Câu trả lời phụ thuộc vào việc công ty thuê ai. Nếu công ty thuê từng người thợ và đội trưởng chỉ là người dẫn đội, thì mỗi thợ là một người nhận tiền công: công ty khấu trừ 10% cho từng người với lần trả từ 2 triệu đồng trở lên, trừ người có cam kết hợp lệ. Nếu công ty ký hợp đồng khoán gọn phần nhân công với đội trưởng như một nhà thầu cá nhân, thì đội trưởng là cá nhân kinh doanh và nộp thuế theo tỷ lệ trên doanh thu khoán; đội trưởng tự trả công cho thợ của mình.
Cách sai phổ biến là đứng giữa hai cách: chuyển toàn bộ tiền cho đội trưởng, không có hợp đồng khoán, rồi khấu trừ 10% trên cả khoản như thể đó là tiền công của một người. Làm vậy, đội trưởng gánh thuế thu nhập của cả đội, còn công ty có chi phí nhân công mà hồ sơ không khớp với thực tế.
Ví dụ giả định dùng trong bài
Giả sử một công ty xây dựng nhỏ thi công phần hoàn thiện một nhà xưởng, thuê một đội thợ 8 người làm một tháng. Tổng tiền công tháng đó là 120 triệu đồng: đội trưởng 22 triệu, bảy thợ còn lại từ 12 đến 15 triệu mỗi người. Không ai ký hợp đồng lao động với công ty; tiền trả hai đợt giữa tháng và cuối tháng.
Ba cách trả tiền sau đây đều gặp trên thực tế. Hai cách đầu đúng nếu hồ sơ khớp với thực tế, cách thứ ba là cách cần tránh.
Cách 1: công ty thuê và trả công từng thợ
Đội trưởng lo điều người, còn công ty là bên thuê từng người. Khi đó:
- Lập danh sách thợ trước ngày đầu tiên: họ tên, số định danh cá nhân, số tài khoản nhận tiền nếu có.
- Chấm công hằng ngày có chữ ký xác nhận của đội trưởng và cán bộ công trình; bảng chấm công là chứng cứ quan trọng nhất của chi phí nhân công.
- Trả tiền cho từng người, tốt nhất chuyển khoản vào tài khoản đúng tên người thợ. Nếu buộc phải trả tiền mặt tại công trường, lập bảng thanh toán có chữ ký từng người nhận.
- Khấu trừ 10% trên lần trả từ 2 triệu đồng của từng người. Với thợ chỉ có duy nhất thu nhập này và ước tính cả năm chưa đến mức phải nộp thuế sau giảm trừ gia cảnh, thu bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để tạm không khấu trừ.
- Kê khai số đã khấu trừ trên tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của công ty, cấp chứng từ khấu trừ cho người có yêu cầu.
Cách này minh bạch nhất nhưng tốn công giấy tờ nhất, nhất là khi thợ thay người liên tục. Đổi lại, mỗi đồng chi phí nhân công đều gắn với một người thật, một ngày công thật.
Cách 2: khoán phần nhân công cho đội trưởng như nhà thầu cá nhân
Công ty ký hợp đồng khoán nhân công với đội trưởng: giao khối lượng việc, đơn giá khoán, tiến độ và nghiệm thu. Đội trưởng tự tuyển, tự trả thợ, tự chịu chuyện thiếu người hay làm lại. Khi đó đội trưởng là cá nhân kinh doanh dịch vụ xây dựng, không phải người làm công của công ty.
- Thuế của đội trưởng tính theo tỷ lệ trên doanh thu của nhóm ngành xây dựng (phân biệt có bao thầu nguyên vật liệu hay không) theo Thông tư 40/2021/TT-BTC và văn bản sửa đổi; tỷ lệ cụ thể nên tra mức đang áp dụng.
- Công ty có thể khai thuế thay, nộp thay cho đội trưởng nếu hợp đồng có thoả thuận, rồi trừ số thuế đó khỏi tiền thanh toán.
- Đội trưởng trả công cho thợ của mình; nghĩa vụ với các thợ đó thuộc về đội trưởng, không thuộc về công ty.
- Chứng từ chi phí của công ty là hợp đồng khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng, chứng từ thanh toán và hoá đơn hoặc chứng từ theo quy định với cá nhân kinh doanh.
Cách này hợp khi đội trưởng thật sự tổ chức đội riêng, nhận việc của nhiều chủ. Nếu “đội trưởng” chỉ là một thợ lâu năm được giao cầm tiền hộ, hợp đồng khoán sẽ không khớp với thực tế.
Cách sai: chuyển gộp cho đội trưởng rồi khấu trừ như tiền công một người
Với ví dụ 120 triệu, nếu công ty chuyển cả khoản cho đội trưởng và khấu trừ 10% như tiền công của một người:
- Đội trưởng bị ghi nhận thu nhập 120 triệu trong tháng, bị khấu trừ 12 triệu mang tên mình, trong khi thu nhập thật chỉ 22 triệu.
- Cuối năm, nếu đội trưởng quyết toán, tổng thu nhập mang tên họ bị đội lên gấp nhiều lần; nếu họ còn đi làm ở nơi khác, số phải nộp có thể tăng.
- Bảy thợ còn lại không có tên trong hồ sơ của công ty, không có chứng từ, không có căn cứ nếu sau này cần chứng minh thu nhập.
- Bảng chấm công ghi 8 người nhưng chứng từ trả tiền và khấu trừ chỉ có 1 người: khi kiểm tra chi phí nhân công, đây là điểm vênh đầu tiên bị hỏi.
Đây là tình huống người trong nghề gặp nhiều nhất ở công trình nhỏ, và thường chỉ lộ ra khi đội trưởng phát hiện mình “có thu nhập” vài trăm triệu trên ứng dụng thuế.
