận là tổ chức nước ngoài không kê khai trực tiếp tại Việt Nam. Đồng thời đó là giao dịch liên kết, phải ghi nhận trong phần kê khai giao dịch liên kết khi quyết toán.
Có bắt buộc kiểm toán báo cáo tài chính năm đầu dù công ty chưa có doanh thu không?
Nghĩa vụ kiểm toán báo cáo tài chính năm áp dụng với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo pháp luật về kiểm toán độc lập, không phụ thuộc có doanh thu hay không. Nếu năm đầu rất ngắn và được cộng gộp vào năm sau, hỏi đơn vị kiểm toán về cách làm.
Người đại diện ở nước ngoài có ký tờ khai điện tử được không?
Tờ khai điện tử ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp, nên việc ai cầm thiết bị ký mới là điều quan trọng. Công ty vẫn phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam; phân công và uỷ quyền nội bộ bằng văn bản.
