Với doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp in trên giấy chứng nhận đăng ký chính là mã số thuế. Không cần nộp thêm hồ sơ xin cấp mã số thuế như thời trước: thông tin đăng ký thuế đã được khai ngay trong hồ sơ thành lập và chuyển sang cơ quan thuế qua hệ thống liên thông. Nhưng có mã số thuế mới chỉ là điểm xuất phát. Trong tháng đầu, doanh nghiệp còn phải dựng đủ “đường ống” để khai thuế, lập hoá đơn và nộp tiền, nếu không thì kỳ khai đầu tiên sẽ đến trước khi mọi thứ sẵn sàng.
Bài này chia tháng đầu thành bốn tuần, mỗi tuần một nhóm việc, xếp theo thứ tự việc trước mở khoá cho việc sau. Chủ doanh nghiệp không cần tự làm hết, nhưng cần biết thứ tự để giao đúng người và hỏi đúng câu.
Trước khi bắt đầu: đọc lại phần thông tin đăng ký thuế
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp có một phần riêng về thông tin đăng ký thuế: người đứng đầu, người phụ trách kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế, năm tài chính, hình thức hạch toán, phương pháp tính thuế giá trị gia tăng dự kiến. Phần này thường được điền vội bởi người làm dịch vụ thành lập, và chủ doanh nghiệp ít khi đọc lại.
Việc đầu tiên nên làm là tra mã số thuế trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế và đối chiếu từng dòng với thực tế:
- Cơ quan thuế quản lý là đơn vị nào. Sau khi bộ máy thuế sắp xếp thành ba cấp (Cục Thuế — Thuế tỉnh, thành phố — Thuế cơ sở) và cả nước còn 34 tỉnh, thành phố, tên đơn vị quản lý có thể khác với cách gọi quen thuộc trước đây.
- Địa chỉ trụ sở khớp với nơi doanh nghiệp thật sự làm việc.
- Người phụ trách kế toán đúng người sẽ làm sổ sách, hoặc để trống nếu chưa chọn.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng đã chọn là khấu trừ hay trực tiếp.
Sai chỗ nào thì ghi lại để sửa bằng thủ tục thay đổi, đừng để tới khi có thông báo gửi nhầm địa chỉ mới phát hiện.
Tuần thứ nhất: biển hiệu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng
Ba việc này không phải thủ tục thuế theo nghĩa hẹp, nhưng thiếu một trong ba thì các bước sau đều bị chặn.
- Treo biển hiệu tại trụ sở với tên doanh nghiệp đúng như giấy chứng nhận, địa chỉ và số điện thoại. Khi cơ quan thuế đi xác minh địa chỉ, biển hiệu là thứ đầu tiên họ nhìn. Doanh nghiệp mới đặt trụ sở tại nhà riêng hay căn hộ thuê càng cần chú ý điểm này.
- Mua chữ ký số đứng tên doanh nghiệp từ một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Ghi ngày hết hạn vào lịch chung và quyết định ngay từ đầu ai giữ thiết bị ký, ai giữ mật khẩu.
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp. Tiền góp vốn nên chuyển khoản vào tài khoản này để có chứng từ, và từ đây mọi khoản thu tiền bán hàng, chi trả nhà cung cấp đều đi qua tài khoản doanh nghiệp.
Một điểm hay bị bỏ qua: thành viên, cổ đông phải góp đủ vốn trong thời hạn Luật Doanh nghiệp quy định tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận. Góp bằng tiền mặt rồi ghi phiếu thu là cách khó chứng minh nhất về sau. Chuyển khoản với nội dung rõ “góp vốn” là đủ.
Tuần thứ hai: tài khoản thuế điện tử và nộp thuế điện tử
Khi đã có chữ ký số, doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên cổng thuế điện tử của cơ quan thuế. Các bước chi tiết nằm ở bài riêng trong chuyên mục khai thuế điện tử; ở đây chỉ cần nắm thứ tự:
- Đăng ký tài khoản giao dịch điện tử bằng mã số thuế, dùng chữ ký số để ký tờ khai đăng ký.
- Nhận thông báo chấp nhận và mật khẩu qua thư điện tử đã khai, đăng nhập và đổi mật khẩu.
- Đăng ký nộp thuế điện tử: liên kết tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để nộp tiền thuế trực tiếp từ cổng hoặc từ ngân hàng điện tử.
