Doanh nghiệp đăng ký tài khoản thuế điện tử bằng mã số thuế và chữ ký số đứng tên doanh nghiệp, ngay trên cổng thuế điện tử của cơ quan thuế, không cần tới cơ quan thuế. Trình tự gồm bốn phần: chuẩn bị chữ ký số và thông tin liên hệ, đăng ký giao dịch điện tử, đăng nhập lần đầu và đổi mật khẩu, rồi liên kết ngân hàng để nộp tiền thuế điện tử.
Cả quá trình thường chỉ mất một buổi nếu chuẩn bị đủ. Chậm nhất là khi thiếu phần mềm ký trên máy, dùng thư điện tử không ai kiểm soát, hoặc chữ ký số mua xong chưa kích hoạt. Tên nút và bố cục màn hình có thể thay đổi khi cổng được nâng cấp; bài này mô tả theo trình tự, không theo vị trí từng nút.
Chuẩn bị trước khi mở cổng
- Chữ ký số của doanh nghiệp còn hạn, đã kích hoạt, kèm mật khẩu thiết bị. Ghi ngày hết hạn lên lịch chung.
- Phần mềm ký và trình cắm do nhà cung cấp chữ ký số hướng dẫn, cài sẵn trên máy sẽ dùng để nộp tờ khai. Thử ký một tài liệu mẫu trước.
- Địa chỉ thư điện tử và số điện thoại do doanh nghiệp kiểm soát. Mật khẩu và kết quả tiếp nhận tờ khai sẽ gửi về đây.
- Thông tin tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp để đăng ký nộp thuế điện tử.
- Máy tính dùng chung cho việc thuế, không phải máy cá nhân của một người. Khi người đó nghỉ, doanh nghiệp không mất phần mềm và dữ liệu.
Doanh nghiệp đã có mã số thuế qua liên thông khi thành lập, nên không phải khai lại thông tin đăng ký thuế ở bước này. Nếu phát hiện thông tin trên hệ thống sai (địa chỉ, người đại diện), sửa bằng thủ tục thay đổi trước, rồi mới đăng ký tài khoản.
Bước 1: đăng ký giao dịch điện tử
- Vào cổng thuế điện tử dành cho doanh nghiệp, chọn chức năng đăng ký tài khoản.
- Nhập mã số thuế. Hệ thống đọc thông tin doanh nghiệp từ dữ liệu đăng ký thuế: tên, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý. Đọc kỹ, không khớp thì dừng lại.
- Cắm thiết bị chữ ký số, chọn chứng thư số của doanh nghiệp để hệ thống đọc thông tin.
- Khai thư điện tử, số điện thoại nhận thông báo, người liên hệ.
- Ký tờ khai đăng ký giao dịch điện tử bằng chữ ký số và gửi.
Nếu hệ thống báo mã số thuế đã có tài khoản, rất có thể người làm dịch vụ thành lập đã đăng ký thay. Khi đó không tạo tài khoản mới mà xin lại quyền truy cập: dùng chữ ký số để cấp lại mật khẩu, rồi đổi thông tin liên hệ sang của doanh nghiệp.
Bước 2: đăng nhập lần đầu và thiết lập tài khoản
- Kiểm tra hộp thư điện tử đã khai: thông báo chấp nhận đăng ký và mật khẩu đăng nhập được gửi về đây.
- Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu nhận được, đổi mật khẩu ngay. Mật khẩu mới lưu ở nơi doanh nghiệp quản lý, không chỉ trong đầu một người.
- Xem lại phần thông tin tài khoản: thư điện tử, số điện thoại, chứng thư số đã đăng ký.
- Nếu doanh nghiệp có hơn một chứng thư số (ví dụ gia hạn sang thiết bị mới), đăng ký thêm chứng thư mới trong phần quản lý chứng thư trước khi thiết bị cũ hết hạn.
- Mở danh sách tờ khai phải nộp: hệ thống liệt kê theo kỳ khai đang ghi nhận. Đối chiếu với lịch nội bộ.
Ở lần đăng nhập đầu, dành mười phút đi hết các mục chính: khai thuế, nộp thuế, tra cứu hồ sơ đã nộp, tra cứu thông báo, tra cứu nghĩa vụ. Biết trước chỗ nào nằm đâu thì đến ngày hạn không phải tìm.
Bước 3: liên kết ngân hàng để nộp thuế điện tử
Tài khoản thuế điện tử dùng để khai; tiền thuế thì đi qua ngân hàng. Doanh nghiệp đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử để lập giấy nộp tiền trên cổng rồi trừ tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng, hoặc nộp từ ngân hàng điện tử của doanh nghiệp.
- Trong mục nộp thuế, chọn đăng ký nộp thuế điện tử, chọn ngân hàng và số tài khoản của doanh nghiệp.
- Ký số và gửi; hoàn tất xác nhận theo yêu cầu của ngân hàng (có ngân hàng xác nhận trực tuyến, có ngân hàng cần giấy tờ).
- Khi được chấp nhận, thử lập một giấy nộp tiền nháp để quen thao tác, không bấm nộp nếu chưa có khoản phải nộp thật.
Nên phân quyền: người lập giấy nộp tiền khác người duyệt chuyển tiền trên ngân hàng điện tử. Đây là nguyên tắc kiểm soát nội bộ cơ bản, và cũng giúp tránh nộp nhầm tiểu mục, nhầm kỳ.
Ai giữ gì: phân quyền ngay từ ngày đầu
Tài khoản thuế điện tử, chữ ký số và hộp thư nhận thông báo là ba chiếc chìa khoá của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Ở công ty mới, cả ba thường nằm trong tay một người — người làm dịch vụ thành lập hoặc kế toán đầu tiên. Khi người đó nghỉ, doanh nghiệp mất cả ba cùng lúc.
