Với khoản 12 triệu đồng mỗi tháng, chênh lệch nằm ở cách khấu trừ, không nằm ở số thuế cuối năm. Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức tính thuế theo biểu luỹ tiến sau khi trừ gia cảnh; vì 12 triệu thấp hơn mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng nên tháng nào cũng không phải khấu trừ. Ký hợp đồng dịch vụ hoặc không có hợp đồng lao động, tổ chức phải khấu trừ 10% trên mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên, tức giữ lại 1,2 triệu mỗi tháng, trừ khi người nhận làm cam kết đủ điều kiện.
Nhưng loại hợp đồng không phải thứ để chọn theo số thuế. Nó phải đúng với bản chất công việc: người làm theo giờ giấc, chịu quản lý, hưởng lương đều đặn là quan hệ lao động, dù trên giấy ghi là gì. Phần dưới đặt hai trường hợp cạnh nhau bằng số giả định, rồi liệt kê việc kế toán phải làm ở mỗi bên.
Ranh giới giữa cộng tác viên và người lao động
Trước khi so số, trả lời thật lòng bốn câu hỏi về công việc của người đó:
- Người đó có làm theo giờ giấc, nội quy do công ty đặt ra không?
- Công ty có giao việc và kiểm soát cách làm hằng ngày, hay chỉ nghiệm thu kết quả?
- Tiền trả là lương cố định theo tháng hay thù lao theo từng sản phẩm, từng đợt việc?
- Người đó có tự do nhận việc của nơi khác, tự chịu công cụ và chi phí làm việc không?
Nếu ba câu đầu nghiêng về “có”, đó là quan hệ lao động. Ký hợp đồng dịch vụ cho trường hợp này không làm mất quan hệ lao động; khi bị kiểm tra, cả phần thuế lẫn phần bảo hiểm bắt buộc có thể bị xác định lại theo bản chất. Ngược lại, người viết bài theo đơn đặt hàng, thiết kế theo từng dự án, tự làm tại nhà và nhận việc của nhiều nơi thì hợp đồng dịch vụ là đúng.
Bài này dùng một ví dụ trung tính: một người làm đều đặn, nhận 12 triệu mỗi tháng trong 12 tháng, không có thu nhập nào khác, chưa đăng ký người phụ thuộc. Ở từng trường hợp, số liệu chỉ nhằm minh hoạ cách khấu trừ.
Trường hợp 1: hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên
Thu nhập từ tiền lương, tiền công của người ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên được tính thuế theo biểu luỹ tiến từng phần sau khi trừ các khoản giảm trừ. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15.
- Thu nhập chịu thuế tháng: 12 triệu (giả định chưa có khoản phụ cấp, thưởng nào khác).
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc phần người lao động đóng được trừ thêm khi tính thu nhập tính thuế.
- Sau giảm trừ bản thân, thu nhập tính thuế âm → số khấu trừ mỗi tháng bằng 0.
Đổi lại, hợp đồng lao động kéo theo nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho cả hai phía theo tỷ lệ quy định hiện hành. Đó là chi phí thật với công ty và là khoản bị trừ vào tiền nhận về của người lao động. So sánh hai phương án mà bỏ qua bảo hiểm là so sánh thiếu.
Lưu ý: tháng nào có thêm thưởng, lương làm thêm giờ hoặc khoản trả thay, thu nhập tháng đó cộng lên và có thể vượt mức giảm trừ. Khi đó vẫn phải khấu trừ cho tháng đó, dù các tháng khác bằng 0.
Trường hợp 2: hợp đồng dịch vụ hoặc không có hợp đồng lao động
Khi trả tiền công, thù lao cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, tổ chức trả thu nhập khấu trừ 10% trên mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên. Không có giảm trừ gia cảnh ở bước khấu trừ này.
- Mỗi tháng trả 12 triệu → khấu trừ 1,2 triệu, người nhận thực nhận 10,8 triệu.
- Cả năm công ty khấu trừ và nộp thay 14,4 triệu đồng.