Nên dùng địa chỉ thư điện tử và số điện thoại của doanh nghiệp, không dùng của người làm dịch vụ thành lập. Mọi thông báo thuế về sau đều gửi vào đó; khi người làm dịch vụ nghỉ, doanh nghiệp mất luôn đường nhận tin.
Tuần thứ ba: phương pháp tính thuế, kỳ khai và hoá đơn điện tử
Đây là tuần của những lựa chọn ảnh hưởng tới cả năm đầu hoạt động.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp mới có thể đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ, hoặc để ở phương pháp trực tiếp trên doanh thu. Chọn thế nào phụ thuộc khách hàng là ai và chi phí đầu vào lớn hay nhỏ. Điều kiện và thủ tục đăng ký nằm trong Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 và nghị định hướng dẫn; bài kế tiếp trong chuyên mục này phân tích riêng việc chọn.
- Kỳ khai thuế. Theo nguyên tắc áp dụng lâu nay, doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động khai thuế giá trị gia tăng theo quý, sau đó xét lại kỳ khai khi đã có đủ số liệu doanh thu. Tiêu chí cụ thể nên tra trong Nghị định 252/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế, có hiệu lực từ 1/7/2026.
- Hoá đơn điện tử. Chọn đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn, nộp tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử trên cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế và chờ thông báo chấp nhận trước khi lập hoá đơn đầu tiên. Cửa hàng bán lẻ, ăn uống cần xem mình thuộc diện dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền hay không.
Không có hoá đơn thì không bán được cho khách là doanh nghiệp. Nhiều công ty mới ký hợp đồng đầu tiên xong mới đi đăng ký hoá đơn, rồi phải xin khách chờ vài ngày. Đăng ký sớm không tốn gì.
Quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử được thay mới từ 1/7/2026 với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn lấy theo mẫu tại văn bản đang hiệu lực, đừng dùng lại tệp tải từ bài viết cũ.
Tuần thứ tư: sổ sách, người làm kế toán và lịch hạn nộp
Tuần cuối dành cho phần “chạy đều” về sau.
- Chọn chế độ kế toán phù hợp quy mô và bố trí người phụ trách kế toán, hoặc ký hợp đồng với đơn vị dịch vụ kế toán. Nếu thuê ngoài, hợp đồng nên ghi rõ ai giữ chữ ký số, ai bấm nộp tờ khai, ai chịu trách nhiệm khi trễ hạn.
- Lập danh mục lưu chứng từ: hợp đồng, hoá đơn đầu vào, đầu ra, sao kê, phiếu lương. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán, nên chọn cách lưu có thể tìm lại được sau nhiều năm.
- Nếu đã thuê người lao động: làm thủ tục bảo hiểm xã hội, thu thập số định danh cá nhân của từng người (từ 1/7/2025 số định danh dùng thay mã số thuế cá nhân), nhận hồ sơ người phụ thuộc nếu có.
- Dán lịch hạn nộp lên chỗ ai cũng thấy. Theo Luật Quản lý thuế: tờ khai tháng hạn ngày 20 tháng sau; tờ khai quý hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau; quyết toán năm của tổ chức hạn ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính. Nhớ kiểm tra lại khi có văn bản mới.
Chưa có doanh thu vẫn phải khai. Doanh nghiệp đã hoạt động theo thông tin đăng ký thì kỳ nào cũng có tờ khai phải nộp, kể cả tờ khai không phát sinh. Đây là nguồn tiền phạt phổ biến nhất của công ty mới: nghĩ “chưa bán gì nên chưa phải làm gì”.
