Công ty bán hàng qua sàn quyết toán thuế TNDN: phí sàn, mã giảm giá và hàng hoàn

Công ty bán hàng qua sàn thương mại điện tử phải ghi doanh thu theo giá bán cho người mua, còn phí sàn, phí thanh toán, phí quảng cáo, phí vận chuyển do người bán chịu là chi phí — được trừ khi có hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Số tiền sàn chuyển về tài khoản là số ròng sau khi đã bù trừ nhiều khoản, nên không dùng được làm doanh thu.

Một điểm khác với hộ, cá nhân bán hàng: với công ty, sàn không khấu trừ, nộp thay thuế. Công ty tự khai GTGT, tự tạm nộp và quyết toán thuế TNDN. Dưới đây là ví dụ giả định so hai cách ghi, rồi đến từng khoản hay làm lệch số: mã giảm giá, hàng hoàn, huỷ đơn và hàng tồn.

Ví dụ giả định: một năm bán hàng trên sàn

Giả sử một công ty bán đồ gia dụng chỉ qua hai sàn. Trong năm:

• Tổng giá bán cho người mua (đã trừ mã giảm giá do công ty chịu và hàng hoàn): 3,2 tỷ đồng.
• Phí sàn các loại (hoa hồng, phí thanh toán, phí dịch vụ) khoảng 12%: 384 triệu đồng.
• Tiền sàn chuyển về tài khoản: 3,2 tỷ − 384 triệu = 2,816 tỷ đồng.
• Giá vốn hàng bán 2,2 tỷ; chi phí khác (lương, kho, đóng gói, quảng cáo ngoài sàn) 400 triệu.

Lợi nhuận giống nhau, vì sao ghi theo tiền về vẫn sai

Nhìn bảng, lợi nhuận hai cột bằng nhau, nên nhiều người nghĩ ghi gọn cũng được. Có ba lý do không được:

1. Thuế suất TNDN đổi theo tổng doanh thu năm. Luật 67/2025/QH15 áp 15% cho doanh nghiệp tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% cho doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng. Ghi doanh thu ròng có thể đưa doanh nghiệp xuống dưới mốc một cách sai. Cách xác định tổng doanh thu năm để chọn thuế suất tra theo văn bản hướng dẫn hiện hành.
2. Thuế GTGT đầu ra bị khai thiếu. GTGT tính trên giá bán cho người mua. Khai trên số tiền về là thiếu thuế đầu ra của phần 384 triệu.
3. Không khớp dữ liệu. Hoá đơn công ty lập cho người mua ghi giá bán đầy đủ; sàn cũng có dữ liệu giao dịch. Doanh thu trên tờ khai thấp hơn tổng hoá đơn đã lập là điểm lệch dễ thấy nhất.

Phí sàn: chứng từ nào để được trừ

• Hoá đơn của sàn cho phí hoa hồng, phí dịch vụ, phí thanh toán, phí quảng cáo trong sàn. Sàn hoạt động tại Việt Nam thường xuất hoá đơn theo kỳ; tải về và đối chiếu với báo cáo phí mỗi tháng.
• Báo cáo đối soát của sàn theo từng đợt chuyển tiền: tổng giá bán, từng loại phí, số hoàn, số chuyển về.
• Phí vận chuyển: phần người bán chịu là chi phí, cần hoá đơn của đơn vị vận chuyển hoặc của sàn tuỳ ai thu.
• Phí từ nền tảng ở nước ngoài (nếu có, ví dụ quảng cáo trên mạng xã hội): chứng từ khác, có thể phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu — kiểm tra riêng.

Nguyên tắc chung: phí nào không có hoá đơn, chứng từ phù hợp thì rủi ro bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán. Đừng đợi cuối năm mới tải hoá đơn phí của mười hai tháng.

Mã giảm giá: ai chịu thì ghi khác nhau

Mã giảm giá trên sàn có hai loại chính, và cách ghi doanh thu khác nhau:

Loại thứ hai và thứ ba không có một đáp án chung cho mọi sàn, vì mỗi sàn thiết kế dòng tiền khác nhau. Việc cần làm là tách được ai chịu bao nhiêu trên báo cáo đối soát, rồi hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc đọc hướng dẫn hiện hành về hàng khuyến mại, giảm giá trước khi chốt cách ghi. Cách ghi đã chọn phải áp dụng nhất quán cả năm.