- Không phát sinh bảo hiểm bắt buộc nếu thật sự không có quan hệ lao động.
Người nhận không mất khoản 14,4 triệu này. Tổng thu nhập cả năm 144 triệu, thấp hơn tổng giảm trừ bản thân cả năm 186 triệu (15,5 triệu × 12), nên khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm đó, số thuế phải nộp bằng 0 và toàn bộ số đã bị khấu trừ được đề nghị hoàn hoặc bù trừ. Chỉ là tiền bị giữ lại hơn một năm và người nhận phải tự làm hồ sơ.
Đặt hai trường hợp cạnh nhau bằng số giả định
| Tiêu chí | Hợp đồng lao động từ 3 tháng | Hợp đồng dịch vụ, không cam kết | Hợp đồng dịch vụ, có cam kết hợp lệ |
|---|---|---|---|
| Khấu trừ mỗi tháng | 0 đồng | 1,2 triệu | 0 đồng |
| Khấu trừ cả năm | 0 đồng | 14,4 triệu | 0 đồng |
| Bảo hiểm bắt buộc | Có, cả hai bên cùng đóng | Không | Không |
| Thuế cả năm sau quyết toán | 0 đồng | 0 đồng (hoàn 14,4 triệu) | 0 đồng |
| Ai làm quyết toán | Có thể uỷ quyền cho công ty | Người nhận tự quyết toán để lấy lại tiền | Thường không phát sinh, trừ khi có thu nhập khác |
| Rủi ro chính | Chi phí bảo hiểm | Người nhận chậm có tiền | Cam kết sai sự thật |
Nhìn bảng, số thuế cuối cùng như nhau. Cái khác là dòng tiền của người nhận, chi phí bảo hiểm và ai gánh việc giấy tờ. Nếu người đó có thêm thu nhập ở nơi khác, số cuối năm sẽ thay đổi và phải tính lại theo tổng thu nhập, không theo từng nơi.
Cam kết thay cho khấu trừ 10%: dùng đúng mới có tác dụng
Quy định cho phép cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc diện khấu trừ 10%, ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, được làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hướng dẫn hiện hành để tổ chức tạm không khấu trừ. Ba điều kế toán cần giữ:
- Người cam kết phải có mã số thuế; từ 1/7/2025 là số định danh cá nhân. Không có số định danh đúng, cam kết không có giá trị.
- Chỉ duy nhất một nguồn thuộc diện 10%. Người nhận thù lao ở hai ba nơi thì không đủ điều kiện, dù mỗi nơi trả ít.
- Người cam kết chịu trách nhiệm về lời cam kết; công ty lưu bản cam kết cùng hồ sơ trả thu nhập. Nếu công ty biết rõ người đó còn thu nhập khác mà vẫn nhận cam kết thì đó là rủi ro của chính công ty.
Cam kết không phải thủ tục đại trà để “khỏi trừ cho nhanh”. Mỗi năm làm một lần, đầu năm hoặc khi bắt đầu trả, và rà lại khi biết hoàn cảnh người nhận thay đổi.
Những cách làm sai hay gặp
- Tách nhỏ khoản trả dưới 2 triệu đồng để khỏi khấu trừ: chia 12 triệu thành bảy lần chuyển khoản trong tháng. Tổng thù lao vẫn là một, cách tách này dễ bị xem là né nghĩa vụ khấu trừ, và công ty vẫn chịu trách nhiệm khấu trừ thiếu.
- Ký hợp đồng dịch vụ cho người làm toàn thời gian để khỏi đóng bảo hiểm: rủi ro bị truy đóng bảo hiểm và tính lại thuế theo bản chất quan hệ lao động.
- Ký nối nhiều hợp đồng lao động 2 tháng cho cùng một việc lâu dài: về hình thức áp 10%, về bản chất là quan hệ lao động kéo dài.
- Không cấp chứng từ khấu trừ cho cộng tác viên: người nhận không có căn cứ để quyết toán và đòi lại tiền, rồi quay lại hỏi công ty.
