Doanh nghiệp có trụ sở chính ở một tỉnh và có cơ sở sản xuất (nhà máy, xưởng, cơ sở gia công, lắp ráp) hạch toán phụ thuộc ở tỉnh khác thì theo nguyên tắc tại nghị định hướng dẫn Luật Quản lý thuế, số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp được phân bổ cho tỉnh nơi có cơ sở sản xuất, theo tỷ lệ chi phí của cơ sở đó trên tổng chi phí của doanh nghiệp. Trụ sở chính vẫn là nơi khai và quyết toán cho cả doanh nghiệp; phần phân bổ chỉ quyết định tiền nộp vào ngân sách tỉnh nào.
Nói gọn: một tờ khai, nhiều nơi nhận tiền. Lỗi thường gặp không nằm ở công thức, mà ở chỗ không tách được chi phí của từng cơ sở, nhầm chi nhánh bán hàng với cơ sở sản xuất, và dùng lại tỷ lệ cũ sau khi các tỉnh đã sắp xếp lại từ 1/7/2025.
Khi nào phải phân bổ, khi nào không
| Đơn vị ở tỉnh khác | Có phân bổ theo nguyên tắc này? |
|---|---|
| Nhà máy, xưởng sản xuất hạch toán phụ thuộc | Có |
| Cơ sở gia công, lắp ráp của chính doanh nghiệp, hạch toán phụ thuộc | Có |
| Chi nhánh, cửa hàng chỉ bán hàng, văn phòng giao dịch | Thường không — kiểm tra quy định hiện hành cho loại đơn vị của mình |
| Chi nhánh hạch toán độc lập, tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp | Không — chi nhánh tự khai, tự nộp |
| Thuê một công ty khác gia công | Không — đó là mua dịch vụ, không phải cơ sở của mình |
Một số loại thu nhập có cách phân bổ riêng, tính theo doanh thu hoặc hạch toán riêng (như một số hoạt động đặc thù về bất động sản, xổ số, thuỷ điện). Nếu doanh nghiệp có loại hoạt động này, đọc riêng phần quy định tương ứng.
Tỷ lệ phân bổ tính từ chi phí nào
Tỷ lệ phân bổ = chi phí của cơ sở sản xuất / tổng chi phí của doanh nghiệp. Muốn tính được, doanh nghiệp phải theo dõi chi phí riêng cho từng cơ sở ngay trên sổ kế toán — đây là điều kiện tiên quyết.
- Chi phí của cơ sở: nguyên liệu, lương công nhân, khấu hao máy móc, điện nước, thuê đất của chính cơ sở đó.
- Chi phí chung ở trụ sở (quản lý, bán hàng tập trung): nằm ở tổng chi phí của doanh nghiệp, không cộng vào chi phí của cơ sở nếu không có cơ sở phân bổ rõ ràng.
- Số liệu dùng năm nào: khi tạm nộp trong năm, thường dùng tỷ lệ tính từ số liệu năm trước; khi quyết toán, dùng số liệu của chính năm quyết toán. Kiểm tra quy định hiện hành về việc này.
Lỗi hay gặp: dùng doanh thu thay cho chi phí để chia, hoặc để cơ sở sản xuất mới đi vào hoạt động giữa năm mà không có số liệu năm trước, rồi chia “ước chừng”. Cơ sở mới thì hỏi cơ quan thuế cách xác định tỷ lệ cho năm đầu.
Tạm nộp quý và quyết toán năm: phân bổ ở hai chặng
- Tạm nộp quý: số thuế tạm nộp của doanh nghiệp được chia theo tỷ lệ phân bổ; phần của từng tỉnh nộp vào ngân sách tỉnh đó.
- Quyết toán năm: tính số thuế phải nộp cả năm của toàn doanh nghiệp, lập bảng phân bổ kèm tờ khai quyết toán, xác định số phải nộp của từng tỉnh theo tỷ lệ năm quyết toán.
