Khi doanh nghiệp trả tiền công, thù lao cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi trả. Ngoại lệ là người nhận làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành, khẳng định thu nhập cả năm sau giảm trừ chưa đến mức phải nộp thuế — khi đó doanh nghiệp tạm chưa khấu trừ.
Nghe đơn giản, nhưng đây là một trong những khoản doanh nghiệp nhỏ hay bị truy thu nhất: tiền đã trả hết cho người làm, người làm đã đi, còn thuế lẽ ra phải giữ lại thì doanh nghiệp phải tự nộp kèm tiền chậm nộp. Phần dưới đi qua ai thuộc diện, cách tính, cam kết và bộ giấy tờ nên lưu.
Ai thuộc diện khấu trừ 10%
| Trường hợp | Cách khấu trừ |
|---|---|
| Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | Khấu trừ theo biểu luỹ tiến sau giảm trừ gia cảnh, như nhân viên chính thức |
| Ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, cá nhân cư trú | Khấu trừ 10% trên khoản trả từ 2 triệu đồng/lần |
| Không ký hợp đồng lao động (cộng tác viên, người làm theo vụ việc, diễn giả, người dịch thuật tự do…), cá nhân cư trú | Khấu trừ 10% trên khoản trả từ 2 triệu đồng/lần |
| Cá nhân không cư trú | Theo quy định riêng cho cá nhân không cư trú, tra văn bản đang hiệu lực |
Tên gọi trên giấy không quyết định. Người làm liên tục nhiều tháng, chịu sự quản lý như nhân viên nhưng được gọi là “cộng tác viên” có thể bị xem xét lại bản chất quan hệ lao động khi kiểm tra — với hệ quả cả về thuế lẫn bảo hiểm.
Mức 10% và ngưỡng 2 triệu đồng/lần là quy định áp dụng lâu nay. Từ 1/7/2026 có Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân và Thông tư 87/2026/TT-BTC; nên đọc lại phần khấu trừ tại hai văn bản này để chắc không có điều chỉnh.
Cách tính: “mỗi lần” nghĩa là gì
Ngưỡng 2 triệu đồng xét trên tổng số tiền trả cho một người trong một lần chi trả, trước khi khấu trừ. Ví dụ giả định:
- Trả một người 1,8 triệu đồng tiền bốc xếp một buổi: dưới ngưỡng, chưa khấu trừ.
- Trả một người 5 triệu đồng cho một tuần làm việc, thanh toán một lần: khấu trừ 10%, tức 500 nghìn đồng; người làm thực nhận 4,5 triệu.
- Thoả thuận “thực nhận” 5 triệu: khoản trả trước thuế phải quy đổi ngược, số thuế tính trên khoản trước thuế chứ không phải trên 5 triệu.
Chia nhỏ lần trả để mỗi lần dưới 2 triệu trong khi thực chất là một khoản công việc là cách làm rủi ro. Khi kiểm tra, cơ quan thuế nhìn vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu và dòng tiền; nhiều lần chuyển khoản cùng một người, cùng một việc, cùng một tuần rất dễ bị gộp lại.
Bản cam kết: khi nào dùng, dùng sao cho đúng
Cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc diện khấu trừ 10% và ước tính tổng thu nhập tính thuế cả năm sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì được làm cam kết gửi tổ chức trả thu nhập để tạm thời chưa bị khấu trừ. Với mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng từ năm 2026, nhiều người làm thời vụ thu nhập thấp thuộc diện này.
- Cam kết lập theo mẫu tại thông tư hướng dẫn đang có hiệu lực; người lập phải có số định danh cá nhân (dùng thay mã số thuế từ 1/7/2025).
- Người cam kết chịu trách nhiệm về nội dung. Nếu sau đó phát hiện cam kết không đúng, người đó phải tự quyết toán, nộp phần thuế còn thiếu.
- Doanh nghiệp lưu bản cam kết cùng hồ sơ chi trả; không có bản cam kết mà không khấu trừ thì doanh nghiệp chịu rủi ro.
- Doanh nghiệp vẫn phải kê khai khoản đã trả cho người cam kết trong hồ sơ quyết toán năm theo quy định.
Không nên “soạn sẵn” cam kết rồi cho mọi người ký hàng loạt mà không hỏi họ có nguồn thu nhập khác không. Cam kết là lời khẳng định của người nhận tiền, không phải thủ tục để doanh nghiệp đỡ phải khấu trừ.
Bộ giấy tờ nên lưu cho mỗi lần chi trả
| Giấy tờ, việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động ngắn hạn hoặc thoả thuận công việc | Bộ phận thuê người, người làm ký | Trước khi bắt đầu làm việc |
| Thông tin nhận diện: họ tên, số định danh cá nhân | Bộ phận thuê người | Khi ký hợp đồng |
| Bảng chấm công, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận khối lượng | Người quản lý trực tiếp | Khi kết thúc đợt việc |
| Bảng kê chi trả có số tiền trước thuế, số khấu trừ, số thực nhận | Kế toán | Mỗi lần chi trả |
| Chứng từ thanh toán, ưu tiên chuyển khoản vào tài khoản người nhận | Kế toán | Mỗi lần chi trả |
| Bản cam kết (nếu có) | Người làm lập, kế toán lưu | Trước lần chi trả đầu tiên |
| Chứng từ khấu trừ thuế điện tử | Kế toán | Khi người làm yêu cầu hoặc theo quy định |
| Tờ khai khấu trừ của kỳ, quyết toán năm | Kế toán | Theo kỳ khai; quyết toán năm ngày cuối cùng tháng thứ 3 |
Bộ giấy tờ này phục vụ hai việc cùng lúc: chứng minh nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã làm đúng, và chứng minh chi phí thuê người là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Thiếu hợp đồng, thiếu chứng từ thanh toán, chỉ có phiếu chi nội bộ là loại chi phí hay bị loại khi quyết toán.