- Nhập sai số định danh trên bảng kê: số đã khấu trừ không gắn vào đúng người, quyết toán của họ thiếu phần đã nộp.
Việc của kế toán ở mỗi phương án và chỗ tự kiểm tra
| Việc | Hợp đồng lao động | Hợp đồng dịch vụ |
|---|---|---|
| Thu thập thông tin | Số định danh, đăng ký người phụ thuộc nếu có | Số định danh, bản cam kết nếu đủ điều kiện |
| Tính khấu trừ | Luỹ tiến theo tháng sau giảm trừ | 10% trên lần trả từ 2 triệu |
| Tờ khai khấu trừ | Kê chung trên tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc quý của tổ chức | |
| Chứng từ khấu trừ | Cấp khi người lao động yêu cầu | Cấp cho người bị khấu trừ để họ tự quyết toán |
| Quyết toán năm của tổ chức | Kê chi tiết từng người, tách nhóm luỹ tiến và nhóm khấu trừ 10% | |
Chứng từ khấu trừ nay là chứng từ điện tử; bộ văn bản về hoá đơn, chứng từ điện tử đã thay mới từ 1/7/2026 (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC), nên cách lập và gửi nên đối chiếu văn bản đang hiệu lực. Chi tiết về thuế thu nhập cá nhân đọc thêm Thông tư 87/2026/TT-BTC.
Tự kiểm tra ở đâu: kế toán xem tờ khai khấu trừ và số đã nộp trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp. Người nhận thù lao tra số đã bị khấu trừ mang tên mình trên ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử cá nhân đăng nhập bằng định danh điện tử — nếu không thấy, gần như chắc chắn số định danh trên bảng kê bị nhập sai. Có vướng mắc về cam kết, hỏi cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Cộng tác viên đề nghị ký hợp đồng dịch vụ để nhận đủ 12 triệu, có được không?
Được nếu công việc thật sự là dịch vụ độc lập và người đó đủ điều kiện làm cam kết. Nếu bản chất là làm thuê toàn thời gian thì loại hợp đồng phải theo quan hệ lao động; đề nghị của người nhận không làm thay đổi trách nhiệm của công ty.
Hợp đồng lao động 2 tháng thì khấu trừ theo cách nào?
Hợp đồng lao động dưới 3 tháng được khấu trừ như thù lao không có hợp đồng lao động: 10% trên lần trả từ 2 triệu đồng. Nếu hết hạn rồi ký tiếp cho cùng công việc, nên xem lại toàn bộ thời gian làm việc thực tế.
Tháng nào trả dưới 2 triệu thì có phải kê khai không?
Tháng đó không phải khấu trừ, nhưng khoản trả vẫn là thu nhập của người nhận và vẫn được tổng hợp vào số liệu quyết toán của tổ chức. Đừng bỏ khỏi bảng kê chỉ vì không có số thuế.
Cộng tác viên đã bị khấu trừ 10% cả năm muốn lấy lại tiền thì làm gì?
Người đó xin chứng từ khấu trừ hoặc tra số đã khấu trừ trên ứng dụng thuế, rồi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho năm đó và đề nghị hoàn phần nộp thừa. Công ty không làm thay được phần quyết toán này nếu không có quan hệ lao động.
Người vừa có hợp đồng lao động ở công ty này vừa làm cộng tác viên cho công ty khác có được cam kết không?
Không. Cam kết chỉ dành cho người có duy nhất thu nhập thuộc diện khấu trừ 10%. Người có lương ở nơi khác phải để nơi trả thù lao khấu trừ 10% và cuối năm cộng tất cả lại khi quyết toán.
Công ty có được tính 12 triệu mỗi tháng vào chi phí khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Được khi có hợp đồng, chứng từ trả tiền, và đã khấu trừ, khai thuế thu nhập cá nhân đúng quy định. Thiếu chứng từ hoặc không khấu trừ khi đáng ra phải khấu trừ là lý do hay gặp khiến khoản chi bị xem xét lại.
