Khi người đại diện theo pháp luật thay đổi giữa một kỳ khai thuế, tờ khai được ký bởi người đang là đại diện (hoặc người được uỷ quyền) vào ngày nộp, kể cả khi số liệu thuộc giai đoạn người cũ còn điều hành. Tờ khai là của doanh nghiệp, không phải của cá nhân; người ký chỉ là người nhân danh doanh nghiệp tại thời điểm nộp. Thông tin đổi người đại diện đăng ký ở cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chuyển sang cơ quan thuế qua liên thông, doanh nghiệp không phải nộp riêng hồ sơ thay đổi đăng ký thuế cho việc này.
Vì vậy câu hỏi thật không phải là “ai ký” mà là người mới có đủ căn cứ để ký không. Người mới sẽ đứng tên cho tờ khai quý đang dở, cho báo cáo năm cũ nếu chưa nộp, và cho cả khoản nợ thuế cũ nếu còn. Làm bàn giao đúng cách trước ngày đổi là cách duy nhất để không nhận “hàng tồn” mà không biết.
Ba mốc thời gian dễ vướng nhất
| Đổi người vào lúc | Việc đang dở | Điều cần chốt trước khi đổi |
|---|---|---|
| Giữa tháng hoặc giữa quý | Tờ khai giá trị gia tăng, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của kỳ đang chạy | Danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào đến ngày bàn giao; ai giữ số liệu phần còn lại của kỳ |
| Ba tháng đầu năm | Báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm trước | Người cũ xác nhận số liệu năm cũ bằng văn bản; lịch hoàn thành báo cáo trước hạn |
| Trong khi cơ quan thuế đang kiểm tra | Biên bản, giải trình, số truy thu dự kiến | Toàn bộ thư từ với cơ quan thuế; ai tiếp tục làm việc với đoàn kiểm tra |
Điểm chung của ba mốc: số liệu thuộc về giai đoạn trước, chữ ký thuộc về người sau. Nếu người sau không được giao tài liệu, họ ký vào những con số mình không kiểm chứng được.
Những gì phải cập nhật, theo thứ tự
- Đăng ký thay đổi người đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau khi được chấp nhận, thông tin sang cơ quan thuế qua liên thông; tra lại trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế sau vài ngày để chắc hệ thống đã cập nhật.
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử: đổi mật khẩu, cập nhật email và số điện thoại nhận thông báo nếu đang là của người cũ. Việc này không tự động theo liên thông.
- Chữ ký số của doanh nghiệp: chứng thư số cấp cho doanh nghiệp theo mã số thuế thường không phải đổi chỉ vì đổi người đại diện, nhưng một số chứng thư có ghi thông tin người đại diện. Hỏi nhà cung cấp; quan trọng hơn là ai đang cầm thiết bị và mật khẩu.
- Ngân hàng: đổi mẫu chữ ký, người được giao dịch, quyền duyệt lệnh nộp thuế điện tử.
- Hoá đơn điện tử: tài khoản quản trị trên phần mềm hoá đơn và trên cổng hoá đơn của cơ quan thuế; thông tin người liên hệ.
- Giấy uỷ quyền cho kế toán ký, nộp hồ sơ thuế: người mới ký lại để tránh tranh cãi về hiệu lực của uỷ quyền cũ.
Nợ thuế cũ và rủi ro của người mới nhận ghế
Người đại diện theo pháp luật là người được ghi nhận khi cơ quan có thẩm quyền áp dụng các biện pháp với doanh nghiệp đang nợ thuế, trong đó có tạm hoãn xuất cảnh. Hệ thống không phân biệt khoản nợ phát sinh thời ai. Nói thẳng: người mới nhận ghế là người đứng tên cho khoản nợ đang có trên hệ thống từ ngày được ghi nhận.
Trước khi nhận, người mới nên tự xem hoặc yêu cầu được xem:
- Số thuế còn phải nộp, tiền chậm nộp, tiền phạt trên tài khoản thuế điện tử.
- Danh sách tờ khai chưa nộp hoặc nộp trễ của hai năm gần nhất.
- Các thông báo, quyết định kiểm tra, biên bản làm việc còn mở.
- Tình trạng sử dụng hoá đơn và trạng thái mã số thuế.
Nếu có nợ, cách sạch nhất là nộp xong trước ngày đổi, hoặc ghi rõ trong biên bản bàn giao số nợ, lịch nộp và người chịu trách nhiệm nội bộ. Biên bản nội bộ không thay đổi việc ai đứng tên với cơ quan thuế, nhưng là căn cứ giữa các bên khi có tranh chấp.
Báo cáo năm cũ: ai ký, ai chịu trách nhiệm số liệu
Tình huống hay gặp nhất: đổi người vào tháng 2, báo cáo tài chính và quyết toán năm trước chưa nộp. Báo cáo được ký bởi người lập, kế toán trưởng (nếu có) và người đại diện vào ngày ký. Người mới ký, nhưng số liệu phản ánh năm người cũ điều hành.
Cách làm hợp lý:
- Kế toán lập xong số liệu, người cũ đọc và xác nhận bằng văn bản rằng số liệu phản ánh đúng các giao dịch trong thời gian mình điều hành, kèm danh sách hợp đồng, công nợ, tài sản.
- Người mới ký báo cáo và tờ khai sau khi có văn bản đó.
- Nếu người cũ không hợp tác, người mới ghi nhận bằng văn bản những điểm chưa được giải thích, và cân nhắc rà soát độc lập trước khi ký.