- Chênh lệch: so số phải nộp của từng tỉnh theo quyết toán với số đã tạm nộp cho tỉnh đó. Tỉnh nào thiếu thì nộp thêm vào tỉnh đó; tỉnh nào thừa thì xử lý số thừa theo quy định (bù trừ, hoàn) — không tự chuyển số thừa ở tỉnh này sang tỉnh kia bằng cách nộp bớt.
Nếu cả năm doanh nghiệp lỗ, không có số thuế phải nộp thì không có gì để phân bổ, nhưng vẫn giữ bảng chi phí từng cơ sở để năm sau có số liệu tạm nộp.
Ai khai, tiền nộp về đâu
- Trụ sở chính khai tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cho toàn doanh nghiệp, kèm bảng phân bổ, nộp cho cơ quan thuế quản lý trụ sở.
- Tiền thuế: trụ sở chính lập giấy nộp tiền riêng cho phần của từng tỉnh, ghi đúng cơ quan quản lý thu và địa bàn nơi có cơ sở sản xuất. Đây là chỗ hay nộp nhầm — cơ quan thu, địa bàn ghi theo trụ sở cho cả phần phân bổ.
- Cơ sở sản xuất không tự nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp riêng (khi đã hạch toán phụ thuộc), nhưng vẫn là nơi có nghĩa vụ về các loại thuế khác phát sinh tại chỗ theo quy định.
Cơ quan thuế nơi có cơ sở sản xuất theo dõi số tiền nộp vào ngân sách địa phương mình và có thể liên hệ hỏi về số liệu phân bổ. Giữ sẵn bảng chi phí của cơ sở theo từng quý, bản sao bảng phân bổ đã nộp và chứng từ nộp tiền cho tỉnh đó, để trả lời được mà không phải chờ trụ sở gửi sang.
Nộp sai địa bàn thì làm thủ tục điều chỉnh thông tin nộp ngân sách, như khi nộp sai tiểu mục — xem bài về nộp tiền thuế sai thông tin trong chuyên mục khai thuế điện tử của Cổng Thuế.
Sau sắp xếp tỉnh: khi xưởng và trụ sở về chung một tỉnh
Từ 1/7/2025, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố. Nhiều doanh nghiệp trước đây có nhà máy ở “tỉnh khác” nay thấy trụ sở và nhà máy cùng một tỉnh. Khi đó, về nguyên tắc không còn phân bổ giữa hai tỉnh cho phần thời gian sau sắp xếp.
- Năm 2025 có nửa năm trước và nửa năm sau sắp xếp. Cách phân bổ cho năm chuyển tiếp này nên hỏi thẳng cơ quan thuế quản lý trụ sở, kèm số liệu chi phí theo từng giai đoạn nếu tách được.
- Từ năm 2026: rà lại danh sách cơ sở, xác định cơ sở nào còn ở tỉnh khác thật sự, cập nhật mẫu giấy nộp tiền.
- Cơ sở nào vẫn ở tỉnh khác sau sắp xếp thì tiếp tục phân bổ như cũ, với địa bàn và cơ quan thu mới.
Ví dụ giả định
Giả sử một công ty chế biến thực phẩm có trụ sở và một xưởng ở tỉnh A, một nhà máy hạch toán phụ thuộc ở tỉnh B. Năm quyết toán, tổng chi phí của công ty là 200 tỷ đồng, chi phí riêng của nhà máy ở tỉnh B là 80 tỷ đồng. Tỷ lệ phân bổ cho tỉnh B là 80/200 = 40%.
Giả sử quyết toán ra số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cả năm là 5 tỷ đồng: phần của tỉnh B là 2 tỷ đồng, phần của tỉnh A là 3 tỷ đồng. Trong năm công ty đã tạm nộp cho tỉnh B 1,6 tỷ đồng và cho tỉnh A 2,9 tỷ đồng. Khi quyết toán: nộp thêm 0,4 tỷ đồng vào ngân sách tỉnh B, 0,1 tỷ đồng vào ngân sách tỉnh A, bằng hai giấy nộp tiền riêng.