Bảng tổng hợp: việc gì, ai làm, hạn nào
| Việc | Ai làm | Hạn nên xong |
|---|---|---|
| Tra cứu, đối chiếu thông tin đăng ký thuế | Chủ doanh nghiệp cùng kế toán | Ngay khi nhận giấy chứng nhận |
| Treo biển hiệu tại trụ sở | Hành chính | Tuần đầu |
| Mua chữ ký số, ghi ngày hết hạn | Chủ doanh nghiệp quyết, kế toán theo dõi | Tuần đầu |
| Mở tài khoản ngân hàng, chuyển tiền góp vốn | Người đại diện theo pháp luật, thành viên góp vốn | Tuần đầu; góp vốn trong thời hạn luật định |
| Đăng ký tài khoản thuế điện tử, nộp thuế điện tử | Kế toán | Tuần thứ hai |
| Quyết phương pháp tính thuế giá trị gia tăng | Chủ doanh nghiệp, có tư vấn của kế toán | Trước kỳ khai đầu tiên |
| Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử | Kế toán | Trước giao dịch bán hàng đầu tiên |
| Chọn chế độ kế toán, người phụ trách kế toán | Chủ doanh nghiệp | Tuần thứ tư |
| Thủ tục lao động, bảo hiểm, số định danh người lao động | Nhân sự hoặc kế toán | Trong tháng phát sinh người lao động |
| Nộp tờ khai kỳ đầu tiên | Kế toán | Theo hạn tháng hoặc quý của kỳ đầu |
Cột “ai làm” quan trọng không kém cột hạn. Ở công ty mới, việc rơi rớt thường vì hai người cùng nghĩ người kia đã làm.
Những việc không cần làm nữa và chỗ tự kiểm tra
Nhiều bảng kiểm lưu truyền trên mạng được viết từ nhiều năm trước, nên vẫn còn những việc nay đã bỏ:
- Khai và nộp lệ phí môn bài. Nghị quyết 198/2025/QH15 bãi bỏ lệ phí môn bài từ 1/1/2026. Doanh nghiệp thành lập năm 2026 không còn bước này. Riêng doanh nghiệp mua lại hoặc tiếp quản công ty cũ vẫn nên tra xem các năm trước còn nợ lệ phí môn bài không, vì khoản chưa nộp của năm cũ vẫn là nợ.
- Nộp hồ sơ xin cấp mã số thuế riêng cho doanh nghiệp: đã có qua liên thông.
- Đặt in hoá đơn giấy: doanh nghiệp dùng hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành.
Cũng nên biết Nghị quyết 198/2025/QH15 có chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Đây không phải việc làm trong tháng đầu, nhưng điều kiện được hưởng nên xác định từ sớm để sổ sách ghi đúng ngay từ năm đầu.
Cuối tháng, tự kiểm tra ở ba nơi: trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái, cơ quan thuế quản lý), tài khoản thuế điện tử (đã có danh sách tờ khai phải nộp chưa, thư điện tử nhận thông báo đúng chưa), và cổng hoá đơn điện tử (đã có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn chưa). Muốn có bảng kiểm dài hơn cho năm đầu, xem thêm bảng kiểm doanh nghiệp mới trên Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp chưa hoạt động, chưa có doanh thu thì có phải nộp tờ khai không?
Có, nếu doanh nghiệp không làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh. Tờ khai kỳ không phát sinh vẫn phải nộp đúng hạn; bỏ trống nhiều kỳ là nguồn tiền phạt hay gặp nhất ở công ty mới.
Có cần tới cơ quan thuế để “trình diện” sau khi thành lập không?
Không có thủ tục bắt buộc nào như vậy. Doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế qua cổng điện tử; chỉ khi nhận thông báo mời làm việc hoặc cần hỏi trường hợp riêng mới cần liên hệ trực tiếp thuế cơ sở quản lý.
Chữ ký số nên mua loại thời hạn bao lâu?
Tuỳ nhu cầu và chi phí, nhưng điều quan trọng hơn thời hạn là có người theo dõi ngày hết hạn. Chữ ký số hết hạn đúng ngày nộp tờ khai là tình huống xảy ra thường xuyên.
Đăng ký hoá đơn điện tử mất bao lâu thì dùng được?
Sau khi nộp tờ khai đăng ký trên cổng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp phải chờ thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Thời gian thường ngắn, nhưng nên làm trước giao dịch bán hàng đầu tiên vài ngày để không bị động.
Doanh nghiệp thành lập năm 2026 có phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Lệ phí môn bài được bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên không còn tờ khai và khoản nộp này cho doanh nghiệp mới.
Dùng thư điện tử của công ty dịch vụ thành lập để đăng ký có sao không?
Về thủ tục thì được, nhưng rủi ro lâu dài. Mọi thông báo, mật khẩu, kết quả tiếp nhận tờ khai sẽ gửi về hộp thư đó. Nên đăng ký bằng hộp thư do doanh nghiệp kiểm soát ngay từ đầu.