Những lối tắt dễ bị truy thu
- Trả qua tài khoản cá nhân của quản lý, quản lý chia lại cho từng người. Doanh nghiệp không chứng minh được ai nhận bao nhiêu, cả phần khấu trừ lẫn chi phí đều yếu.
- Thuê qua “đội trưởng” không có tư cách pháp lý, một người ký nhận cho cả nhóm. Khoản trả cho một người lớn gấp nhiều lần, và khấu trừ tính trên người nhận.
- Không khấu trừ vì người làm không muốn bị trừ. Nghĩa vụ khấu trừ thuộc về tổ chức trả thu nhập; không khấu trừ thì doanh nghiệp bị truy thu khoản lẽ ra phải khấu trừ, cộng phạt và tiền chậm nộp theo quy định.
- Gọi là thời vụ nhưng làm liên tục cả năm. Quan hệ lao động thực chất có thể bị xác định lại, kéo theo nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc.
Khoản đã trả mà không khấu trừ thường không đòi lại được từ người làm. Tiền thuế đó rốt cuộc là chi phí của doanh nghiệp — và không phải chi phí được trừ.
Phía người làm: lấy lại tiền đã bị khấu trừ thế nào
Người đã bị khấu trừ 10% nhưng cả năm thu nhập tính thuế thấp có thể tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân để được hoàn phần nộp thừa. Hạn cá nhân tự quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau năm dương lịch theo Luật Quản lý thuế. Nếu lỡ hạn mà quyết toán ra số thuế được hoàn, nên hỏi cơ quan thuế quản lý về cách xử lý thay vì bỏ luôn khoản được hoàn.
Để làm được, người làm cần chứng từ khấu trừ từ doanh nghiệp hoặc dữ liệu doanh nghiệp đã kê khai trên hệ thống. Vì vậy doanh nghiệp khai đúng số định danh, đúng số tiền của từng người là đang giúp chính người lao động. Người đọc muốn xem phía cá nhân nhận tiền cộng tác chi tiết hơn có thể đọc thêm phần thu nhập vãng lai trên Thuế Phí.
Tự kiểm tra phía doanh nghiệp: trên tài khoản thuế điện tử, tờ khai khấu trừ các kỳ có chi trả thời vụ đã được chấp nhận và tiền đã nộp; cuối năm, danh sách cá nhân trong hồ sơ quyết toán khớp với bảng kê chi trả cả năm.
Câu hỏi thường gặp
Trả 2 triệu đồng tròn thì có khấu trừ không?
Có. Ngưỡng là khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, nên đúng 2 triệu đồng vẫn thuộc diện khấu trừ 10%, trừ khi người nhận có cam kết hợp lệ.
Sinh viên làm thêm có phải bị khấu trừ không?
Việc khấu trừ không phụ thuộc người làm là sinh viên hay không, mà phụ thuộc loại hợp đồng và số tiền mỗi lần trả. Sinh viên chỉ có thu nhập làm thêm thấp thường đủ điều kiện làm cam kết để tạm chưa bị khấu trừ.
Người làm không cung cấp số định danh thì có trả tiền được không?
Doanh nghiệp vẫn trả được nhưng khó kê khai đúng người và người đó không làm được cam kết. Nên yêu cầu thông tin định danh ngay khi ký hợp đồng, vì thiếu thông tin cũng làm chi phí khó được chấp nhận khi quyết toán.
Trả tiền mặt cho người làm thời vụ có sao không?
Không cấm, nhưng khó chứng minh khi kiểm tra. Khoản chi cho cá nhân nên có chữ ký nhận và tốt nhất là chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người làm, để vừa chứng minh chi phí vừa đối chiếu được số khấu trừ.
Đã khấu trừ 10% rồi thì cuối năm doanh nghiệp còn phải làm gì?
Doanh nghiệp đưa các khoản đã trả và số đã khấu trừ vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm của tổ chức, hạn ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm dương lịch, và cấp chứng từ khấu trừ khi người làm yêu cầu.
Người làm cam kết rồi nhưng giữa năm có việc chính thức nơi khác thì sao?
Khi đó cam kết không còn đúng điều kiện. Người làm nên báo lại để doanh nghiệp khấu trừ từ các lần trả sau, và cuối năm tự quyết toán tổng thu nhập. Doanh nghiệp đã làm đúng theo cam kết hợp lệ ở thời điểm trả thì người cam kết chịu trách nhiệm phần sai.
