Chuẩn bị quyết toán thuế TNDN: lịch làm việc ba tháng đầu năm cho kế toán

Theo Luật Quản lý thuế, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp của tổ chức nộp chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau khi kết thúc năm tài chính. Với doanh nghiệp có năm tài chính theo năm dương lịch, quyết toán năm 2026 có hạn 31/3/2027, và số thuế còn phải nộp cũng nộp trong hạn đó.

Ba tháng nghe thì dài, nhưng tháng 1 đã có tờ khai quý IV, tháng 2 có Tết, còn tháng 3 dồn cả quyết toán thu nhập cá nhân. Doanh nghiệp làm quyết toán gọn là doanh nghiệp đã bắt đầu từ trước 31/12. Phần dưới chia việc theo từng giai đoạn.

Trước 31/12: ba việc không làm sau được

1. Kiểm kê tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định vào ngày cuối năm. Kiểm kê chỉ có giá trị khi làm đúng thời điểm; sang tháng 1 mới đếm thì số liệu đã khác.
2. Đối chiếu công nợ lớn với khách hàng, nhà cung cấp: gửi biên bản đối chiếu, thu lại chữ ký. Công nợ không khớp là nguồn chênh lệch doanh thu, chi phí khó giải thích nhất.
3. Rà số tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp bốn quý so với ước tính cả năm. Tổng số tạm nộp phải đạt tỷ lệ tối thiểu so với số quyết toán theo quy định; thiếu thì phần chênh bị tính tiền chậm nộp dù cuối năm nộp đủ. Nếu thấy thiếu, nộp bổ sung trước hạn tạm nộp của quý IV.

Cũng trong tháng 12, nhắc bộ phận kinh doanh: hợp đồng nào đã giao hàng, hoàn thành dịch vụ trong năm thì hoá đơn phải lập đúng thời điểm, không dời sang tháng 1 cho “đẹp” số năm sau.

Tháng 1: khoá sổ và tờ khai quý IV

• Tờ khai quý IV (hoặc tháng 12) của thuế giá trị gia tăng và thu nhập cá nhân khấu trừ: hạn ngày cuối cùng tháng 1 với tờ khai quý (năm 2027 là 31/1, rơi vào Chủ nhật), ngày 20/1 với tờ khai tháng.
• Tải toàn bộ hoá đơn đầu ra, đầu vào của năm trên cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu với sổ. Năm là đơn vị đối chiếu cuối cùng; lệch ở đây là lệch trên tờ khai quyết toán.
• Tải sao kê cả năm các tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, đối chiếu số dư 31/12 với sổ.
• Thu giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động đủ điều kiện, để tháng 3 không phải chạy theo từng người.
• Khoá sổ tháng 12, chốt số dư, lập bảng cân đối số phát sinh nháp.

Tháng 2: rà chi phí được trừ và thuế suất

Chi phí có thật, có trả tiền chưa chắc là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nguyên tắc chung: phục vụ hoạt động kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp lệ, và khoản chi từ ngưỡng quy định trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Ngưỡng này đã được hạ thấp so với trước trong đợt sửa luật; tra mức đang áp dụng tại nghị định hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, đừng dùng con số cũ. Những khoản hay bị loại khi kiểm tra:

• Dịch vụ nước ngoài trả bằng thẻ, không hoá đơn, chưa xử lý nghĩa vụ thuế nhà thầu.
• Chi phí do giám đốc, nhân viên trả bằng thẻ cá nhân mà không có quy chế và chứng từ hoàn ứng.
• Thuê nhà, thuê xe của cá nhân không có hợp đồng, không chứng từ thanh toán, không kê khai nộp thuế thay khi thuộc diện.
• Phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt mức khống chế theo quy định.
• Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế.
• Lương, thưởng không có trong hợp đồng, quy chế; hoặc đã hạch toán mà chưa chi tới hạn nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
• Chi không có hoá đơn, chỉ có phiếu chi nội bộ; mua hàng của cá nhân không lập bảng kê theo mẫu.

Lập danh sách khoản bị loại bằng văn bản, kèm lý do. Chỉ tiêu chi phí không được trừ trên tờ khai quyết toán bằng không nhiều năm liền là dấu hiệu đáng lo, không phải dấu hiệu tốt.

Thuế suất: theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, thuế suất phổ thông 20%; 15% với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng; 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng. Cách xác định doanh thu để áp mức và các trường hợp loại trừ (ví dụ doanh nghiệp có quan hệ liên kết) nằm ở nghị định hướng dẫn — đọc kỹ trước khi chọn mức.

Ưu đãi, chuyển lỗ và giao dịch liên kết

• Miễn thuế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa mới thành lập. Nghị quyết 198/2025/QH15 miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Điều kiện, thời điểm bắt đầu tính và cách thể hiện trên hồ sơ quyết toán nên đối chiếu với văn bản hướng dẫn; doanh nghiệp tự xác định và chịu trách nhiệm, nên lưu hồ sơ chứng minh điều kiện.
• Ưu đãi theo ngành, địa bàn (nếu có): phải hạch toán riêng thu nhập được ưu đãi và không được ưu đãi.
• Chuyển lỗ: lỗ của năm trước được chuyển vào thu nhập năm sau theo thời hạn và cách thức quy định; lập phụ lục chuyển lỗ đúng năm phát sinh.
• Giao dịch liên kết: doanh nghiệp có giao dịch với bên liên kết kê khai thông tin theo quy định về quản lý thuế giao dịch liên kết, từ 1/7/2026 là Nghị định 255/2026/NĐ-CP. Xác định sớm doanh nghiệp có thuộc diện không, vì phụ lục này cần số liệu từ nhiều bên.

Tháng 3: lập, duyệt và nộp

1. Hoàn thiện báo cáo tài chính năm, đối chiếu chéo các chỉ tiêu.
2. Lập tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục theo mẫu tại thông tư hướng dẫn đang hiệu lực (từ 1/7/2026, hướng dẫn quản lý thuế là Thông tư 89/2026/TT-BTC); cập nhật phần mềm hỗ trợ kê khai.
3. Chủ doanh nghiệp đọc và duyệt: doanh thu, lợi nhuận kế toán, chi phí không được trừ, số thuế phải nộp, số đã tạm nộp.
4. Nộp hồ sơ, chờ thông báo chấp nhận; nộp số thuế còn thiếu trong cùng hạn.
5. Song song: quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức, cùng hạn ngày cuối cùng tháng thứ 3.

Nộp trước hạn ít nhất một tuần. Cuối tháng 3 là thời điểm cả nước cùng nộp quyết toán.

Bảng việc, ai làm, hạn và chỗ tự kiểm tra

Tự kiểm tra sau khi nộp: trên tài khoản thuế điện tử, tờ khai quyết toán và báo cáo tài chính đều có thông báo chấp nhận; mục tra cứu nghĩa vụ không còn số thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026 chưa nộp. Trên cổng hoá đơn điện tử, tổng doanh thu theo hoá đơn cả năm giải thích được so với doanh thu trên báo cáo. Lưu toàn bộ hồ sơ quyết toán cùng chứng từ; chứng từ kế toán dùng để lập báo cáo tài chính lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.