Nếu chi phí của nhà máy không được theo dõi riêng trên sổ, công ty không có căn cứ tính 40% — lúc đó dễ bị điều chỉnh tỷ lệ khi kiểm tra.
Việc, ai làm, hạn và chỗ tự kiểm tra
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Mở mã theo dõi chi phí riêng cho từng cơ sở sản xuất | Kế toán trưởng | Ngay khi cơ sở bắt đầu hoạt động |
| Tính tỷ lệ tạm nộp, chia tiền tạm nộp theo tỉnh | Kế toán | Mỗi quý, theo hạn tạm nộp |
| Bảng phân bổ kèm quyết toán | Kế toán | Cùng hồ sơ quyết toán, ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính |
| Nộp chênh lệch theo từng tỉnh, giấy nộp tiền riêng | Kế toán | Cùng hạn quyết toán |
| Rà lại danh sách cơ sở sau sắp xếp tỉnh | Kế toán trưởng | Trước quyết toán năm |
Chỗ kiểm: tài khoản thuế điện tử của trụ sở (tờ khai, bảng phân bổ đã nộp, sổ nghĩa vụ theo từng địa bàn); trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho danh sách đơn vị phụ thuộc và địa chỉ đã ghi nhận; cơ quan thuế quản lý trụ sở khi có cơ sở mới hoặc sau sắp xếp địa giới.
Câu hỏi thường gặp
Chi nhánh chỉ bán hàng ở tỉnh khác có phải phân bổ thuế TNDN không?
Nguyên tắc phân bổ theo chi phí áp dụng cho cơ sở sản xuất hạch toán phụ thuộc. Chi nhánh chỉ bán hàng thường không thuộc diện này, nhưng nên kiểm tra quy định hiện hành cho đúng loại đơn vị.
Doanh nghiệp lỗ thì có phải lập bảng phân bổ không?
Không có số thuế phải nộp thì không có tiền để phân bổ, nhưng vẫn nên giữ số liệu chi phí từng cơ sở để làm căn cứ tạm nộp năm sau và giải trình khi cần.
Nộp thừa ở tỉnh này, thiếu ở tỉnh kia thì bù được không?
Không tự bù bằng cách nộp bớt. Tỉnh thiếu thì nộp thêm đúng tỉnh; số thừa ở tỉnh kia xử lý theo thủ tục bù trừ hoặc hoàn theo quy định.
Nhà máy mới đi vào hoạt động giữa năm thì tạm nộp theo tỷ lệ nào?
Năm đầu chưa có số liệu năm trước, nên hỏi cơ quan thuế cách xác định tỷ lệ tạm nộp. Khi quyết toán thì dùng số liệu chi phí thực tế của năm đó.
Cơ sở sản xuất có ưu đãi thuế riêng thì phân bổ thế nào?
Phần thu nhập hưởng ưu đãi và không hưởng ưu đãi phải được xác định riêng trước, rồi mới tính số phải nộp và phân bổ. Trường hợp này nên có người có kinh nghiệm rà trước khi lập bảng phân bổ.
Đóng nhà máy ở tỉnh khác giữa năm thì quyết toán phân bổ thế nào?
Chi phí của nhà máy trong những tháng còn hoạt động vẫn tạo ra tỷ lệ phân bổ cho năm đó. Việc đóng nhà máy còn kéo theo thủ tục chấm dứt đơn vị phụ thuộc; nên hỏi cơ quan thuế cách tính cho năm có đóng cửa.
Sau sắp xếp tỉnh, nhà máy và trụ sở cùng một tỉnh thì bảng phân bổ cũ bỏ đi được không?
Với phần thời gian sau sắp xếp, nếu không còn cơ sở nào ở tỉnh khác thì không còn phân bổ giữa các tỉnh. Năm chuyển tiếp 2025 nên hỏi cơ quan thuế để làm cho đúng.