So sánh ba cách bằng số giả định
| Tiêu chí | Cách 1: trả từng thợ | Cách 2: khoán cho đội trưởng | Cách sai: gộp một người |
|---|---|---|---|
| Người có thu nhập trên hồ sơ công ty | 8 người, đúng số tiền từng người | 1 cá nhân kinh doanh, doanh thu khoán 120 triệu | 1 người, 120 triệu tiền công |
| Số khấu trừ nếu không ai cam kết | 10% × 120 triệu = 12 triệu, chia theo 8 người | Không khấu trừ tiền công; thuế theo tỷ lệ nhóm ngành trên 120 triệu | 12 triệu, dồn cho đội trưởng |
| Số khấu trừ nếu 5 thợ cam kết hợp lệ | Chỉ khấu trừ cho 3 người còn lại | Không áp dụng | Không áp dụng được |
| Giấy tờ công ty phải giữ | Danh sách, chấm công, chứng từ trả từng người, cam kết | Hợp đồng khoán, nghiệm thu, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thay | Không khớp nhau |
| Rủi ro chính | Tốn công giấy tờ | Hợp đồng khoán không đúng thực tế | Sai người chịu thuế, chi phí dễ bị xem xét lại |
Số liệu chỉ minh hoạ. Điều cần rút ra: tổng số tiền không đổi, nhưng ai là người có thu nhập trên giấy tờ thay đổi hoàn toàn theo cách công ty tổ chức việc thuê.
Hồ sơ để chi phí nhân công được trừ khi quyết toán thuế TNDN
Chi phí nhân công công trình là khoản cơ quan thuế thường xem kỹ, vì dễ khai khống. Dù chọn cách nào, gom đủ bộ sau theo từng công trình:
- Hợp đồng: hợp đồng thuê khoán việc với từng người hoặc hợp đồng khoán nhân công với đội trưởng.
- Bằng chứng làm việc thật: bảng chấm công, nhật ký công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng.
- Chứng từ trả tiền: uỷ nhiệm chi, sao kê, hoặc bảng thanh toán có chữ ký người nhận.
- Chứng từ thuế: tờ khai khấu trừ, chứng từ khấu trừ, bản cam kết, hoặc hồ sơ khai thay cho cá nhân kinh doanh.
- Khớp số: tổng tiền công theo chấm công phải khớp với tổng chứng từ trả tiền và với chi phí nhân công ghi vào giá thành công trình.
Đừng dựng bảng chấm công sau khi công trình đã xong. Bảng làm lại cuối năm thường khớp tròn số, cùng một nét chữ, và chính sự “đẹp” đó làm người kiểm tra nghi ngờ.
Tự kiểm tra ở đâu
Kế toán công ty xem số đã khấu trừ, đã nộp trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, đối chiếu với danh sách thợ từng tháng. Thợ và đội trưởng có thể tự tra thu nhập, số thuế đã bị khấu trừ mang tên mình trên ứng dụng thuế trên điện thoại đăng nhập bằng định danh điện tử — đội trưởng thấy số lớn bất thường là dấu hiệu đang bị ghi gộp. Trường hợp chưa rõ nên chọn trả từng người hay khoán, hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi ký hợp đồng với đội tiếp theo, đừng đợi tới lúc quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Thợ không có số định danh hoặc không muốn cung cấp thì trả tiền thế nào?
Công ty vẫn phải khấu trừ 10% với lần trả từ 2 triệu đồng, nhưng không có số định danh thì số đã khấu trừ khó gắn vào đúng người và người đó không thể làm cam kết. Nên thống nhất điều kiện cung cấp thông tin ngay khi nhận thợ.
Thợ chỉ làm vài ngày, tổng tiền dưới 2 triệu thì có phải làm gì không?
Lần trả dưới 2 triệu đồng thì chưa phải khấu trừ, nhưng khoản chi vẫn cần có tên người nhận, ngày công và chữ ký nhận tiền để làm chứng từ chi phí. Nếu cộng nhiều lần trong tháng vượt 2 triệu mà cố ý chia nhỏ thì không nên.
Đội trưởng không có đăng ký kinh doanh có ký hợp đồng khoán được không?
Cá nhân vẫn có thể ký hợp đồng cung cấp dịch vụ và công ty khai thay, nộp thay thuế theo quy định với cá nhân kinh doanh. Điều quan trọng là nội dung hợp đồng phải phản ánh đúng việc đội trưởng tự tổ chức, tự chịu trách nhiệm về đội thợ.
Thợ làm liên tục cho công ty hơn 3 tháng thì sao?
Nếu thực tế người thợ làm thường xuyên, theo sự điều hành của công ty trong thời gian dài, quan hệ đó có thể là quan hệ lao động và phải ký hợp đồng lao động, tính thuế theo biểu luỹ tiến, đóng bảo hiểm bắt buộc. Không nên giữ mãi hình thức công nhật cho người làm lâu dài.
Đội trưởng đã bị khấu trừ gộp cả đội từ năm trước thì sửa thế nào?
Công ty cần rà lại chứng từ, xác định đúng thu nhập của từng người và khai bổ sung tờ khai khấu trừ các kỳ liên quan hoặc hồ sơ quyết toán năm theo hướng dẫn hiện hành. Việc này nên làm cùng đội trưởng vì cần danh sách, số định danh của các thợ trong đội.
Trả tiền mặt tại công trường có làm mất chi phí được trừ không?
Tiền công trả cho người lao động không bắt buộc chuyển khoản như hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng để khấu trừ thuế GTGT, nhưng phải có bảng thanh toán ký nhận đầy đủ. Chuyển khoản vào tài khoản đúng tên từng người vẫn là bằng chứng chắc chắn nhất.