- Thiết bị chữ ký số: người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản giữ; kế toán mượn khi cần ký và ghi sổ theo dõi.
- Mật khẩu tài khoản thuế: kế toán dùng hằng ngày, nhưng chủ doanh nghiệp giữ một bản lưu niêm phong hoặc trong kho mật khẩu của công ty.
- Hộp thư nhận thông báo: hộp thư chung của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp và kế toán cùng đọc được.
- Quyền duyệt chuyển tiền nộp thuế: tách khỏi người lập giấy nộp tiền.
Viết những điều này thành một trang quy chế ngắn. Khi thay người, chỉ cần đi theo trang đó để thu hồi và bàn giao, không phải nhớ.
Bảng việc, ai làm, hạn
| Việc | Ai làm | Hạn |
|---|---|---|
| Mua, kích hoạt chữ ký số doanh nghiệp | Người đại diện theo pháp luật | Tuần đầu sau thành lập |
| Cài phần mềm ký trên máy dùng chung | Kế toán | Trước khi đăng ký |
| Đăng ký giao dịch điện tử trên cổng | Kế toán, ký bằng chữ ký số doanh nghiệp | Tuần thứ hai |
| Đổi mật khẩu, lưu nơi doanh nghiệp quản lý | Kế toán, chủ doanh nghiệp giữ bản lưu | Ngay lần đăng nhập đầu |
| Đăng ký nộp thuế điện tử với ngân hàng | Kế toán lập, người đại diện xác nhận | Trước hạn nộp tiền đầu tiên |
| Đối chiếu danh sách tờ khai phải nộp | Kế toán | Ngay sau khi có tài khoản |
| Theo dõi hạn chữ ký số, đăng ký chứng thư mới | Kế toán | Trước ngày hết hạn ít nhất vài tuần |
Lỗi hay gặp và chỗ tự kiểm tra
- Không nhận được thư có mật khẩu. Kiểm tra thư rác; kiểm tra lại địa chỉ đã khai. Nếu gõ sai địa chỉ, dùng chức năng cấp lại mật khẩu bằng chữ ký số.
- Hệ thống không nhận thiết bị ký. Thường do chưa cài hoặc cài sai phiên bản trình cắm, hoặc trình duyệt chặn. Làm theo hướng dẫn cài đặt của nhà cung cấp chữ ký số.
- Chứng thư số mới không ký được. Gia hạn sang thiết bị hoặc chứng thư mới thì phải đăng ký chứng thư đó với tài khoản thuế trước khi dùng.
- Mã số thuế đã có tài khoản do người khác đăng ký: xin lại quyền truy cập, không tạo tài khoản mới.
- Chữ ký số không cấp được vì mã số thuế đang bị khoá: đây là vòng luẩn quẩn của doanh nghiệp đang vướng trạng thái mã số thuế. Phải làm việc với cơ quan thuế quản lý để gỡ trạng thái trước.
Tự kiểm tra sau khi xong: đăng nhập được bằng mật khẩu mới; phần thông tin tài khoản đúng thư điện tử, số điện thoại của doanh nghiệp; danh sách tờ khai phải nộp hiển thị đúng kỳ; dịch vụ nộp thuế điện tử ở trạng thái đã đăng ký. Đối chiếu thêm trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế để chắc cơ quan thuế quản lý và trạng thái đúng như mong đợi. Hộ kinh doanh, cá nhân có cách đăng nhập khác, có thể dùng tài khoản định danh điện tử cho một số dịch vụ; bài này chỉ nói về doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc khai thuế điện tử không?
Doanh nghiệp thực hiện khai, nộp thuế bằng phương thức điện tử theo quy định hiện hành, trừ một số trường hợp đặc biệt. Trên thực tế, không có tài khoản thuế điện tử thì doanh nghiệp gần như không thực hiện được nghĩa vụ khai thuế.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều tài khoản thuế điện tử không?
Mỗi mã số thuế dùng một tài khoản giao dịch. Nhiều người cần thao tác thì chia sẻ quyền theo quy chế nội bộ, và nên giữ nhật ký ai làm gì, thay vì cố tạo thêm tài khoản.
Chữ ký số sắp hết hạn thì phải làm gì với tài khoản thuế?
Gia hạn hoặc mua mới trước ngày hết hạn, rồi đăng ký chứng thư số mới trong phần quản lý chứng thư của tài khoản. Nếu không đăng ký, tờ khai ký bằng chứng thư mới có thể bị báo lỗi.
Quên mật khẩu mà không có chữ ký số thì sao?
Cấp lại mật khẩu cần chữ ký số của doanh nghiệp. Nếu chữ ký số cũng mất hoặc hỏng, làm lại chữ ký số trước, sau đó dùng nó để cấp lại mật khẩu hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.
Dịch vụ kế toán có được giữ tài khoản thuế thay doanh nghiệp không?
Được, nếu hai bên thoả thuận rõ trong hợp đồng. Tuy vậy, doanh nghiệp nên giữ bản lưu mật khẩu, quyền với chữ ký số và hộp thư nhận thông báo, để khi đổi đơn vị dịch vụ không bị gián đoạn.
Đăng ký nộp thuế điện tử có tốn phí không?
Tuỳ chính sách từng ngân hàng. Việc đăng ký trên cổng thuế không thu phí; khoản phí nếu có là phí dịch vụ ngân hàng theo biểu phí của ngân hàng mà doanh nghiệp chọn.