Hàng hoàn, huỷ đơn và hàng tồn cuối năm

• Đơn huỷ trước khi giao: chưa phát sinh doanh thu. Nếu đã lập hoá đơn thì xử lý hoá đơn theo quy định về hoá đơn sai sót, huỷ bỏ.
• Hàng hoàn sau khi giao: giảm doanh thu kỳ phát sinh hoàn, kèm hoá đơn điều chỉnh hoặc chứng từ trả hàng theo quy định hiện hành. Hàng nhận lại nhập kho, còn bán được thì tính lại giá vốn.
• Hàng hỏng do vận chuyển, bị sàn đền bù: tiền đền bù là thu nhập, hàng hỏng cần biên bản xác định giá trị để tính chi phí.
• Hàng tồn tại kho của sàn: vẫn là hàng của công ty. Kiểm kê cuối năm phải gồm cả hàng đang gửi ở kho sàn, đối chiếu với báo cáo tồn của sàn.
• Hàng hết hạn, tiêu huỷ: lập hồ sơ tiêu huỷ có biên bản, danh mục, giá trị; thiếu hồ sơ thì chi phí dễ bị loại.

Cách đối chiếu tiền giữa sàn, ngân hàng và hoá đơn theo nhịp tháng được trình bày kỹ ở bài đối chiếu doanh thu nhiều kênh trên Thuế 360.

Bảng kiểm trước khi lập tờ khai quyết toán và chỗ tự kiểm tra

1. Tổng giá bán theo báo cáo đối soát cả năm của từng sàn = tổng doanh thu hoá đơn đầu ra (chênh lệch phải giải thích được bằng hoàn, huỷ, thời điểm).
2. Tổng phí sàn theo báo cáo đối soát = tổng hoá đơn phí sàn đã nhận.
3. Tổng tiền sàn chuyển về = tổng giá bán − phí − hoàn, khớp với sao kê tài khoản doanh nghiệp.
4. Hàng tồn cuối năm gồm cả hàng ở kho sàn, có biên bản kiểm kê.
5. Doanh thu năm đã đặt cạnh mốc 3 tỷ đồng để xác định đúng thuế suất; nếu vượt mốc giữa năm, số tạm nộp các quý đã điều chỉnh chưa.

Điểm cuối hay bị bỏ quên với công ty bán online, vì doanh thu thường dồn vào các đợt khuyến mại lớn cuối năm. Ba quý đầu tạm nộp theo thuế suất 15% vì doanh thu luỹ kế còn thấp, đến quý bốn doanh thu vọt qua mốc 3 tỷ thì cả năm có thể phải tính lại. Tổng số tạm nộp bốn quý còn phải đáp ứng tỷ lệ tối thiểu so với số quyết toán theo Luật Quản lý thuế; thiếu so với tỷ lệ đó thì phần chênh lệch có thể bị tính tiền chậm nộp. Cách an toàn là ngay sau đợt khuyến mại lớn, kế toán ước lại doanh thu cả năm và điều chỉnh số tạm nộp quý cuối.

Cũng nên giữ báo cáo đối soát gốc tải từ sàn (không chỉ bảng tính đã chỉnh sửa) cho cả năm. Khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, bản gốc từ sàn là căn cứ có sức nặng hơn mọi bảng tổng hợp nội bộ.

Tự kiểm tra ở đâu: hoá đơn đầu ra và hoá đơn phí sàn đầu vào tra trên cổng hoá đơn điện tử; tờ khai GTGT các kỳ, số tạm nộp TNDN và tờ khai quyết toán xem trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp; báo cáo đối soát tải từ trang quản lý người bán của từng sàn. Chưa rõ cách ghi một loại khuyến mại cụ thể, gửi câu hỏi cho cơ quan thuế quản lý kèm báo cáo đối soát mẫu.