Hạn nộp quyết toán năm của tổ chức vẫn là ngày cuối cùng tháng thứ 3 sau năm tài chính theo Luật Quản lý thuế. Việc đổi người đại diện không làm lùi hạn này.
Ví dụ giả định: đổi người vào giữa quý
Giả sử một công ty khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Ngày 10/8, hội đồng thành viên quyết định thay giám đốc, người mới được ghi nhận là người đại diện từ cuối tháng 8. Tờ khai quý III có hạn vào ngày cuối cùng của tháng 10.
- Tháng 7 và nửa đầu tháng 8 do người cũ điều hành: hợp đồng, hoá đơn đầu ra, hoá đơn đầu vào đều do người cũ quyết. Kế toán chốt danh sách hoá đơn đến ngày bàn giao, in ra, người cũ ký xác nhận.
- Từ giữa tháng 8 tới hết tháng 9 do người mới điều hành. Kế toán theo dõi riêng từ ngày bàn giao để khi cần giải trình biết giao dịch nào thuộc giai đoạn nào.
- Tháng 10, tờ khai quý III được lập chung một tờ cho cả quý — không tách hai tờ theo hai người. Người mới (hoặc kế toán được người mới uỷ quyền) ký và nộp.
Nếu sau này phát hiện một hoá đơn đầu vào của tháng 7 không đủ điều kiện khấu trừ, tờ khai bổ sung vẫn do người đang là đại diện ký. Biên bản xác nhận của người cũ lúc đó là tài liệu duy nhất cho biết ai đã quyết giao dịch đó. Thiếu biên bản, mọi giải thích chỉ còn là lời nói.
Cùng lúc, bảng lương tháng 8 có thể có hai khoản đặc biệt: tiền lương những ngày cuối của người cũ nếu người đó vẫn là người lao động, và khoản thưởng hoặc trợ cấp khi thôi giữ chức. Kế toán khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như mọi khoản thu nhập khác và cấp chứng từ khấu trừ khi người cũ yêu cầu.
Bàn giao giữa kỳ: việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Tra số nợ, tờ khai thiếu, thông báo còn mở trên tài khoản thuế | Kế toán, người mới xem cùng | Trước ngày ký quyết định đổi người |
| Chốt danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào đến ngày bàn giao | Kế toán | Ngày bàn giao |
| Biên bản bàn giao: con dấu, chữ ký số, mật khẩu, hồ sơ thuế, công nợ | Người cũ và người mới | Ngày bàn giao |
| Đăng ký thay đổi người đại diện | Doanh nghiệp | Theo thời hạn Luật Doanh nghiệp quy định kể từ ngày có quyết định |
| Đổi mật khẩu tài khoản thuế, hoá đơn, ngân hàng; cập nhật email, số điện thoại | Người mới | Ngay sau khi thay đổi được chấp nhận |
| Ký lại giấy uỷ quyền cho kế toán | Người mới | Trước hạn tờ khai gần nhất |
| Tờ khai kỳ đang dở | Kế toán lập, người mới hoặc người được uỷ quyền ký | Hạn thường lệ của kỳ đó |
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tên người đại diện đã đổi chưa. Nếu sau một thời gian vẫn là tên cũ, hỏi cơ quan thuế quản lý về việc nhận thông tin liên thông.
- Tài khoản thuế điện tử: thông tin liên hệ, số còn phải nộp, danh sách thông báo.
- Cổng hoá đơn điện tử: người liên hệ, trạng thái sử dụng hoá đơn.
- Cơ quan thuế quản lý: nếu đang có đoàn kiểm tra, gửi văn bản thông báo người tiếp tục làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Người đại diện cũ đã nghỉ có phải ký lại tờ khai đã nộp trước đây không?
Không. Tờ khai đã nộp có hiệu lực theo chữ ký tại thời điểm nộp. Nếu cần khai bổ sung cho kỳ cũ, tờ khai bổ sung do người đang là đại diện hoặc người được uỷ quyền ký.
Có cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký thuế riêng khi đổi người đại diện không?
Với doanh nghiệp đăng ký qua cơ quan đăng ký kinh doanh, thông tin chuyển qua liên thông nên thường không nộp riêng. Vẫn nên tra lại để chắc hệ thống thuế đã nhận.
Người mới có bị tạm hoãn xuất cảnh vì nợ thuế phát sinh trước khi nhận không?
Có thể, vì biện pháp này áp dụng với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đang nợ thuế, không xét khoản nợ phát sinh thời ai. Kiểm tra số nợ trước khi nhận là việc nên làm đầu tiên.
Kế toán có được ký tờ khai thay người đại diện không?
Được, nếu có uỷ quyền hợp lệ theo quy định. Người đại diện vẫn chịu trách nhiệm về nội dung tờ khai nộp nhân danh doanh nghiệp.
Người cũ không bàn giao chữ ký số thì làm sao nộp tờ khai?
Liên hệ nhà cung cấp để thu hồi chứng thư cũ và cấp chứng thư mới cho doanh nghiệp, rồi đăng ký chứng thư mới trên cổng thuế và cổng hoá đơn. Làm sớm để không lỡ hạn tờ khai gần nhất.
Đổi người đại diện có phải đổi con dấu không?
Con dấu không gắn với tên người đại diện nên thường không phải đổi. Việc cần làm là bàn giao con dấu có biên bản và quy định ai được giữ.
